So bereiten Sie Dokumente für einen Versicherungsfall zum Faxen vor

Dieser Leitfaden richtet sich an Personen, die Unterlagen für den eigenen Schadenfall senden oder einem Familienmitglied dabei helfen. Beginnen Sie mit der Aufforderung, die Ihr Versicherer Ihnen geschickt hat: Die Dokumente und die Art der Einreichung hängen von der Police, der Art des Schadenfalls und dem Bearbeitungsstand ab.

1. Klären Sie, was der Versicherer verlangt

Entscheiden Sie zunächst, ob Sie einen neuen Schadenfall melden, Informationen zu einem bestehenden Schadenfall nachreichen, ein Dokument korrigieren oder gegen eine Entscheidung Widerspruch einlegen. Für diese Vorgänge können unterschiedliche Formulare und Einreichungswege gelten.

Prüfen Sie das Schreiben Ihres Versicherers, das Schadenportal oder das aktuelle Formular auf Dokumentenliste, Referenznummer, Zieladresse und Frist. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass eine Faxnummer der Schadenabteilung auch für Widersprüche, medizinische Unterlagen oder jedes Versicherungsprodukt zuständig ist.

Fax ist eine Einreichungsmöglichkeit, sofern Ihr Versicherer es akzeptiert. Einige Versicherer stellen außerdem einen schadenfallspezifischen Upload-Link bereit. Progressive beschreibt zum Beispiel, dass nach der Schadenmeldung ein Link zum Teilen von Fotos, Videos und Dokumenten gesendet wird. Nutzen Sie den Weg, der für Ihren Fall angegeben ist.

2. Stellen Sie die erforderlichen Dokumente zusammen

Verwenden Sie diese Tabelle als Checkliste zur Orientierung und gleichen Sie sie dann mit der tatsächlichen Anforderung Ihres Versicherers ab.

Bei einem Sachschaden können zu den Nachweisen ein Inventarverzeichnis, Reparaturkostenvoranschläge und Quittungen gehören. Die Hinweise der NAIC zu Sachschadenansprüchen empfehlen, Verluste zu dokumentieren und Quittungen aufzubewahren.

Für einen persönlichen Antrag auf Erstattung medizinischer Kosten kann Ihr Tarif ein Leistungsantragsformular für Versicherte, detaillierte Rechnungen und Quittungen verlangen. Ein konkretes Beispiel: Das Leistungsantragsformular von Aetna International verlangt diese Anlagen, eine unterschriebene Einwilligung und die Versichertennummer auf jedem eingereichten Dokument. Befolgen Sie die Anforderungen Ihres eigenen Tarifs und betrachten Sie dieses Beispiel nicht als allgemeingültige Checkliste.

Wenn Ihr Versicherer Unterlagen verlangt, die Sie nicht haben, hilft Ihnen unsere Checkliste für Anfragen zu Krankenakten dabei, eine Anfrage an den Leistungserbringer vorzubereiten, der sie besitzt.

3. Erleichtern Sie die Zuordnung des Dokumentenpakets

Wenn Ihr Versicherer ein bestimmtes Deckblatt vorschreibt, verwenden Sie es. Andernfalls kann ein kurzes Deckblatt dem Schadenteam mitteilen, was das Dokumentenpaket enthält und zu welcher Akte es gehört.

Geben Sie den Empfänger oder die Abteilung, die geprüfte Faxnummer, Ihren Namen und Ihre Rückrufdaten, das Datum, gegebenenfalls die Schadenreferenz sowie die Gesamtseitenzahl einschließlich Deckblatt an. Nutzen Sie die Deckblattvorlagen von Fax.Plus, wenn Sie einen Ausgangspunkt benötigen.

Halten Sie den Betreff kurz und tragen Sie detaillierte persönliche oder medizinische Angaben in die angeforderten Formulare ein, statt sie auf dem Deckblatt zu wiederholen. Eine einfache Begleitnachricht könnte so lauten:

Betreff: Schaden [claim number], angeforderte Nachweise
Hiermit reiche ich die in Ihrem Schreiben vom [date] angeforderten Dokumente ein: [document list]. Dieses Fax enthält [number] Seiten einschließlich dieses Deckblatts. Bitte fügen Sie diese Dokumente der Schadenakte hinzu. Sie erreichen mich unter [callback number], falls etwas fehlt oder nicht lesbar ist.

