Факс, соответствующий требованиям PHIPA, для здравоохранения Онтарио
Защита данных о состоянии здоровья. Соглашение о предоставлении услуг включено.
Медицинские организации Онтарио ежедневно используют факс для обмена медицинскими картами, направлениями и рецептами. Закон об охране данных о состоянии здоровья (PHIPA, Personal Health Information Protection Act) требует защищать такую информацию на каждом этапе. Fax.Plus — защищённый онлайн-сервис для отправки факсов, который помогает соблюдать требования PHIPA. Он обеспечивает шифрование при передаче и хранении, ролевой контроль доступа и полный журнал аудита каждого факса, отправленного и полученного вашей командой.
Почему защищённая отправка факсов важна по закону PHIPA
Факс остаётся основным каналом для направлений, результатов анализов и рецептов в здравоохранении Онтарио. Однако обычные факсимильные аппараты оставляют распечатанные данные о состоянии здоровья в открытых лотках. Они не предусматривают контроля доступа и не позволяют надёжно установить, кто, что и кому отправил. Уполномоченный по информации и защите частной жизни Онтарио неоднократно называл факсы, отправленные не тому адресату, одной из основных причин нарушений конфиденциальности медицинских данных в провинции.
Сервис факсов, соответствующий требованиям PHIPA, устраняет эти недостатки. Документы передаются в зашифрованном виде и поступают в ящики уполномоченных сотрудников, а не на общие аппараты. Каждая передача фиксируется в журнале с подтверждением доставки.
Функции безопасности для отправки факсов в соответствии с PHIPA
- Шифрование на всех этапах: AES-256 при хранении и TLS при передаче. Каждый факс с данными о состоянии здоровья шифруется от отправителя до получателя в веб-версии, мобильном приложении и API.
- Контроль доступа и аутентификация: ролевой доступ, двухфакторная аутентификация, SSO и персональные номера факса для каждого пользователя. Так с данными пациентов работают только уполномоченные сотрудники.
- Журналы аудита и активности: полная история всех отправленных и полученных факсов с возможностью поиска, временными метками и подтверждениями доставки. Она готова для проверок в сфере конфиденциальности.
- Безопасное хранение и управление сроками хранения: зашифрованный архив с настраиваемым сроком хранения. Вы храните документы столько, сколько требуют ваши политики, и не дольше.
- Управление командой и правами доступа: единая панель администратора, иерархия руководителей, квоты на факсы и контроль активности для клиник и организаций с несколькими филиалами.
- Хранение данных в Канаде: вы можете хранить рабочие данные и резервные копии в Канаде, в регионах Торонто и Монреаль. Данные о состоянии здоровья остаются в пределах страны.
Как Fax.Plus помогает соблюдать требования PHIPA при отправке факсов
Факс из любого места
Отправляйте и получайте защищённые факсы через веб-версию, компьютер или мобильное устройство. Факсимильный аппарат не нужен.
Готово для здравоохранения
Общие и индивидуальные номера, простые рабочие процессы и доставка за считаные секунды даже при больших объёмах.
Централизованное управление
Добавляйте сотрудников, назначайте роли и включайте 2FA. Статус PHIPA вашей организации всегда на виду.
Подтверждённая доставка
Подтверждения доставки в реальном времени и история с поиском. Больше не нужно уточнять, дошёл ли факс.
Email-to-Fax для PHIPA
Нужно отправлять факсы прямо из почтового ящика и соблюдать требования законодательства?
Аккаунты PHIPA отправляют факсы по электронной почте через выделенный адрес с обязательным использованием TLS: [faxnumber]@tls.fax.plus.
Эта возможность доступна на тарифе Enterprise с Advanced Security Controls и подписанным PHIPA Service Provider Agreement (соглашение о предоставлении услуг в соответствии с PHIPA).
Для всех остальных аккаунтов сохраняется стандартный адрес @fax.plus.
Как обеспечить соответствие требованиям PHIPA в Fax.Plus
Перейдите на тариф Enterprise
Создайте аккаунт Fax.Plus и перейдите на тариф Enterprise за несколько минут.
Защитите аккаунт
Включите Advanced Security Controls, чтобы применять более строгие политики аккаунта.
Запросите соглашение
Запросите PHIPA Service Provider Agreement (соглашение о предоставлении услуг в соответствии с PHIPA) в панели настроек соответствия требованиям.
Подпишите соглашение и начните отправлять факсы
После подписания соглашения ваш аккаунт получит отметку о соответствии PHIPA.
Рекомендации по отправке факсов в соответствии с PHIPA
Защищённый сервис факсов берёт на себя большую часть задач, но правильные рабочие привычки дополнительно защищают вашу организацию. Мы рекомендуем следующее:
- Проверяйте номера факсов получателей перед отправкой и используйте сохранённые контакты, чтобы избежать ошибочной отправки факсов не тому адресату.
- Используйте надёжные пароли и включите двухфакторную аутентификацию для каждого пользователя.
- Ограничьте доступ к данным о состоянии здоровья: настройте роли и разрешения так, чтобы доступ имели только уполномоченные сотрудники.
