Can You Fax Medical Records?

Oui, si vous suivez les mesures de protection HIPAA. Utilisez un service de fax conforme à la norme HIPAA comme Fax.Plus, limitez l’accès avec des rôles et MFA, incluez une page de garde confidentielle, vérifiez le numéro et conservez les confirmations de livraison et les journaux d’audit. Fax.Plus prend en charge ces contrôles et offre un BAA.

What if a fax is sent to the wrong number?

Traitez-le comme une violation potentielle. Suivez votre plan d’intervention en cas d’incident : avisez les responsables de la confidentialité ou de la sécurité, tentez de récupérer ou de détruire les renseignements mal acheminés, documentez l’événement dans votre journal et déterminez si un avis de violation est requis. Renforcez la vérification des numéros pour éviter les répétitions.

Can Fax.Plus integrate with my EHR or email?

Utilisez l’API Fax.Plus ou les règles de routage pour classer les fax dans la boîte de réception ou le flux de travail de la bonne équipe. En mode HIPAA, les PHI ne sont pas envoyées sous forme de pièces jointes à des courriels ; le personnel consulte les documents dans le portail sécurisé.

Fax de dossiers médicaux : un guide pour les médecins, les infirmières et les assistants

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Règles HIPAA pour la télécopie des dossiers médicaux

La norme HIPAA exige des mesures de protection techniques et administratives lors de la télécopie de renseignements de santé protégés (PHI).

Mesures de protection techniques

Mesures technologiques qui empêchent l'accès non autorisé et garantissent que les informations de santé protégées (ISP) restent protégées pendant la télécopie.

Chiffrer toutes les données en transit et au repos pour protéger les ISP.
Limiter l'accès aux appareils : Utiliser des identifiants uniques avec une authentification multifactorielle et restreindre les autorisations de fax au personnel autorisé.
Sécuriser les télécopieurs physiques : placer les appareils dans des zones surveillées ou à accès contrôlé, et les verrouiller lorsqu'ils ne sont pas utilisés.
Vérifier les détails de la transmission : revérifier le numéro de fax du destinataire avant d'envoyer et confirmer la réception avec la partie concernée.

Mesures administratives

Politiques, procédures et pratiques de formation qui garantissent que les processus de télécopie protègent systématiquement les ISP.

Établir des politiques écrites précisant qui peut envoyer des ISP et comment les numéros de destinataires sont vérifiés.
Utiliser une page de garde conforme à la norme HIPAA : Inclure les détails de l'expéditeur et du destinataire, ainsi qu'un avis de confidentialité.
Former tout le personnel qui manipule les ISP télécopiées aux procédures de sécurité et aux règles HIPAA.
Tenir des pistes d'audit : Enregistrer qui a envoyé ou reçu chaque fax, ainsi que la date, l'heure et le lieu.
Protéger les ISP stockées : Chiffrer les copies numériques, conserver les fax papier dans un stockage verrouillé et éliminer les enregistrements obsolètes.

/ Comment faire

Comment envoyer des dossiers médicaux par fax en toute sécurité

Pour commencer, confirmez l'autorisation du patient ou une autre base juridique valable pour la divulgation. Ensuite, rassemblez tous les documents requis (par exemple, les notes de dossier, les analyses de laboratoire, les références) et vérifiez qu'ils sont exacts et complets. Enfin, suivez ce flux de travail simple en utilisant Fax.Plus pour garantir la conformité et la traçabilité.

Comment envoyer un fax avec des ISP

Une fois que vous avez configuré le mode HIPAA pour votre organisation et que vous vous êtes assuré qu'un BAA est en place.

Allez dans la section Envoyer un fax de votre tableau de bord Fax.Plus, et tapez le numéro de fax vérifié de votre destinataire, y compris l'indicatif du pays et l'indicatif régional. Vous pouvez envoyer un fax en ligne depuis un ordinateur vers plusieurs numéros de fax en même temps.

Joindre des fichiers (PDF, TIFF ou pages numérisées) et ajouter votre page de garde HIPAA comme première page avec le générateur de page de garde Fax.Plus.

Envoyer en toute sécurité. En mode HIPAA, les ISP ne sont pas envoyées par e-mail en pièces jointes ; les utilisateurs sont avertis de les consulter dans le portail sécurisé.

Surveiller l'état de la livraison dans le tableau de bord et enregistrer la confirmation de livraison dans le dossier du patient.

