Fax conforme à la PHIPA pour les établissements de santé de l'Ontario
Protégez les renseignements personnels sur la santé. Contrat de service inclus.
Les organisations de santé de l'Ontario utilisent le fax tous les jours pour échanger des dossiers de patients, des demandes de consultation et des ordonnances. En vertu de la PHIPA, la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, ces informations doivent être protégées à chaque étape. Fax.Plus est un service de fax en ligne sécurisé qui permet d'envoyer des fax conformes à la PHIPA, avec chiffrement en transit et au repos, contrôles d'accès basés sur les rôles et piste d'audit complète pour chaque fax envoyé et reçu par votre équipe.
Pourquoi la sécurité des fax est essentielle au regard de la PHIPA
Le fax reste le canal par défaut pour les demandes de consultation, les résultats de laboratoire et les ordonnances dans le secteur de la santé en Ontario. Mais les télécopieurs traditionnels laissent des renseignements personnels sur la santé imprimés dans des bacs ouverts, n'offrent aucun contrôle d'accès et ne conservent aucune trace fiable de qui a envoyé quoi, et à qui. Le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario a signalé à plusieurs reprises que les fax envoyés au mauvais destinataire figurent parmi les principales causes d'atteintes à la vie privée en matière de santé dans la province.
Un service de fax conforme à la PHIPA comble ces lacunes : les documents sont transmis chiffrés, remis dans des boîtes de réception autorisées plutôt que sur des appareils partagés, et chaque transmission est consignée avec une confirmation de remise.
Des fonctionnalités de sécurité conçues pour des fax conformes à la PHIPA
- Chiffrement partout : AES-256 au repos, TLS en transit. Chaque fax contenant des renseignements personnels sur la santé est chiffré de bout en bout sur le web, le mobile et l'API.
- Contrôles d'accès et authentification : accès basé sur les rôles, authentification à deux facteurs, SSO et numéros de fax par utilisateur, pour que seul le personnel autorisé traite les renseignements des patients.
- Pistes d'audit et journaux d'activité : un historique complet et consultable de chaque fax envoyé et reçu, avec horodatage et confirmations de remise, prêt pour les examens de conformité en matière de vie privée.
- Stockage sécurisé et contrôles de conservation : archive chiffrée avec durée de conservation configurable, pour garder les dossiers aussi longtemps que vos politiques l'exigent, et pas au-delà.
- Gestion d'équipe et autorisations : tableau de bord d'administration centralisé, hiérarchies de gestion, quotas de fax et suivi de l'activité pour les cliniques et les organisations multisites.
- Résidence des données au Canada : choisissez de stocker vos données actives et vos sauvegardes au Canada, avec des régions disponibles à Toronto et à Montréal, pour que les renseignements personnels sur la santé restent près de chez vous.
Comment Fax.Plus facilite l'envoi de fax conformes à la PHIPA
Faxez de n'importe où
Envoyez et recevez des fax sécurisés depuis le web, un ordinateur ou un mobile. Aucun télécopieur nécessaire.
Adapté au secteur de la santé
Numéros partagés et individuels, flux de travail simples et remise en quelques secondes, même à fort volume.
Gestion centralisée
Intégrez votre personnel, attribuez des rôles et imposez la 2FA, avec votre statut PHIPA visible en un coup d'œil.
Remise confirmée
Confirmations de remise en temps réel et historique consultable. Plus besoin de demander si le fax est bien arrivé.
Email-to-Fax PHIPA
Vous souhaitez faxer directement depuis votre boîte mail tout en restant conforme ?
Les comptes PHIPA envoient des Email-to-Fax via une adresse dédiée, avec TLS imposé : [faxnumber]@tls.fax.plus.
Cette option est disponible avec le plan Enterprise, avec Advanced Security Controls et un contrat de prestataire de services PHIPA signé.
L'adresse standard @fax.plus reste valable pour tous les autres comptes.
Comment devenir conforme à la PHIPA avec Fax.Plus
Passez au plan Enterprise
Créez votre compte Fax.Plus et passez au plan Enterprise en quelques minutes.
Sécurisez votre compte
Activez Advanced Security Controls pour appliquer des politiques de compte plus strictes.
Demander le contrat
Demandez le contrat de prestataire de services PHIPA depuis le panneau des paramètres de conformité.
Signez et commencez à faxer
Une fois le contrat signé, votre compte est marqué comme conforme à la PHIPA.
Bonnes pratiques pour un envoi de fax conforme à la PHIPA
Un service de fax sécurisé fait l'essentiel du travail, mais de bonnes habitudes permettent de protéger durablement votre organisation. Voici nos recommandations :
- Vérifiez les numéros de fax des destinataires avant l'envoi et utilisez les contacts enregistrés pour éviter les fax envoyés au mauvais numéro par erreur.
- Utilisez des mots de passe robustes et activez l'authentification à deux facteurs pour chaque utilisateur.
- Limitez l'accès aux renseignements personnels sur la santé au personnel autorisé grâce aux rôles et aux autorisations.
- Vérifiez vos paramètres de conservation et supprimez les documents dont vous n'avez plus besoin.
