Fax zgodny z PHIPA dla placówek ochrony zdrowia w Ontario
Chroń dane osobowe dotyczące zdrowia. Umowa o świadczenie usług w zestawie.
Organizacje ochrony zdrowia w Ontario codziennie korzystają z fax do przekazywania dokumentacji pacjentów, skierowań i recept. Zgodnie z PHIPA, czyli ustawą o ochronie danych osobowych dotyczących zdrowia (Personal Health Information Protection Act), informacje te muszą być chronione na każdym etapie. Fax.Plus to bezpieczna usługa fax online, która umożliwia wysyłanie fax zgodnie z PHIPA, dzięki szyfrowaniu podczas przesyłania i przechowywania, kontroli dostępu opartej na rolach oraz pełnej ścieżce audytu każdego fax wysłanego i odebranego przez Twój zespół.
Dlaczego bezpieczne wysyłanie fax ma znaczenie w świetle PHIPA
Fax pozostaje podstawowym kanałem przekazywania skierowań, wyników badań i recept w całej ochronie zdrowia w Ontario. Jednak tradycyjne aparaty fax pozostawiają wydrukowane dane osobowe dotyczące zdrowia w otwartych tacach, nie oferują kontroli dostępu ani wiarygodnego rejestru tego, kto, co i do kogo wysłał. Komisarz ds. informacji i prywatności prowincji Ontario wielokrotnie wskazywał fax wysłane na błędny numer jako jedną z głównych przyczyn naruszeń prywatności danych zdrowotnych w prowincji.
Usługa fax zgodna z PHIPA eliminuje te luki: dokumenty są przesyłane w postaci zaszyfrowanej, dostarczane do skrzynek upoważnionych osób zamiast do wspólnych urządzeń, a każda transmisja jest rejestrowana wraz z potwierdzeniem dostarczenia.
Funkcje bezpieczeństwa stworzone z myślą o wysyłaniu fax zgodnie z PHIPA
- Szyfrowanie na każdym etapie: AES-256 podczas przechowywania, TLS podczas przesyłania. Każdy fax zawierający dane osobowe dotyczące zdrowia jest szyfrowany od początku do końca w aplikacji internetowej, mobilnej i przez API.
- Kontrola dostępu i uwierzytelnianie: dostęp oparty na rolach, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, SSO oraz numery fax przypisane do poszczególnych użytkowników, aby dane pacjentów przetwarzali wyłącznie upoważnieni pracownicy.
- Ścieżki audytu i dzienniki aktywności: kompletny, przeszukiwalny rejestr każdego wysłanego i odebranego fax, ze znacznikami czasu i potwierdzeniami dostarczenia, gotowy na potrzeby przeglądów dotyczących prywatności.
- Bezpieczne przechowywanie i kontrola retencji: zaszyfrowane archiwum z konfigurowalnym okresem przechowywania, dzięki czemu dokumenty są zachowywane tak długo, jak wymagają tego Twoje zasady, i ani chwili dłużej.
- Zarządzanie zespołem i uprawnieniami: scentralizowany panel administracyjny, hierarchie kierownicze, limity fax i nadzór nad aktywnością dla klinik i organizacji z wieloma lokalizacjami.
- Rezydencja danych w Kanadzie: możliwość przechowywania danych bieżących i kopii zapasowych w Kanadzie, w regionach Toronto i Montreal, aby dane osobowe dotyczące zdrowia pozostawały w kraju.
Jak Fax.Plus wspiera wysyłanie fax zgodnie z PHIPA
Faksuj z dowolnego miejsca
Wysyłaj i odbieraj bezpieczne fax z przeglądarki, komputera lub urządzenia mobilnego. Aparat fax nie jest potrzebny.
Gotowe dla ochrony zdrowia
Numery wspólne i indywidualne, proste przepływy pracy oraz dostarczanie w kilka sekund, nawet przy dużym wolumenie.
Scentralizowane zarządzanie
Wdrażaj pracowników, przypisuj role i wymuszaj 2FA, a status PHIPA masz zawsze na widoku.
