PHIPA-conforme fax voor de zorgsector in Ontario
Bescherm persoonlijke gezondheidsgegevens. Serviceovereenkomst inbegrepen.
Zorgorganisaties in Ontario gebruiken dagelijks de fax om patiëntendossiers, verwijzingen en recepten te delen. Volgens de PHIPA, de Personal Health Information Protection Act, moeten die gegevens in elke fase worden beschermd. Fax.Plus is een beveiligde online faxdienst die PHIPA-conform faxen ondersteunt, met versleuteling tijdens verzending en opslag, toegangscontrole op basis van rollen en een volledige audittrail voor elke fax die uw team verstuurt en ontvangt.
Waarom veilig faxen belangrijk is onder de PHIPA
De fax blijft het standaardkanaal voor verwijzingen, laboratoriumuitslagen en recepten in de Ontario-zorgsector. Maar traditionele faxapparaten laten afgedrukte persoonlijke gezondheidsgegevens in open laden liggen, bieden geen toegangscontrole en geen betrouwbaar overzicht van wie wat naar wie heeft gestuurd. De Commissaris voor Informatie en Privacy van Ontario heeft herhaaldelijk aangegeven dat foutief verzonden faxen een van de belangrijkste oorzaken zijn van privacyschendingen in de gezondheidszorg in de provincie.
Een PHIPA-conforme faxdienst dicht die gaten: documenten worden versleuteld verzonden, bezorgd in geautoriseerde postvakken in plaats van op gedeelde apparaten, en elke verzending wordt vastgelegd met een afleverbevestiging.
Beveiligingsfuncties voor PHIPA-conform faxen
- Overal versleuteling: AES-256 bij opslag, TLS tijdens verzending. Elke fax met persoonlijke gezondheidsgegevens wordt end-to-end versleuteld via web, mobiel en API.
- Toegangscontrole en authenticatie: toegang op basis van rollen, tweefactorauthenticatie, SSO en faxnummers per gebruiker, zodat alleen geautoriseerd personeel met patiëntgegevens werkt.
- Audittrails en activiteitenlogboeken: een volledig, doorzoekbaar overzicht van elke verzonden en ontvangen fax, met tijdstempels en afleverbevestigingen, klaar voor privacycontroles.
- Veilige opslag en bewaarinstellingen: versleuteld archief met configureerbare bewaartermijnen, zodat u gegevens precies zo lang bewaart als uw beleid vereist en niet langer.
- Teambeheer en machtigingen: gecentraliseerd beheerdashboard, managementhiërarchieën, faxquota en toezicht op activiteit voor klinieken en organisaties met meerdere locaties.
- Canadese gegevenslocatie: kies ervoor om uw livegegevens en back-upgegevens in Canada op te slaan, met regio's in Toronto en Montreal, zodat persoonlijke gezondheidsgegevens dicht bij huis blijven.
Hoe Fax.Plus PHIPA-conform faxen ondersteunt
Overal faxen
Verstuur en ontvang beveiligde faxen via web, desktop of mobiel. Geen faxapparaat nodig.
Klaar voor de zorg
Gedeelde en individuele nummers, eenvoudige workflows en aflevering in seconden, zelfs bij grote volumes.
Gecentraliseerd beheer
Neem medewerkers aan boord, wijs rollen toe en dwing 2FA af, met uw PHIPA-status in één oogopslag zichtbaar.
Bevestigde aflevering
Afleverbevestigingen in realtime en een doorzoekbare geschiedenis. Niemand hoeft meer te vragen of de fax is aangekomen.
PHIPA Email-to-Fax
Wilt u rechtstreeks vanuit uw inbox faxen en toch aan de regels blijven voldoen?
PHIPA-accounts versturen Email-to-Fax via een speciaal, TLS-afgedwongen adres: [faxnumber]@tls.fax.plus.
Dit is beschikbaar in het Enterprise-abonnement met Advanced Security Controls en een ondertekende PHIPA-serviceproviderovereenkomst.
Het standaardadres @fax.plus blijft van toepassing voor alle andere accounts.
PHIPA-conform worden met Fax.Plus
Kies het Enterprise-abonnement
Maak uw Fax.Plus-account aan en upgrade in enkele minuten naar het Enterprise-abonnement.
Beveilig uw account
Schakel Advanced Security Controls in om strengere accountbeleidsregels af te dwingen.
Overeenkomst aanvragen
Vraag de PHIPA-serviceproviderovereenkomst aan via het paneel met compliance-instellingen.
Ondertekenen en beginnen met faxen
Onderteken de overeenkomst en uw account wordt gemarkeerd als PHIPA-conform.
Best practices voor PHIPA-conform faxen
Een beveiligde faxdienst doet het meeste werk, maar goede gewoonten houden uw organisatie beschermd. Dit raden wij aan:
- Controleer de faxnummers van ontvangers voordat u verstuurt en gebruik opgeslagen contacten om verkeerd geadresseerde faxen te voorkomen.
- Gebruik sterke wachtwoorden en schakel tweefactorauthenticatie in voor elke gebruiker.
- Beperk de toegang tot persoonlijke gezondheidsgegevens tot geautoriseerde medewerkers via rollen en machtigingen.
- Controleer uw bewaarinstellingen en verwijder documenten die u niet meer nodig hebt.
