Comment préparer des documents de déclaration de sinistre à envoyer par fax

Ce guide s'adresse aux personnes qui envoient des documents pour leur propre dossier de sinistre ou qui aident un proche. Partez de la demande que votre assureur vous a transmise : les documents à fournir et le mode d'envoi dépendent du contrat, du type de sinistre et de l'état d'avancement du dossier.

1. Identifier ce que l'assureur demande

Commencez par déterminer si vous déclarez un nouveau sinistre, si vous fournissez des informations pour un dossier existant, si vous corrigez un document ou si vous contestez une décision. Ces démarches peuvent exiger des formulaires et des canaux d'envoi différents.

Consultez le courrier de votre assureur, votre espace de gestion des sinistres en ligne ou le formulaire à jour pour connaître la liste des documents, le numéro de référence, le destinataire et la date limite. Ne partez pas du principe qu'un numéro de fax du service des sinistres traite aussi les recours, les dossiers médicaux ou tous les produits d'assurance.

Le fax est une option d'envoi lorsque votre assureur l'accepte. Certains assureurs proposent aussi un lien de dépôt propre à chaque dossier. Par exemple, Progressive indique envoyer un lien permettant de partager des photos, des vidéos et des documents une fois le sinistre déclaré. Utilisez le canal indiqué pour votre dossier.

2. Rassembler les documents requis

Servez-vous de ce tableau comme d'une liste de contrôle pour vous organiser, puis comparez-la à la demande réelle de votre assureur.

Pour un sinistre touchant un bien, les justificatifs peuvent comprendre un inventaire, des devis de réparation et des reçus. Les recommandations de la NAIC sur les sinistres matériels conseillent de documenter les pertes et de conserver les reçus.

Pour une demande de remboursement de frais médicaux personnels, votre plan peut exiger un formulaire de demande de l'adhérent, des factures détaillées et des reçus. À titre d'exemple, le formulaire de demande d'Aetna International demande ces pièces jointes, une autorisation signée et le numéro d'adhérent sur chaque document envoyé. Respectez les exigences de votre propre plan plutôt que de considérer cet exemple comme une liste universelle.

Si votre assureur réclame des dossiers que vous n'avez pas, notre liste de contrôle pour une demande de dossier médical peut vous aider à préparer votre demande auprès du prestataire qui les détient.

3. Faciliter l'acheminement du dossier

Si votre assureur fournit une page de garde obligatoire, utilisez-la. Sinon, une courte page de garde peut indiquer au service des sinistres le contenu de l'envoi et le dossier auquel il se rapporte.

Indiquez le destinataire ou le service, le numéro de fax vérifié, votre nom et vos coordonnées pour vous rappeler, la date, la référence du dossier si elle a été attribuée, ainsi que le nombre total de pages, page de garde comprise. Si vous avez besoin d'un point de départ, utilisez les modèles de page de garde Fax.Plus.

Gardez l'objet bref et réservez les informations personnelles ou médicales détaillées aux formulaires demandés, sans les répéter sur la page de garde. Un message d'accompagnement simple pourrait se présenter ainsi :

Objet : sinistre [claim number], justificatifs demandés
Je vous transmets les documents demandés dans votre courrier du [date] : [document list]. Ce fax comporte [number] pages, y compris cette page de garde. Merci de les ajouter au dossier du sinistre. Vous pouvez me joindre au [callback number] si un document manque ou est illisible.

Lorsque l'assureur demande un identifiant sur chaque page, ajoutez-le dans une marge dégagée, sans masquer le texte, les signatures ni les codes-barres. Une page de garde facilite l'acheminement, mais elle ne remplace ni le formulaire de déclaration de l'assureur ni l'autorisation requise.

4. Créer une copie fax claire et complète

Pour les documents papier numérisés

Numérisez chaque face utile de chaque document. Gardez les pages bien droites, capturez tous les bords et vérifiez les petits caractères à la taille d'affichage normale. Placez les petits reçus sur un fond uni de pleine taille pour que les détails restent lisibles. Conservez les originaux.

Utilisez le dépôt en ligne agréé par l'assureur ou un autre canal demandé pour les photographies en couleur, les vidéos ou les fichiers originaux dont le détail doit être préservé. Ne remplacez pas le fichier original par une image envoyée par fax lorsque l'assureur demande le fichier original.

Pour les formulaires PDF remplis

Enregistrez une copie distincte destinée au fax, dans laquelle les champs remplis et les annotations sont intégrés à la page imprimable. Une méthode pratique consiste à utiliser Imprimer → Enregistrer au format PDF ou Microsoft Print to PDF, puis à rouvrir le nouveau fichier pour vérifier chaque réponse et chaque signature. Suivez les instructions de préparation des PDF de Fax.Plus.

Conservez aussi le fichier d'origine. Si l'assureur exige une signature numérique vérifiable ou un processus de signature particulier, respectez cette exigence avant de créer une copie pour le fax : une image de signature imprimée ne conserve pas la vérification numérique du fichier d'origine.

5. Organiser et vérifier le dossier final

Respectez l'ordre indiqué par l'assureur, le cas échéant. Sinon, voici un ordre pratique :

1. Page de garde ou note d'accompagnement.
2. Page de référence de l'assureur, si elle est demandée.
3. Formulaire de déclaration de sinistre complété ou réponse.
4. Justificatifs dans l'ordre indiqué dans votre note.

Relisez une dernière fois le dossier assemblé. Vérifiez les numéros de référence, les dates, les signatures requises, l'orientation des pages et le nombre total de pages. Supprimez les doublons accidentels et les pages sans rapport, tout en conservant tout ce que l'assureur demande.

Si le dossier dépasse une limite d'envoi, demandez au service des sinistres comment il souhaite que les documents soient répartis ou transmis. Si plusieurs envois sont autorisés, indiquez clairement la référence du dossier et numérotez les parties.

6. Envoyer avec Fax.Plus et conserver votre justificatif

Pour un envoi occasionnel, notre guide sur l'envoi d'un fax sans abonnement explique le quota du plan Free et les options de crédit prépayé.

Une fois le dossier prêt, ouvrez Fax.Plus, saisissez le numéro du destinataire vérifié avec son indicatif de pays, puis joignez les documents dans l'ordre prévu. Vérifiez le destinataire et les pièces jointes avant l'envoi. Notre guide pour faxer un formulaire décrit la procédure d'envoi.

Vérifiez que votre dossier respecte les limites de votre plan. Avec le plan Free, la limite cumulée est de 30 pages et 30 Mo par fax, comme indiqué dans les instructions sur les limites d'envoi.

Après l'envoi, enregistrez le rapport de confirmation depuis Envoyés, avec le dossier exact que vous avez transmis. Vous disposez ainsi d'une trace utile du destinataire, de l'heure de transmission et du résultat. Utilisez votre espace de gestion des sinistres en ligne ou contactez le service des sinistres pour vérifier que les documents ont bien été ajoutés au bon dossier. Consultez notre guide de la confirmation de fax pour savoir ce que le rapport atteste.