Potwierdzone dostarczenie
Potwierdzenia dostarczenia w czasie rzeczywistym i przeszukiwalna historia. Nikt nie musi pytać, czy fax dotarł.
Email-to-Fax zgodny z PHIPA
Chcesz wysyłać fax prosto ze skrzynki e-mail, zachowując zgodność z przepisami?
Konta PHIPA wysyłają Email-to-Fax przez dedykowany adres z wymuszonym TLS: [faxnumber]@tls.fax.plus.
Jest dostępny w planie Enterprise z Advanced Security Controls oraz podpisaną umową dostawcy usług PHIPA (PHIPA Service Provider Agreement).
Standardowy adres @fax.plus pozostaje dostępny dla wszystkich pozostałych kont.
Jak zapewnić zgodność z PHIPA w Fax.Plus
Przejdź na plan Enterprise
Utwórz konto Fax.Plus i w kilka minut przejdź na plan Enterprise.
Zabezpiecz konto
Włącz Advanced Security Controls, aby wymusić bardziej rygorystyczne zasady konta.
Poproś o umowę
Umowę dostawcy usług PHIPA (PHIPA Service Provider Agreement) można zamówić w panelu ustawień zgodności.
Podpisz umowę i zacznij wysyłać fax
Po podpisaniu umowy Twoje konto zostanie oznaczone jako zgodne z PHIPA.
Najlepsze praktyki wysyłania fax zgodnie z PHIPA
Bezpieczna usługa fax wykonuje większość pracy, ale dobre nawyki dodatkowo chronią Twoją organizację. Oto nasze zalecenia:
- Przed wysłaniem sprawdzaj numery fax odbiorców i korzystaj z zapisanych kontaktów, aby uniknąć błędnie skierowanych fax.
- Stosuj silne hasła i włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla każdego użytkownika.
- Ogranicz dostęp do danych osobowych dotyczących zdrowia do upoważnionych pracowników za pomocą ról i uprawnień.
- Przejrzyj ustawienia przechowywania i usuń dokumenty, które nie są już potrzebne.
- Szkol pracowników z postępowania z danymi osobowymi dotyczącymi zdrowia i dołączaj stronę tytułową z klauzulą poufności
Stworzone dla placówek ochrony zdrowia w Ontario
Fax.Plus umożliwia wysyłanie fax zgodnie z PHIPA w przychodniach i gabinetach lekarzy rodzinnych, gabinetach stomatologicznych, aptekach, laboratoriach i ośrodkach diagnostycznych, szpitalach oraz dla administratorów placówek ochrony zdrowia w całym Ontario. Jeśli Twoja organizacja przetwarza dane osobowe dotyczące zdrowia, Fax.Plus pomaga bezpiecznie je udostępniać.
Bezpieczeństwo, wsparcie i niezawodność światowej klasy
5 mln+
użytkowników powierza Fax.Plus rozwój swojej działalności
99.99%
stabilna i niezawodna dostępność wszystkich usług Alohi
180+
krajów korzysta z Fax.Plus
Szyfrowanie danych
Szwajcarskie przepisy o ochronie prywatności
Rozwiązanie bez papieru
Najczęściej zadawane pytania
Czy faksowanie online jest zgodne z PHIPA?
Tak, faksowanie online może wspierać zgodność z PHIPA, jeśli wdrożono odpowiednie zabezpieczenia: szyfrowanie podczas przesyłania i w spoczynku, uwierzytelnianie użytkowników i kontrolę dostępu, ścieżki audytu oraz potwierdzenia dostarczenia. Fax.Plus zapewnia wszystkie te funkcje, dzięki czemu organizacje ochrony zdrowia w Ontario mogą bezpiecznie wysyłać i odbierać dane osobowe dotyczące zdrowia.
Czy PHIPA zezwala na faksowanie danych osobowych dotyczących zdrowia?
