保険金請求書類をfaxで送信するための準備方法

このガイドは、ご自身の保険金請求のために書類を送る方や、ご家族を手伝う方を対象としています。まず、保険会社から届いた依頼内容を確認してください。必要な書類や提出方法は、保険契約、請求の種類、請求の進行段階によって異なります。

1. 保険会社が求めている内容を確認する

まず、新しい請求の連絡なのか、既存の請求に対する情報提供なのか、書類の訂正なのか、決定に対する不服申し立てなのかを判断します。これらの手続きでは、使用する書式や提出方法が異なる場合があります。

保険会社からの通知、請求ポータル、または最新の書式で、書類リスト、参照番号、提出先、期限を確認してください。請求用のfax番号が、不服申し立て、診療記録、またはすべての保険商品に対応しているとは限りません。

faxは、保険会社が受け付けている場合に利用できる提出方法の1つです。保険会社によっては、請求ごとのアップロード用リンクを提供していることもあります。たとえば、Progressiveでは、請求の報告後に写真、動画、書類を共有するためのリンクを送付すると説明しています。ご自身の請求で指定された方法を使用してください。

2. 必要な書類を揃える

この表を整理用のチェックリストとして使い、保険会社の実際の依頼内容と照らし合わせてください。

財産に関する請求では、証拠書類として、財産目録、修理の見積書、領収書などが含まれる場合があります。NAICの財産請求に関するガイダンスでは、損害を記録し、領収書を保管することが推奨されています。

個人の医療費の払い戻し請求では、加入しているプランから、被保険者用の請求書式、明細付きの請求書、領収書の提出を求められる場合があります。具体的な一例として、Aetna Internationalの請求書式では、これらの添付書類、署名済みの承認書、提出する各書類への加入者IDの記載が求められます。この例をすべてに共通するチェックリストとして扱うのではなく、ご自身のプランの要件に従ってください。

保険会社から求められた記録が手元にない場合は、診療記録請求チェックリストを参考に、その記録を保有する医療機関への請求を準備できます。

3. 書類一式を正しい担当部署に届きやすくする

保険会社が指定する送付状がある場合は、それを使用してください。ない場合は、簡単な送付状を添えると、保険金請求部門が書類の内容と該当する案件を把握しやすくなります。

宛先または部門名、確認済みのfax番号、ご自身の氏名と折り返し連絡先、日付、割り当てられている場合は請求参照番号、送付状を含む合計ページ数を記載します。ひな形が必要な場合は、Fax.Plusの送付状テンプレートをご利用ください。

件名は簡潔にし、個人情報や医療に関する詳細な情報は、送付状で繰り返さず、求められた書式に記入してください。簡単な添え書きの例は次のとおりです。

件名：請求 [claim number]、ご依頼の補足書類の提出
[date]付のご通知でご依頼いただいた書類（[document list]）を提出いたします。このfaxは、この送付状を含めて[number]ページです。これらの書類を請求ファイルに追加してください。不足しているものや判読できないものがございましたら、[callback number]までご連絡ください。

保険会社から各ページへの識別番号の記載を求められた場合は、文字、署名、バーコードに重ならないよう、余白の見やすい位置に記載してください。送付状は書類を正しい担当部署に届けるために役立ちますが、保険会社の請求書式や必要な承認書の代わりにはなりません。

4. 鮮明で漏れのないfax用コピーを作成する

紙の書類をスキャンする場合

各書類の関連するすべての面をスキャンします。ページの向きをそろえ、端まですべて写し、小さな文字は通常の表示サイズで確認してください。小さな領収書は、無地で用紙サイズいっぱいの背景に置いて、内容が読み取れるようにします。原本は保管しておいてください。

元のカラー写真、動画、細部を保持する必要があるファイルについては、保険会社が承認したアップロード方法、またはその他の指定された方法を使用してください。保険会社が元のファイルを求めている場合は、faxで送った画像で代用しないでください。

入力済みのPDFフォームの場合

入力した項目や注釈を印刷用ページに固定した、fax送信用のコピーを別途保存します。実用的な方法のひとつは、印刷 → PDFとして保存またはMicrosoft Print to PDFを使用することです。その後、新しいファイルを開き直して、すべての回答と署名を確認してください。Fax.PlusのPDF準備手順に従ってください。

元のファイルも保管しておきましょう。保険会社が検証可能なデジタル署名や特定の署名手続きを求めている場合は、fax用のコピーを作成する前にその要件に従ってください。印刷された署名画像では、元のファイルが持つデジタル検証は維持されません。

5. 最終的な書類一式を並べて確認する

保険会社が順序を指定している場合は、それに従ってください。指定がない場合の実用的な順序は次のとおりです。

1. 送付状、または添え書き。
2. 保険会社の参照ページ（依頼されている場合）。
3. 記入済みの請求書式、または回答書。
4. 添え書きに記載した順序に沿った補足書類。

まとめた書類一式をもう一度確認します。参照番号、日付、必要な署名、ページの向き、合計ページ数をチェックしてください。誤って重複したページや無関係なページは取り除き、保険会社が求めるものはすべて残してください。

書類一式が送信上限を超える場合は、書類をどのように分割または提出すればよいか、保険金請求部門に確認してください。複数回の送信が認められた場合は、請求の参照番号と分割番号が明確にわかるようにしてください。

6. Fax.Plusで送信し、記録を保存する

たまに送信する場合は、サブスクリプションなしでfaxを送信する方法のガイドで、Freeプランの利用枠とプリペイド残高のオプションについて説明しています。

書類一式の準備ができたら、Fax.Plusを開き、確認済みの宛先番号を国番号付きで入力して、書類を意図した順序で添付します。送信する前に、宛先と添付ファイルを確認してください。送信の流れについては、フォームをfaxで送信するためのガイドで説明しています。

書類一式がご利用のプランの範囲に収まっているか確認してください。Freeでは、送信上限の手順に記載のとおり、合計の上限は1回のfaxにつき30ページかつ30 MBです。

送信後は、送信済みから確認レポートを保存し、提出した書類一式そのものと一緒に保管してください。これにより、宛先、送信時刻、結果の有用な記録が残ります。請求ポータルを利用するか、保険金請求部門に連絡して、書類が正しいファイルに追加されたことを確認してください。レポートで何が確認できるかについては、fax送信確認ガイドをご覧ください。