Fax em conformidade com a PHIPA para a saúde em Ontário
Proteja a informação de saúde pessoal. Acordo de prestação de serviços incluído.
As organizações de saúde em Ontário recorrem diariamente ao fax para partilhar registos de pacientes, encaminhamentos e prescrições. Ao abrigo da PHIPA, a Lei de Proteção da Informação de Saúde Pessoal (Personal Health Information Protection Act), essa informação tem de ser protegida em todas as etapas. Fax.Plus é um serviço de fax online seguro que suporta o envio de fax em conformidade com a PHIPA, com encriptação em trânsito e em repouso, controlos de acesso baseados em funções e um registo de auditoria completo de cada fax que a sua equipa envia e recebe.
Porque é que o envio seguro de fax é importante ao abrigo da PHIPA
O fax continua a ser o canal predefinido para encaminhamentos, resultados laboratoriais e prescrições na saúde em Ontário. Contudo, as máquinas de fax tradicionais deixam a informação de saúde pessoal impressa em tabuleiros abertos, não oferecem qualquer controlo de acesso nem um registo fiável de quem enviou o quê e a quem. O Information and Privacy Commissioner of Ontario (Comissário de Informação e Privacidade de Ontário) tem identificado repetidamente os faxes enviados para o destinatário errado como uma das principais causas de violações da privacidade da saúde na província.
Um serviço de fax em conformidade com a PHIPA elimina essas lacunas: os documentos são transmitidos encriptados, entregues em caixas de entrada autorizadas em vez de máquinas partilhadas, e cada transmissão fica registada com confirmação de entrega.
Funcionalidades de segurança concebidas para o envio de fax em conformidade com a PHIPA
- Encriptação em todo o lado: AES-256 em repouso, TLS em trânsito. Todos os faxes com informação de saúde pessoal são encriptados de ponta a ponta na web, no telemóvel e na API.
- Controlos de acesso e autenticação: acesso baseado em funções, autenticação de dois fatores, SSO e números de fax por utilizador, para que apenas o pessoal autorizado trate a informação dos pacientes.
- Registos de auditoria e de atividade: um registo completo e pesquisável de cada fax enviado e recebido, com carimbos de data/hora e confirmações de entrega, pronto para revisões de privacidade.
- Armazenamento seguro e controlos de retenção: arquivo encriptado com retenção configurável, para que mantenha os registos durante o tempo que as suas políticas exigirem e nem mais um dia.
- Gestão de equipas e permissões: painel de administração centralizado, hierarquias de gestão, quotas de fax e supervisão da atividade para clínicas e organizações com vários locais.
- Residência dos dados no Canadá: opte por armazenar os seus dados em tempo real e as cópias de segurança no Canadá, com regiões de Toronto e Montreal disponíveis, para que a informação de saúde pessoal fique perto de casa.
Como Fax.Plus suporta o envio de fax em conformidade com a PHIPA
Envie fax a partir de qualquer lugar
Envie e receba faxes seguros através da web, do computador ou do telemóvel. Não precisa de máquina de fax.
Pronto para a saúde
Números partilhados e individuais, fluxos de trabalho simples e entrega em segundos, mesmo com grandes volumes.
Gestão centralizada
Integre colaboradores, atribua funções e imponha 2FA, com o estado de conformidade com a PHIPA visível num relance.
Entrega confirmada
Confirmações de entrega em tempo real e histórico pesquisável. Ninguém precisa de perguntar se o fax chegou.
Email-to-Fax com PHIPA
Precisa de enviar fax diretamente a partir da sua caixa de correio e manter a conformidade?
As contas PHIPA enviam Email-to-Fax através de um endereço dedicado, com TLS obrigatório: [faxnumber]@tls.fax.plus.
Está disponível no plano Enterprise com Advanced Security Controls e um Acordo de Prestação de Serviços PHIPA (PHIPA Service Provider Agreement) assinado.
O endereço @fax.plus padrão continua disponível para todas as outras contas.
Como ficar em conformidade com a PHIPA em Fax.Plus
Adira ao plano Enterprise
Crie a sua conta Fax.Plus e mude para o plano Enterprise em minutos.
Proteja a conta
Ative Advanced Security Controls para impor políticas de conta mais rigorosas.
Solicitar o acordo
Solicite o Acordo de Prestação de Serviços PHIPA no painel de definições de conformidade.
Assinar e começar a enviar faxes
Assine o acordo e a sua conta fica marcada como em conformidade com a PHIPA.
Boas práticas para o envio de fax em conformidade com a PHIPA
Um serviço de fax seguro faz a maior parte do trabalho, mas bons hábitos mantêm a sua organização protegida. Eis o que recomendamos:
- Verifique os números de fax dos destinatários antes de enviar e utilize contactos guardados para evitar o envio de faxes para o número errado.
- Utilize palavras-passe fortes e ative a autenticação de dois fatores para todos os utilizadores.
- Limite o acesso à informação de saúde pessoal ao pessoal autorizado através de funções e permissões.