- Formez le personnel au traitement des renseignements personnels sur la santé et ajoutez une page de garde de confidentialité.
Conçu pour les prestataires de soins de santé de l'Ontario
Fax.Plus permet d'envoyer des fax conformes à la PHIPA pour les cliniques médicales et les cabinets de médecine familiale, les cabinets dentaires, les pharmacies, les laboratoires et centres de diagnostic, les hôpitaux et les administrateurs de santé de tout l'Ontario. Si votre organisation traite des renseignements personnels sur la santé, Fax.Plus vous aide à les échanger en toute sécurité.
Sécurité, assistance et fiabilité de classe mondiale
5 M+
d'utilisateurs font confiance à Fax.Plus pour développer leur activité
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de disponibilité constante et fiable sur l'ensemble des services Alohi
180+
pays utilisent Fax.Plus
Chiffrement des données
Lois suisses sur la protection des données
Une solution sans papier
Questions fréquentes
L'envoi de fax en ligne est-il conforme à la PHIPA ?
Oui, l'envoi de fax en ligne peut favoriser la conformité à la PHIPA lorsque les mesures de protection adéquates sont en place : chiffrement en transit et au repos, authentification des utilisateurs et contrôles d'accès, pistes d'audit et confirmation de remise. Fax.Plus propose tous ces éléments, ce qui permet aux organisations de santé de l'Ontario d'envoyer et de recevoir des renseignements personnels sur la santé en toute sécurité.
La PHIPA autorise-t-elle l'envoi de renseignements personnels sur la santé par fax ?
Oui. La PHIPA n'interdit pas l'envoi de renseignements personnels sur la santé par fax. Elle exige que les dépositaires de renseignements sur la santé prennent des mesures raisonnables pour les protéger contre le vol, la perte et l'accès non autorisé. Un service de fax en ligne sécurisé, avec chiffrement, contrôles d'accès et pistes d'audit, aide à respecter cette exigence.
Quelles fonctionnalités un service de fax conforme à la PHIPA doit-il proposer ?
Un service de fax conforme à la PHIPA doit offrir le chiffrement en transit et au repos, l'authentification des utilisateurs avec accès basé sur les rôles, des pistes d'audit complètes, des confirmations de remise et un stockage sécurisé avec des contrôles de conservation. Fax.Plus inclut tout cela avec Advanced Security Controls, ainsi qu'un contrat de prestataire de services PHIPA signé.
La PHIPA exige-t-elle que les données de fax soient stockées au Canada ?
Non. La PHIPA n'interdit pas de stocker des renseignements personnels sur la santé en dehors du Canada, mais de nombreuses organisations ontariennes préfèrent les conserver au pays. Fax.Plus propose la résidence des données au Canada : vous pouvez stocker vos données actives et vos données de sauvegarde à Toronto et à Montréal, chiffrées au repos et en transit.
Quelle est la cause la plus fréquente des atteintes à la vie privée liées aux fax en Ontario ?
Les fax envoyés au mauvais numéro par erreur. Le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario les a identifiés comme l'une des principales causes d'atteintes à la vie privée en santé. Fax.Plus réduit ce risque grâce aux contacts enregistrés, aux confirmations de remise et à un historique consultable de chaque transmission.
Ai-je besoin d'un BAA pour être conforme à la PHIPA ?
Non. Un Business Associate Agreement est une exigence de la HIPAA aux États-Unis. Dans le cadre de la PHIPA, Fax.Plus signe plutôt un contrat de prestataire de services PHIPA avec votre organisation. Vous le demandez directement depuis les paramètres de votre compte et, une fois signé, votre compte est marqué comme conforme à la PHIPA.
Quel plan Fax.Plus prend en charge la conformité à la PHIPA ?
Le plan Enterprise. Il comprend Advanced Security Controls, le contrat de prestataire de services PHIPA, des options de résidence des données incluant des régions canadiennes, l'accès basé sur les rôles, l'authentification à deux facteurs, des pistes d'audit complètes et l'envoi sécurisé d'Email-to-Fax via l'adresse @tls.fax.plus avec TLS obligatoire.
Puis-je envoyer un fax conforme à la PHIPA depuis un email ?
Oui. Les comptes Fax.Plus conformes envoient des fax depuis un email via une adresse dédiée avec TLS obligatoire, [faxnumber]@tls.fax.plus : le message est ainsi chiffré en transit avant d'arriver chez Fax.Plus. Cette option est disponible avec le plan Enterprise et Advanced Security Controls.
En savoir plus sur l'envoi de fax sécurisé
Envoyez vos documents de santé en toute sécurité, approfondissez le sujet de la conformité et intégrez l'envoi de fax à la façon de travailler de votre équipe.
Ressources de conformité
Commencer à faxer en toute sécurité conformément à la PHIPA
Protégez les informations des patients et gagnez en efficacité au sein de votre équipe. Lancez-vous avec Fax.Plus ou planifiez une démo : nous vous présenterons une configuration d'envoi de fax conforme à la PHIPA pour votre organisation.
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