- Проверьте настройки хранения и удаляйте документы, которые вам больше не нужны.
- Обучите сотрудников работе с данными о состоянии здоровья и добавляйте к факсам конфиденциальную титульную страницу
Решение для медицинских организаций Онтарио
Медицинские клиники и семейные практики, стоматологические кабинеты, аптеки, лаборатории и диагностические центры, больницы и администраторы здравоохранения по всей провинции Онтарио могут отправлять факсы с Fax.Plus в соответствии с PHIPA. Если ваша организация работает с данными о состоянии здоровья, Fax.Plus поможет передавать их безопасно.
Безопасность, поддержка и надёжность мирового уровня
5 млн+
пользователей используют Fax.Plus для развития своего бизнеса
99.99%
стабильная и надёжная работа всех сервисов Alohi
180+
стран используют Fax.Plus
Шифрование данных
Швейцарское законодательство о конфиденциальности
Работа без бумаги
Часто задаваемые вопросы
Соответствует ли онлайн-отправка факсов требованиям PHIPA?
Да, онлайн-отправка факсов может соответствовать требованиям PHIPA при наличии необходимых мер защиты: шифрования при передаче и хранении, аутентификации пользователей и контроля доступа, журналов аудита и подтверждения доставки. Fax.Plus обеспечивает всё перечисленное, поэтому медицинские организации Онтарио могут безопасно отправлять и получать данные о состоянии здоровья.
Разрешает ли PHIPA отправлять данные о состоянии здоровья по факсу?
Да. PHIPA не запрещает отправлять данные о состоянии здоровья по факсу. Закон требует, чтобы операторы персональных данных принимали разумные меры для защиты таких данных от кражи, потери и несанкционированного доступа. Защищённый сервис онлайн-факсов с шифрованием, контролем доступа и журналами аудита помогает выполнить это требование.
Какими возможностями должен обладать сервис факсов, соответствующий PHIPA?
Сервис факсов, соответствующий PHIPA, должен обеспечивать шифрование при передаче и хранении, аутентификацию пользователей с ролевым доступом, полные журналы аудита, подтверждения доставки, а также защищённое хранение с настройками срока хранения. В Fax.Plus всё это входит в Advanced Security Controls, а также предоставляется подписанное PHIPA Service Provider Agreement (соглашение о предоставлении услуг в соответствии с PHIPA).
Требует ли PHIPA хранить данные факсов в Канаде?
Нет. PHIPA не запрещает хранить данные о состоянии здоровья за пределами Канады, однако многие организации Онтарио предпочитают хранить их в стране. Fax.Plus предлагает размещение данных в Канаде: вы можете хранить рабочие данные и резервные копии в Торонто и Монреале в зашифрованном виде как при хранении, так и при передаче.
Что чаще всего становится причиной утечек конфиденциальных данных при отправке факсов в Онтарио?
Ошибочная отправка факсов, то есть отправка на неверный номер. Уполномоченный по информации и защите частной жизни Онтарио называет её одной из основных причин нарушений конфиденциальности медицинских данных. Fax.Plus снижает этот риск с помощью сохранённых контактов, подтверждений доставки и журнала с возможностью поиска по каждой отправке.
Нужен ли BAA для соответствия PHIPA?
Нет. Business Associate Agreement — это требование HIPAA в США. В рамках PHIPA Fax.Plus вместо него подписывает с вашей организацией PHIPA Service Provider Agreement (соглашение о предоставлении услуг в соответствии с PHIPA). Запросите его прямо в настройках аккаунта. После подписания ваш аккаунт получит отметку о соответствии PHIPA.
Какой тариф Fax.Plus поддерживает соответствие PHIPA?
Тариф Enterprise. Он включает Advanced Security Controls, PHIPA Service Provider Agreement (соглашение о предоставлении услуг в соответствии с PHIPA), варианты размещения данных, в том числе в регионах Канады, ролевой доступ, двухфакторную аутентификацию, полные журналы аудита и защищённую отправку факсов по электронной почте через адрес @tls.fax.plus с обязательным использованием TLS.
Можно ли отправить факс в соответствии с PHIPA из электронной почты?
Да. Аккаунты Fax.Plus, соответствующие требованиям, отправляют факсы из электронной почты через специальный адрес с обязательным использованием TLS — [faxnumber]@tls.fax.plus. Поэтому сообщение шифруется при передаче ещё до поступления в Fax.Plus. Эта возможность доступна на тарифе Enterprise с Advanced Security Controls.
Подробнее о безопасной отправке fax
Безопасно отправляйте медицинские документы, подробнее изучайте вопросы соответствия требованиям и интегрируйте отправку факсов в рабочие процессы вашей команды.
Материалы по соответствию требованиям
Отправляйте факсы удобным для вас способом
Начать безопасную отправку факсов в соответствии с PHIPA
Защитите данные пациентов и повысьте эффективность работы команды. Начните работу с Fax.Plus или запишитесь на демонстрацию: мы расскажем, как настроить отправку факсов в соответствии с требованиями PHIPA для вашей организации.
Станьте нашим партнёром!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Швейцарская Конфедерация
Innosuisse — Швейцарское агентство инноваций
