PHIPA-konformes Fax für das Gesundheitswesen in Ontario
Schützen Sie personenbezogene Gesundheitsdaten. Dienstleistungsvertrag inklusive.
Gesundheitseinrichtungen in Ontario nutzen täglich Fax, um Patientenakten, Überweisungen und Rezepte auszutauschen. Nach PHIPA, dem Personal Health Information Protection Act, müssen diese Informationen in jedem Schritt geschützt werden. Fax.Plus ist ein sicherer Online-Faxdienst, der PHIPA-konformes Faxen unterstützt – mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, rollenbasierten Zugriffskontrollen und einem vollständigen Prüfprotokoll für jedes Fax, das Ihr Team sendet und empfängt.
Warum sicheres Faxen unter PHIPA wichtig ist
Fax bleibt im gesamten Gesundheitswesen in Ontario der Standardkanal für Überweisungen, Laborergebnisse und Rezepte. Herkömmliche Faxgeräte lassen ausgedruckte personenbezogene Gesundheitsdaten jedoch offen in Ablagefächern liegen, bieten keine Zugriffskontrolle und keinen verlässlichen Nachweis darüber, wer was an wen gesendet hat. Die Datenschutzbeauftragte bzw. der Datenschutzbeauftragte von Ontario (Information and Privacy Commissioner of Ontario) hat fehlgeleitete Faxe wiederholt als eine der häufigsten Ursachen für Verletzungen des Gesundheitsdatenschutzes in der Provinz genannt.
Ein PHIPA-konformer Faxdienst schließt diese Lücken: Dokumente werden verschlüsselt übertragen, an autorisierte Posteingänge statt an gemeinsam genutzte Geräte zugestellt, und jede Übertragung wird mit Zustellbestätigung protokolliert.
Sicherheitsfunktionen für PHIPA-konformes Faxen
- Verschlüsselung überall: AES-256 im Ruhezustand, TLS bei der Übertragung. Jedes Fax mit personenbezogenen Gesundheitsdaten wird über Web, Mobilgerät und API durchgängig verschlüsselt.
- Zugriffskontrollen und Authentifizierung: rollenbasierter Zugriff, Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO und Faxnummern pro Nutzer, damit nur autorisierte Mitarbeitende Patienteninformationen bearbeiten.
- Prüfprotokolle und Aktivitätsprotokolle: ein vollständiger, durchsuchbarer Nachweis über jedes gesendete und empfangene Fax, mit Zeitstempeln und Zustellbestätigungen, bereit für Datenschutzprüfungen.
- Sichere Speicherung und Aufbewahrungskontrollen: verschlüsseltes Archiv mit konfigurierbarer Aufbewahrungsdauer, sodass Sie Unterlagen genau so lange aufbewahren, wie Ihre Richtlinien es verlangen, und nicht länger.
- Teamverwaltung und Berechtigungen: zentrales Admin-Dashboard, Verwaltungshierarchien, Fax-Kontingente und Aktivitätsüberwachung für Praxen und Organisationen mit mehreren Standorten.
- Datenresidenz in Kanada: Sie können Ihre Live-Daten und Backup-Daten in Kanada speichern, mit den Regionen Toronto und Montreal, damit personenbezogene Gesundheitsdaten im Land bleiben.
Wie Fax.Plus PHIPA-konformes Faxen unterstützt
Faxen von überall
Senden und empfangen Sie sichere Faxe über Web, Desktop oder Mobilgerät. Kein Faxgerät nötig.
Bereit für das Gesundheitswesen
Gemeinsame und individuelle Nummern, einfache Arbeitsabläufe und Zustellung in Sekunden, selbst bei hohem Aufkommen.
Zentrale Verwaltung
Nehmen Sie Mitarbeitende auf, weisen Sie Rollen zu und erzwingen Sie 2FA – Ihr PHIPA-Status ist dabei auf einen Blick sichtbar.
Bestätigte Zustellung
Zustellbestätigungen in Echtzeit und durchsuchbarer Verlauf. Niemand muss nachfragen, ob das Fax angekommen ist.
PHIPA Email-to-Fax
Möchten Sie direkt aus Ihrem Posteingang faxen und dabei die Vorgaben einhalten?
PHIPA-Konten senden Email-to-Fax über eine eigene, per TLS abgesicherte Adresse: [faxnumber]@tls.fax.plus.
Sie ist im Enterprise-Tarif mit Advanced Security Controls und einem unterzeichneten PHIPA-Dienstleistungsvertrag verfügbar.
Die Standardadresse @fax.plus bleibt für alle anderen Konten bestehen.
So werden Sie bei Fax.Plus PHIPA-konform
Enterprise-Tarif wählen
Erstellen Sie Ihr Fax.Plus-Konto und wechseln Sie in wenigen Minuten zum Enterprise-Tarif.
Konto absichern
Aktivieren Sie Advanced Security Controls, um strengere Kontorichtlinien durchzusetzen.
Vereinbarung anfordern
Fordern Sie den PHIPA-Dienstleistungsvertrag (PHIPA Service Provider Agreement) über Ihr Panel für Compliance-Einstellungen an.
Unterzeichnen und mit dem Faxen beginnen
Sobald Sie die Vereinbarung unterzeichnet haben, wird Ihr Konto als PHIPA-konform gekennzeichnet.
Bewährte Vorgehensweisen für PHIPA-konformes Faxen
Ein sicherer Faxdienst übernimmt den Großteil der Arbeit, aber gute Gewohnheiten schützen Ihre Organisation zusätzlich. Das empfehlen wir:
- Überprüfen Sie die Faxnummern der Empfänger vor dem Versand und nutzen Sie gespeicherte Kontakte, um fehlgeleitete Faxe zu vermeiden.