Conserver le journal d'audit conformément à votre politique et acheminer les fax entrants vers la boîte de réception de l'équipe appropriée pour le suivi.

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Devenez conforme à la norme HIPAA sur Fax.Plus

Découvrez comment devenir conforme à la norme HIPAA sur Fax.Plus grâce à ce tutoriel étape par étape.

Créer un compte sur Fax.Plus et acheter un forfait Enterprise

Transférez ou ajoutez un numéro de fax à votre compte.

Répondez aux exigences de résidence des données en sélectionnant l'emplacement approprié du centre de données dans l'onglet de conformité.

Activez les contrôles de sécurité avancés pour mieux sécuriser votre compte.

Demandez et signez un accord de partenariat Business (BAA) pour officiellement déclarer votre compte comme entièrement conforme à la loi HIPAA.

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Erreurs courantes et comment les éviter

La plupart des incidents proviennent de lacunes dans les processus, et non de la technologie. Les erreurs courantes à éviter sont les suivantes :

Mauvais numéro : Effectuez toujours une deuxième vérification.
Absence de page de garde : Augmente le risque de divulgation non autorisée.
Omission de la confirmation : Sans preuve de livraison, les audits sont plus difficiles.
Formation insuffisante : Entraîne des problèmes de conformité évitables.
Mauvaise tenue des registres : Conservez les journaux dans les dossiers des patients pour faciliter les audits.

Lors de l'envoi d'un fax, l'assistant médical doit

Lors de la transmission d'un fax contenant des informations sur un patient, l'assistant médical doit s'assurer que chaque étape est conforme aux directives HIPAA. Cela comprend :

Vérifiez que le mode HIPAA et les fonctions de sécurité sont activés.
Utilisez la page de garde confidentielle appropriée.
Confirmez le numéro de fax pour éviter que les informations médicales personnelles ne soient mal acheminées.
Conservez un registre des fax envoyés et des confirmations pour les audits.

Fax ou e-mail : Pourquoi le fax est le meilleur choix

La télécopie des dossiers médicaux peut sembler démodée, mais elle reste une méthode sécurisée. Contrairement au courrier électronique, les données de fax transitent par le réseau téléphonique, ce qui les rend moins vulnérables aux cyberattaques. Grâce aux améliorations modernes, les services comme Fax.Plus combinent la télécopie traditionnelle avec une sécurité Internet de pointe. Cela signifie que vous n'avez pas à investir dans un vieux télécopieur ni à vous soucier d'une technologie obsolète.

Pratique risquée et non conforme

Les fax imprimés restent sur une machine partagée où n'importe qui peut consulter les informations médicales personnelles.
Le fax vers e-mail envoie les informations médicales personnelles sous forme de pièces jointes ouvertes.
Aucune piste d'audit ni preuve de livraison.

Pratique conforme (Fax.Plus)

Accès basé sur les rôles ; les informations médicales personnelles ne sont consultées que dans le portail sécurisé Fax.Plus.
Le mode HIPAA désactive les pièces jointes d'e-mail contenant des informations médicales personnelles ; le personnel reçoit plutôt des notifications sécurisées.
Les confirmations de livraison et les journaux d'audit indiquent qui a envoyé, quand et à qui.

Combien de temps faut-il pour envoyer des dossiers médicaux par fax ?

L'envoi de dossiers médicaux via Fax.Plus est presque instantané. Une fois vos documents téléchargés et les paramètres de sécurité en place, votre fax est envoyé en quelques secondes. Ce processus rapide est idéal pour les situations urgentes où le temps est critique.

Fax.Plus effectue automatiquement de nouvelles tentatives sur les lignes occupées pour assurer la livraison. Les documents longs ou les nouvelles tentatives répétées peuvent ajouter quelques minutes. Des confirmations de livraison sont fournies pour chaque fax, alors prévoyez du temps pour l'examen dans les flux de travail urgents.

Envoi de fax sécurisé de dossiers médicaux avec Fax.Plus

Fax.Plus réduit les risques tout en assurant la productivité des équipes.

Conforme aux exigences HIPAA, le mode HIPAA conserve les informations de santé protégées (ISP) dans le portail sécurisé. Un accord de partenariat (BAA) signé est disponible pour les entités couvertes et leurs partenaires commerciaux.
Stocke les données dans des centres hautement sécurisés répartis dans plusieurs pays, avec la possibilité de choisir le lieu de stockage pour se conformer aux lois régionales sur la résidence des données.
Utilise la norme de chiffrement avancé (AES) 256 bits pour les données au repos et en transit.
Prend en charge l'accès basé sur les rôles.
Fournit des confirmations de livraison et une nouvelle tentative instantanée sur les lignes occupées pour une transmission fiable.