Verlangt der Versicherer auf jeder Seite eine Kennung, bringen Sie diese in einem freien Rand an, ohne Text, Unterschriften oder Barcodes zu verdecken. Ein Deckblatt erleichtert die Zuordnung, ersetzt aber weder das Schadenformular des Versicherers noch die erforderliche Einwilligung.

4. Erstellen Sie eine klare, vollständige Faxkopie

Für eingescannte Papierdokumente

Scannen Sie jede relevante Seite jedes Dokuments. Halten Sie die Seiten gerade, erfassen Sie alle Ränder und prüfen Sie Kleingedrucktes in normaler Ansichtsgröße. Legen Sie kleine Quittungen auf einen einfarbigen Hintergrund in voller Seitengröße, damit die Details lesbar bleiben. Bewahren Sie die Originale auf.

Nutzen Sie für farbige Originalfotos, Videos oder Dateien, bei denen alle Details erhalten bleiben müssen, den vom Versicherer genehmigten Upload-Weg oder einen anderen angeforderten Übermittlungsweg. Ersetzen Sie die Originaldatei nicht durch ein gefaxtes Bild, wenn der Versicherer die Originaldatei verlangt.

Für ausgefüllte PDF-Formulare

Speichern Sie eine separate Kopie für den Faxversand, in der die ausgefüllten Felder und Anmerkungen fest in die druckbare Seite eingebunden sind. Eine praktische Methode ist Drucken → Als PDF speichern oder Microsoft Print to PDF. Öffnen Sie anschließend die neue Datei erneut und prüfen Sie jede Antwort und jede Unterschrift. Folgen Sie den Anweisungen von Fax.Plus zur PDF-Vorbereitung.

Bewahren Sie auch die Originaldatei auf. Verlangt der Versicherer eine überprüfbare digitale Signatur oder ein bestimmtes Signaturverfahren, erfüllen Sie diese Vorgabe, bevor Sie eine Faxkopie erstellen. Ein gedrucktes Unterschriftsbild bewahrt die digitale Verifizierung der Originaldatei nicht.

5. Stellen Sie das fertige Paket zusammen und prüfen Sie es

Halten Sie sich an eine vom Versicherer vorgegebene Reihenfolge. Andernfalls bietet sich folgende Reihenfolge an:

1. Deckblatt oder begleitendes Anschreiben.
2. Referenzseite des Versicherers, falls angefordert.
3. Ausgefülltes Schadenformular oder ausgefüllte Antwort.
4. Belege in der Reihenfolge, die in Ihrem Anschreiben aufgeführt ist.

Prüfen Sie das zusammengestellte Paket noch einmal. Kontrollieren Sie die Referenznummern, Daten, erforderlichen Unterschriften, die Seitenausrichtung und die Gesamtseitenzahl. Entfernen Sie versehentliche Duplikate und nicht zugehörige Seiten, behalten Sie aber alles bei, was der Versicherer anfordert.

Überschreitet das Paket ein Sendelimit, fragen Sie die Schadenabteilung, wie sie die Unterlagen aufgeteilt oder eingereicht haben möchte. Achten Sie auf eine klare Angabe der Schadenreferenz und eine eindeutige Nummerierung der Teile, falls mehrere Übertragungen zulässig sind.

6. Senden Sie mit Fax.Plus und speichern Sie Ihren Nachweis

Wenn Sie nur gelegentlich senden, erklärt unser Leitfaden zum Senden eines fax ohne Abonnement das Kontingent im Tarif Free und die Optionen mit vorab aufgeladenem Guthaben.

Sobald das Paket bereit ist, öffnen Sie Fax.Plus, geben die geprüfte Empfängernummer mit Landesvorwahl ein und fügen die Dokumente in der vorgesehenen Reihenfolge an. Prüfen Sie vor dem Senden das Ziel und die Anhänge. Unsere Anleitung zum Faxen eines Formulars beschreibt den Sendevorgang.

Prüfen Sie, ob Ihr Paket zu Ihrem Tarif passt. Bei Free gilt ein gemeinsames Limit von 30 Seiten und 30 MB pro Fax, wie in den Hinweisen zum Sendelimit beschrieben.

Speichern Sie nach dem Senden den Bestätigungsbericht aus Gesendet zusammen mit dem genauen Paket, das Sie eingereicht haben. So haben Sie einen nützlichen Nachweis über das Ziel, den Zeitpunkt der Übertragung und das Ergebnis. Prüfen Sie über Ihr Schadenportal oder bei der Schadenabteilung, ob die Dokumente der richtigen Akte hinzugefügt wurden. In unserer Anleitung zur Faxbestätigung erfahren Sie, was der Bericht belegt.