- Train medewerkers in het omgaan met persoonlijke gezondheidsgegevens en voeg een vertrouwelijkheidsvoorblad toe
Gebouwd voor zorgverleners in Ontario
Fax.Plus ondersteunt PHIPA-conform faxen voor medische klinieken en huisartsenpraktijken, tandartspraktijken, apotheken, laboratoria en diagnostische centra, ziekenhuizen en zorgadministrateurs in heel Ontario. Als uw organisatie persoonlijke gezondheidsgegevens verwerkt, helpt Fax.Plus u om die veilig te delen.
Beveiliging, ondersteuning en betrouwbaarheid van wereldklasse
5 mln.+
gebruikers vertrouwen op Fax.Plus om hun bedrijf te laten groeien
99.99%
consistente, betrouwbare uptime voor alle Alohi-diensten
180+
Landen gebruiken Fax.Plus
Gegevensversleuteling
Zwitserse privacywetgeving
Papierloze oplossing
Veelgestelde vragen
Is online faxen PHIPA-conform?
Ja, online faxen kan PHIPA-naleving ondersteunen wanneer de juiste waarborgen aanwezig zijn: versleuteling tijdens verzending en bij opslag, gebruikersauthenticatie en toegangscontroles, audittrails en afleverbevestiging. Fax.Plus biedt dit allemaal, zodat zorgorganisaties in Ontario persoonlijke gezondheidsgegevens veilig kunnen verzenden en ontvangen.
Staat PHIPA het faxen van persoonlijke gezondheidsgegevens toe?
Ja. PHIPA verbiedt het faxen van persoonlijke gezondheidsgegevens niet. De wet vereist dat bewaarders van gezondheidsinformatie redelijke maatregelen nemen om deze te beschermen tegen diefstal, verlies en onbevoegde toegang. Een beveiligde online faxdienst met versleuteling, toegangscontroles en audittrails helpt om aan die norm te voldoen.
Welke functies moet een PHIPA-conforme faxdienst hebben?
Een PHIPA-conforme faxdienst moet versleuteling tijdens verzending en bij opslag bieden, gebruikersauthenticatie met rolgebaseerde toegang, volledige audittrails, afleverbevestigingen en beveiligde opslag met bewaarinstellingen. Fax.Plus biedt dit allemaal met Advanced Security Controls, plus een ondertekende PHIPA-serviceproviderovereenkomst.
Vereist PHIPA dat faxgegevens in Canada worden opgeslagen?
Nee. PHIPA verbiedt het opslaan van persoonlijke gezondheidsgegevens buiten Canada niet, maar veel organisaties in Ontario houden die liever in eigen land. Fax.Plus biedt Canadese gegevenslocatie: u kunt uw livegegevens en back-upgegevens opslaan in Toronto en Montreal, versleuteld bij opslag en tijdens verzending.
Wat is de meest voorkomende oorzaak van privacylekken door faxen in Ontario?
Verkeerd geadresseerde faxen, oftewel faxen die naar het verkeerde nummer zijn verstuurd. De Commissaris voor Informatie en Privacy van Ontario heeft deze aangemerkt als een van de belangrijkste oorzaken van privacylekken in de gezondheidszorg. Fax.Plus beperkt dit risico met opgeslagen contacten, afleverbevestigingen en een doorzoekbaar overzicht van elke verzending.
Heb ik een BAA nodig voor PHIPA-naleving?
Nee. Een Business Associate Agreement is een HIPAA-vereiste in de Verenigde Staten. Onder PHIPA ondertekent Fax.Plus in plaats daarvan een PHIPA-serviceproviderovereenkomst met uw organisatie. U vraagt deze rechtstreeks aan via uw accountinstellingen en zodra de overeenkomst is ondertekend, wordt uw account gemarkeerd als PHIPA-conform.
Welk Fax.Plus-abonnement ondersteunt PHIPA-naleving?
Het Enterprise-abonnement. Dit omvat Advanced Security Controls, de PHIPA-serviceproviderovereenkomst, opties voor gegevenslocatie waaronder Canadese regio's, rolgebaseerde toegang, tweefactorauthenticatie, volledige audittrails en beveiligde Email-to-Fax via het TLS-afgedwongen adres @tls.fax.plus.
Kan ik een PHIPA-conforme fax vanuit e-mail versturen?
Ja. Conforme Fax.Plus-accounts versturen Email-to-Fax via een speciaal, TLS-afgedwongen adres, [faxnumber]@tls.fax.plus, zodat het bericht tijdens verzending is versleuteld voordat het Fax.Plus bereikt. Dit is beschikbaar met het Enterprise-abonnement met Advanced Security Controls.
Ontdek meer over veilig faxen
Verstuur zorgdocumenten veilig, verdiep u verder in compliance en koppel faxen aan de manier waarop uw team werkt.
Compliancebronnen
Faxen op uw manier
Begin veilig te faxen onder PHIPA
Houd patiëntgegevens beschermd en uw team efficiënt. Ga aan de slag met Fax.Plus of plan een demo in, dan begeleiden wij u bij het opzetten van PHIPA-conform faxen voor uw organisatie.
Werk met ons samen!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Zwitserse Bondsstaat
Innosuisse - Zwitsers Innovatieagentschap