- Verwenden Sie sichere Passwörter und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für jede Nutzerin und jeden Nutzer.
- Beschränken Sie den Zugriff auf personenbezogene Gesundheitsdaten über Rollen und Berechtigungen auf autorisierte Mitarbeitende.
- Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungseinstellungen und löschen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Gesundheitsdaten und verwenden Sie ein Deckblatt mit Vertraulichkeitshinweis
Entwickelt für Gesundheitsdienstleister in Ontario
Fax.Plus unterstützt PHIPA-konformes Faxen für medizinische Kliniken und Hausarztpraxen, Zahnarztpraxen, Apotheken, Labore und Diagnosezentren, Krankenhäuser sowie Verwaltungen im Gesundheitswesen in ganz Ontario. Wenn Ihre Organisation personenbezogene Gesundheitsdaten verarbeitet, hilft Fax.Plus Ihnen, diese sicher auszutauschen.
Erstklassige Sicherheit, Unterstützung und Zuverlässigkeit
5 Mio.+
Nutzer vertrauen auf Fax.Plus, um ihr Geschäft auszubauen
99.99%
konstante, zuverlässige Verfügbarkeit bei allen Alohi-Diensten
180+
Länder nutzen Fax.Plus
Datenverschlüsselung
Schweizer Datenschutzgesetze
Papierlose Lösung
Häufig gestellte Fragen
Ist Online-Faxen PHIPA-konform?
Ja, Online-Faxen kann die Einhaltung der PHIPA unterstützen, wenn die richtigen Schutzmaßnahmen vorhanden sind: Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Nutzerauthentifizierung und Zugriffskontrollen, Prüfprotokolle und Zustellbestätigung. Fax.Plus bietet all dies, sodass Gesundheitsorganisationen in Ontario personenbezogene Gesundheitsdaten sicher senden und empfangen können.
Erlaubt die PHIPA das Faxen personenbezogener Gesundheitsdaten?
Ja. Die PHIPA verbietet das Faxen personenbezogener Gesundheitsdaten nicht. Sie verpflichtet jedoch die Verwahrer von Gesundheitsdaten (Health Information Custodians), angemessene Maßnahmen zum Schutz vor Diebstahl, Verlust und unbefugtem Zugriff zu ergreifen. Ein sicherer Online-Faxdienst mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokollen hilft, diesen Standard zu erfüllen.
Welche Funktionen sollte ein PHIPA-konformer Faxdienst bieten?
Ein PHIPA-konformer Faxdienst sollte Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Nutzerauthentifizierung mit rollenbasiertem Zugriff, vollständige Prüfprotokolle, Zustellbestätigungen sowie sichere Speicherung mit Aufbewahrungskontrollen bieten. Fax.Plus enthält all dies mit Advanced Security Controls sowie einem unterzeichneten PHIPA-Dienstleistungsvertrag (PHIPA Service Provider Agreement).
Verlangt die PHIPA, dass Faxdaten in Kanada gespeichert werden?
Nein. Die PHIPA verbietet die Speicherung personenbezogener Gesundheitsdaten außerhalb Kanadas nicht, doch viele Organisationen in Ontario bevorzugen es, sie im eigenen Land zu halten. Fax.Plus bietet kanadische Datenresidenz: Sie können Ihre Live-Daten und Backup-Daten in Toronto und Montreal speichern, verschlüsselt im Ruhezustand und bei der Übertragung.
Was ist die häufigste Ursache für faxbezogene Datenschutzverletzungen in Ontario?
Fehlgeleitete Faxe, also Faxe, die an die falsche Nummer gesendet werden. Die Datenschutzbeauftragte bzw. der Datenschutzbeauftragte von Ontario hat sie als eine der Hauptursachen für Verletzungen des Gesundheitsdatenschutzes identifiziert. Fax.Plus verringert dieses Risiko mit gespeicherten Kontakten, Zustellbestätigungen und einem durchsuchbaren Protokoll jeder Übertragung.
Benötige ich für die PHIPA-Konformität ein BAA?
Nein. Ein Business Associate Agreement ist eine HIPAA-Anforderung in den Vereinigten Staaten. Im Rahmen der PHIPA schließt Fax.Plus stattdessen einen PHIPA-Dienstleistungsvertrag (PHIPA Service Provider Agreement) mit Ihrer Organisation ab. Sie fordern ihn direkt in Ihren Kontoeinstellungen an, und sobald er unterzeichnet ist, wird Ihr Konto als PHIPA-konform gekennzeichnet.
Welcher Fax.Plus-Tarif unterstützt die PHIPA-Konformität?
Der Enterprise-Tarif. Er umfasst Advanced Security Controls, den PHIPA-Dienstleistungsvertrag (PHIPA Service Provider Agreement), Optionen zur Datenresidenz einschließlich kanadischer Regionen, rollenbasierten Zugriff, Zwei-Faktor-Authentifizierung, vollständige Prüfprotokolle sowie sicheren Email-to-Fax-Versand über die TLS-gesicherte Adresse @tls.fax.plus.
Kann ich ein PHIPA-konformes Fax per E-Mail senden?
Ja. Konforme Fax.Plus-Konten senden Email-to-Fax über eine dedizierte, TLS-gesicherte Adresse, [faxnumber]@tls.fax.plus, sodass die Nachricht bei der Übertragung verschlüsselt ist, bevor sie Fax.Plus erreicht. Dies ist im Enterprise-Tarif mit Advanced Security Controls verfügbar.
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