- Reveja as suas definições de retenção e elimine os documentos de que já não precisa.
- Forme a equipa sobre o tratamento de informação de saúde pessoal e inclua uma folha de rosto de confidencialidade
Concebido para prestadores de cuidados de saúde de Ontário
Fax.Plus suporta o envio de fax em conformidade com a PHIPA para clínicas médicas e consultórios de medicina familiar, consultórios dentários, farmácias, laboratórios e centros de diagnóstico, hospitais e administradores de saúde em todo o Ontário. Se a sua organização trata informação de saúde pessoal, Fax.Plus ajuda a partilhá-la em segurança.
Segurança, suporte e fiabilidade de classe mundial
5 M+
utilizadores confiam em Fax.Plus para fazer crescer o seu negócio
99.99%
disponibilidade consistente e fiável em todos os serviços Alohi
180+
Países utilizam Fax.Plus
Encriptação de dados
Leis suíças de privacidade
Solução sem papel
Perguntas frequentes
O envio de fax online está em conformidade com a PHIPA?
Sim, o envio de fax online pode apoiar a conformidade com a PHIPA quando existem as salvaguardas adequadas: encriptação em trânsito e em repouso, autenticação de utilizadores e controlos de acesso, registos de auditoria e confirmação de entrega. Fax.Plus disponibiliza tudo isto, para que as organizações de saúde de Ontário possam enviar e receber informação de saúde pessoal em segurança.
A PHIPA permite o envio de informação de saúde pessoal por fax?
Sim. A PHIPA não proíbe o envio de informação de saúde pessoal por fax. Exige que os depositários de informação de saúde tomem medidas razoáveis para a proteger contra roubo, perda e acesso não autorizado. Um serviço de fax online seguro, com encriptação, controlos de acesso e registos de auditoria, ajuda a cumprir esse padrão.
Que funcionalidades deve ter um serviço de fax em conformidade com a PHIPA?
Um serviço de fax em conformidade com a PHIPA deve oferecer encriptação em trânsito e em repouso, autenticação de utilizadores com acesso baseado em funções, registos de auditoria completos, confirmações de entrega e armazenamento seguro com controlos de retenção. Fax.Plus inclui tudo isto com Advanced Security Controls, além de um Acordo de Prestação de Serviços PHIPA assinado.
A PHIPA exige que os dados de fax sejam armazenados no Canadá?
Não. A PHIPA não proíbe o armazenamento de informação de saúde pessoal fora do Canadá, mas muitas organizações de Ontário preferem mantê-la no país. Fax.Plus oferece residência de dados no Canadá: pode armazenar os seus dados em tempo real e as cópias de segurança em Toronto e Montreal, encriptados em repouso e em trânsito.
Qual é a causa mais comum de violações de privacidade relacionadas com fax em Ontário?
Os faxes enviados para o número errado por engano. O Information and Privacy Commissioner of Ontario identificou-os como uma das principais causas de violações de privacidade na saúde. Fax.Plus reduz este risco com contactos guardados, confirmações de entrega e um registo pesquisável de cada transmissão.
Preciso de um BAA para cumprir a PHIPA?
Não. Um Business Associate Agreement é um requisito da HIPAA nos Estados Unidos. No âmbito da PHIPA, Fax.Plus assina, em alternativa, um Acordo de Prestação de Serviços PHIPA com a sua organização. Solicita-o diretamente nas definições da conta e, depois de assinado, a sua conta fica marcada como em conformidade com a PHIPA.
Que plano de Fax.Plus suporta a conformidade com a PHIPA?
O plano Enterprise. Inclui Advanced Security Controls, o Acordo de Prestação de Serviços PHIPA, opções de residência de dados, incluindo regiões canadianas, acesso baseado em funções, autenticação de dois fatores, registos de auditoria completos e Email-to-Fax seguro através do endereço @tls.fax.plus com TLS obrigatório.
Posso enviar um fax em conformidade com a PHIPA a partir do e-mail?
Sim. As contas Fax.Plus em conformidade enviam Email-to-Fax através de um endereço dedicado com TLS obrigatório, [faxnumber]@tls.fax.plus, pelo que a mensagem é encriptada em trânsito antes de chegar a Fax.Plus. Está disponível no plano Enterprise com Advanced Security Controls.
Descubra mais sobre o envio seguro de faxes
Envie documentos de saúde em segurança, aprofunde o tema da conformidade e integre o envio de fax na forma de trabalhar da sua equipa.
Recursos de conformidade
Envie fax à sua maneira
Comece a enviar fax em segurança ao abrigo da PHIPA
Mantenha a informação dos pacientes protegida e a sua equipa eficiente. Comece a utilizar Fax.Plus ou agende uma demonstração e acompanhamos o processo de configuração de envio de fax em conformidade com a PHIPA para a sua organização.
Seja nosso parceiro!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Confederação Suíça
Innosuisse - Agência Suíça de Inovação
