Eine Faksimile-Unterschrift ist eine reproduzierte Kopie einer handschriftlichen Unterschrift – sie wird auf ein Dokument gedruckt oder gestempelt und ist keine digitale oder elektronische Signatur.
- Eine Faksimile-Unterschrift ist eine reproduzierte Kopie einer handschriftlichen Unterschrift. Sie wird per Stempel, Druck oder Scan aufgebracht, statt jedes Mal von Hand geschrieben zu werden.
- Sie unterscheidet sich von einer elektronischen oder digitalen Signatur, die per Software erstellt und verifiziert wird, statt ein physisches Schriftzeichen zu reproduzieren.
- Faksimile-Unterschriften werden seit Langem auf wiederkehrenden Dokumenten wie Schecks, Formularen und Deckblättern verwendet, auch auf solchen, die per fax versendet werden.
Was ist eine Faksimile-Unterschrift?
Eine Faksimile-Unterschrift ist eine Reproduktion der handschriftlichen Unterschrift einer Person. Sie wird mit einem Gummistempel, einem vorgedruckten Bild oder einer gescannten Kopie aufgebracht, statt auf jedem einzelnen Dokument von Hand geschrieben zu werden. Das Wort „Faksimile“ wird hier in seiner ursprünglichen Bedeutung verwendet, nämlich als exakte Kopie – dieselbe Wurzel steckt in dem Wort Faksimile selbst.
Faksimile-Unterschrift oder elektronische Signatur
Eine Faksimile-Unterschrift ist nicht dasselbe wie eine elektronische oder digitale Signatur. Eine Faksimile-Unterschrift reproduziert ein physisches Schriftzeichen, während eine elektronische Signatur mit spezieller Software erstellt und verifiziert wird – mit eigenem Prüfpfad und Identitätsprüfungen. Unternehmen, die diese softwarebasierte Verifizierung statt eines reproduzierten physischen Schriftzeichens benötigen, brauchen eine ganz andere Art von Werkzeug.
Faksimile-Unterschriften und per Fax gesendete Dokumente
Dokumente mit einer Faksimile-Unterschrift, etwa vorab unterschriebene Formulare oder gestempelte Genehmigungen, werden seit Langem genau so per fax versendet, wie sie gedruckt wurden. Die Unterschrift wird mit dem Rest der Seite übertragen, da sie Teil des Dokumentbilds ist und kein separates Datenfeld. Wenn Sie dasselbe Dokument über sicheres fax senden, bleibt es im Speicher verschlüsselt, ohne dass sich etwas daran ändert, wie die Unterschrift selbst reproduziert oder gelesen wird.
Ein häufiger Fall: Eine vorab unterschriebene Bestellung
Die Buchhaltung eines Lieferanten stempelt eine Faksimile-Unterschrift auf routinemäßige Bestellungen, anstatt jede einzelne von Hand zu unterschreiben, da dieselbe autorisierte Person jede Charge freigibt. Wird die gestempelte Bestellung an einen Händler gefaxt, wird die Unterschrift genau so übertragen, wie sie auf der Seite erscheint – nicht anders als bei jedem anderen gedruckten Dokument.
Häufige Fragen
Ist eine Faksimile-Unterschrift rechtlich gültig?
In vielen Zusammenhängen ja – eine Faksimile-Unterschrift wird auf Geschäftsdokumenten seit Jahrzehnten akzeptiert. Die Gültigkeit hängt vom jeweiligen Dokument, der Vereinbarung und der betroffenen Rechtsordnung ab. Daher ist es sicherer, sich rechtlich beraten zu lassen, wenn die Durchsetzbarkeit wirklich wichtig ist.
Ist eine Faksimile-Unterschrift dasselbe wie eine elektronische Signatur?
Nein. Eine Faksimile-Unterschrift reproduziert ein physisches handschriftliches Zeichen per Stempel, Druck oder Scan. Eine elektronische Signatur wird mit spezieller Software erstellt und verifiziert – mit eigenem Prüfpfad und Identitätsprüfungen – und ist damit eine ganz andere Art von Werkzeug.
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