Tak. PHIPA nie zabrania faksowania danych osobowych dotyczących zdrowia. Wymaga natomiast, aby podmioty przetwarzające informacje o zdrowiu (health information custodians) podejmowały rozsądne kroki w celu ich ochrony przed kradzieżą, utratą i nieuprawnionym dostępem. Bezpieczna usługa fax online z szyfrowaniem, kontrolą dostępu i ścieżkami audytu pomaga spełnić ten standard.
Jakie funkcje powinna mieć usługa fax zgodna z PHIPA?
Usługa fax zgodna z PHIPA powinna zapewniać szyfrowanie podczas przesyłania i w spoczynku, uwierzytelnianie użytkowników z dostępem opartym na rolach, pełne ścieżki audytu, potwierdzenia dostarczenia oraz bezpieczne przechowywanie z kontrolą retencji. Fax.Plus zawiera wszystkie te funkcje w ramach Advanced Security Controls, a także podpisaną umowę dostawcy usług PHIPA (PHIPA Service Provider Agreement).
Czy PHIPA wymaga przechowywania danych fax w Kanadzie?
Nie. PHIPA nie zabrania przechowywania danych osobowych dotyczących zdrowia poza Kanadą, ale wiele organizacji w Ontario woli trzymać je w kraju. Fax.Plus oferuje kanadyjską rezydencję danych: dane bieżące i kopie zapasowe można przechowywać w Toronto i Montrealu, szyfrowane w spoczynku i podczas przesyłania.
Jaka jest najczęstsza przyczyna naruszeń prywatności związanych z fax w Ontario?
Błędnie skierowane fax, czyli fax wysłane na niewłaściwy numer. Komisarz ds. informacji i prywatności Ontario (Information and Privacy Commissioner of Ontario) wskazał je jako jedną z głównych przyczyn naruszeń prywatności danych zdrowotnych. Fax.Plus ogranicza to ryzyko dzięki zapisanym kontaktom, potwierdzeniom dostarczenia i przeszukiwalnemu rejestrowi każdej transmisji.
Czy potrzebuję BAA, aby spełnić wymogi PHIPA?
Nie. Business Associate Agreement to wymóg HIPAA obowiązujący w Stanach Zjednoczonych. W ramach PHIPA Fax.Plus zawiera z Twoją organizacją umowę dostawcy usług PHIPA (PHIPA Service Provider Agreement). Możesz o nią poprosić bezpośrednio w ustawieniach konta, a po jej podpisaniu Twoje konto zostanie oznaczone jako zgodne z PHIPA.
Który plan Fax.Plus zapewnia zgodność z PHIPA?
Plan Enterprise. Obejmuje Advanced Security Controls, umowę dostawcy usług PHIPA (PHIPA Service Provider Agreement), opcje rezydencji danych, w tym regiony w Kanadzie, dostęp oparty na rolach, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, pełne ścieżki audytu oraz bezpieczny Email-to-Fax przez adres @tls.fax.plus z wymuszonym TLS.
Czy mogę wysłać fax zgodny z PHIPA z poczty e-mail?
Tak. Zgodne konta Fax.Plus wysyłają Email-to-Fax przez dedykowany adres z wymuszonym TLS, [faxnumber]@tls.fax.plus, dzięki czemu wiadomość jest szyfrowana podczas przesyłania, zanim dotrze do Fax.Plus. Funkcja jest dostępna w planie Enterprise z Advanced Security Controls.
Dowiedz się więcej o bezpiecznym wysyłaniu fax
Wysyłaj dokumenty medyczne w bezpieczny sposób, zgłębiaj zagadnienia zgodności i dopasuj faksowanie do sposobu pracy swojego zespołu.
Materiały dotyczące zgodności
Wysyłaj fax w wybrany sposób
Zacznij bezpiecznie wysyłać fax zgodnie z PHIPA
Chroń informacje o pacjentach i usprawnij pracę zespołu. Zacznij korzystać z Fax.Plus lub umów prezentację, a przeprowadzimy Cię przez konfigurację wysyłania fax zgodną z PHIPA w Twojej organizacji.
Zostań naszym partnerem!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Konfederacja Szwajcarska
Innosuisse – Szwajcarska Agencja Innowacji