Plan HIPAA

Pourquoi Fax.Plus

Choisissez un service conforme à la norme HIPAA qui évolue. Fax.Plus offre une intégration simple, la portabilité des numéros, des autorisations granulaires, des options de résidence des données et une API pour l'automatisation, utile pour les cliniques, les hôpitaux, les laboratoires et les agences de santé publique.
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Conformité HIPAA intégrée

Fax.Plus est conçu comme une solution de fax conforme à la norme HIPAA avec de multiples niveaux de protection. Fax.Plus fournit un BAA signé avec les comptes Enterprise.

Accès aux dossiers PHI

Rationalisez la gestion des dossiers en accédant aux pistes d’audit des fax envoyés. Recherchez facilement dans vos archives à l’aide de notes dédiées pour trouver les fax stockés, ce qui vous permet de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité.

Fax HIPAA sécurisé

Nous utilisons un puissant cryptage AES 256 bits pour les documents stockés, chaque utilisateur ayant sa propre clé de cryptage unique.

Contrôles d'administration avancés

Rationalisez la gestion du personnel grâce à des outils flexibles pour améliorer la sécurité, la conformité et l’efficacité opérationnelle.

Flux de travail simplifié pour le personnel

Nos applications conviviales contournent la complexité des systèmes d’information radiologique (SIR), des dossiers de santé électroniques (DSE) et des systèmes de gestion de la pratique (PM).

Rentabilité

Profitez de la visibilité de toutes les dépenses, en choisissant parmi différents plans adaptés aux besoins de l’administration, y compris des options pour les besoins à volume élevé.

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Fax conforme à la norme HIPAA

FAQ

Pouvez-vous envoyer des dossiers médicaux par fax ?

Oui, si vous respectez les mesures de protection HIPAA. Utilisez un service de fax conforme à la norme HIPAA comme Fax.Plus, limitez l'accès avec des rôles et l'authentification multifacteur (MFA), incluez une page de garde confidentielle, vérifiez le numéro et conservez les confirmations de livraison et les journaux d'audit. Fax.Plus prend en charge ces contrôles et offre un BAA.

Quelles sont les exigences pour l'envoi de dossiers médicaux par fax?

Transport sécurisé, identité vérifiée, données minimales nécessaires et documentation. Confirmez l'autorisation du patient, chiffrez les données en transit et au repos, utilisez une page de garde confidentielle, vérifiez la destination et conservez la preuve de livraison et les journaux d'audit. Documentez votre politique et formez le personnel.

Comment créer une page de garde de fax conforme à la norme HIPAA?

Pour créer une page de garde de fax conforme à la norme HIPAA, faites preuve de simplicité et de protection. Indiquez les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, la date, le but, le numéro de rappel, le nombre total de pages et un court avis de confidentialité. Évitez les informations de santé protégées (ISP) inutiles, n'utilisez que le minimum requis pour identifier le patient.

Que se passe-t-il si un fax est envoyé au mauvais numéro?

Considérez cela comme une violation potentielle. Suivez votre plan de réponse aux incidents: informez les responsables de la confidentialité et de la sécurité, tentez de récupérer ou de détruire les informations mal acheminées, documentez l'événement dans votre journal et déterminez si une notification de violation est requise. Renforcez la vérification des numéros pour éviter les répétitions.

Fax.Plus peut-il s'intégrer à mon dossier de santé électronique (DSE) ou à mon courriel?

Utilisez l'API Fax.Plus ou les règles de routage pour classer les fax dans la boîte de réception ou le flux de travail de la bonne équipe. En mode HIPAA, les informations de santé protégées (ISP) ne sont pas envoyées en pièces jointes aux courriels; le personnel consulte les documents dans le portail sécurisé.

Ai-je besoin d'un BAA pour utiliser Fax.Plus dans le secteur de la santé?

Oui, si vous êtes une entité couverte ou un partenaire Business. Fax.Plus fournit un BAA afin que vous puissiez utiliser la plateforme pour l’ePHI.

Puis-je conserver mes numéros de fax existants?

Oui. Portez vos numéros vers Fax.Plus pour éviter de modifier les coordonnées ou de perturber les communications avec les patients et les partenaires.

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