Fax conforme con PHIPA para el sector sanitario de Ontario
Proteja la información personal de salud. Acuerdo de servicio incluido.
Las organizaciones sanitarias de Ontario utilizan el fax a diario para compartir historiales de pacientes, derivaciones y recetas. Según PHIPA, la Ley de Protección de la Información Personal de Salud (Personal Health Information Protection Act), esa información debe protegerse en cada paso. Fax.Plus es un servicio de fax en línea seguro que permite enviar faxes conformes con PHIPA, con cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso basados en roles y un registro de auditoría completo de cada fax que su equipo envía y recibe.
Por qué es importante el envío seguro de fax según PHIPA
El fax sigue siendo el canal habitual para derivaciones, resultados de laboratorio y recetas en el sector sanitario de Ontario. Sin embargo, los equipos de fax tradicionales dejan la información personal de salud impresa en bandejas abiertas, no ofrecen control de acceso ni un registro fiable de quién envió qué y a quién. La Comisionada de Información y Privacidad de Ontario ha señalado en repetidas ocasiones que los faxes enviados por error a destinatarios equivocados son una de las principales causas de brechas de privacidad en materia de salud en la provincia.
Un servicio de fax conforme con PHIPA elimina esas carencias: los documentos se transmiten cifrados, se entregan en bandejas de entrada autorizadas en lugar de equipos compartidos y cada transmisión queda registrada con confirmación de entrega.
Funciones de seguridad diseñadas para el envío de fax conforme con PHIPA
- Cifrado en todas partes: AES-256 en reposo y TLS en tránsito. Cada fax con información personal de salud se cifra de extremo a extremo en la web, el móvil y la API.
- Controles de acceso y autenticación: acceso basado en roles, autenticación de dos factores, SSO y números de fax por usuario, para que solo el personal autorizado gestione la información de los pacientes.
- Registros de auditoría y de actividad: un registro completo y con función de búsqueda de cada fax enviado y recibido, con marcas de tiempo y confirmaciones de entrega, listo para revisiones de privacidad.
- Almacenamiento seguro y controles de retención: archivo cifrado con retención configurable, para que conserve los registros el tiempo que exijan sus políticas y ni un día más.
- Gestión de equipos y permisos: panel de administración centralizado, jerarquías de gestión, cuotas de fax y supervisión de la actividad para clínicas y organizaciones con varias sedes.
- Residencia de datos en Canadá: elija almacenar sus datos activos y sus copias de seguridad en Canadá, con regiones disponibles en Toronto y Montreal, para que la información personal de salud permanezca cerca de casa.
Cómo Fax.Plus facilita el envío de fax conforme con PHIPA
Envíe fax desde cualquier lugar
Envíe y reciba faxes seguros desde la web, el escritorio o el móvil. No necesita una máquina de fax.
Preparado para el sector sanitario
Números compartidos e individuales, flujos de trabajo sencillos y entrega en segundos incluso con un volumen elevado.
Gestión centralizada
Incorpore a su personal, asigne roles y exija 2FA, con su estado de PHIPA visible de un vistazo.
Entrega confirmada
Confirmaciones de entrega en tiempo real e historial con función de búsqueda. Nadie tendrá que preguntar si el fax llegó.
Email-to-Fax con PHIPA
¿Necesita enviar faxes directamente desde su bandeja de entrada sin dejar de cumplir la normativa?
Las cuentas PHIPA envían Email-to-Fax a través de una dirección dedicada que exige TLS: [faxnumber]@tls.fax.plus.
Está disponible en el plan Enterprise con Advanced Security Controls y un Acuerdo de proveedor de servicios de PHIPA firmado.
La dirección estándar @fax.plus se mantiene para todas las demás cuentas.
Cómo cumplir con PHIPA en Fax.Plus
Pase al plan Enterprise
Cree su cuenta de Fax.Plus y actualice al plan Enterprise en cuestión de minutos.
Proteja su cuenta
Active Advanced Security Controls para aplicar políticas de cuenta más estrictas.
Solicite el acuerdo
Solicite el Acuerdo de proveedor de servicios de PHIPA desde el panel de configuración de cumplimiento.
Firme y empiece a enviar faxes
Firme el acuerdo y su cuenta quedará marcada como conforme con PHIPA.
Buenas prácticas para el envío de faxes conforme con PHIPA
Un servicio de fax seguro hace la mayor parte del trabajo, pero los buenos hábitos mantienen protegida a su organización. Esto es lo que recomendamos:
- Verifique los números de fax de los destinatarios antes de enviar y utilice contactos guardados para evitar faxes enviados a un número equivocado.
- Utilice contraseñas seguras y active la autenticación de dos factores para todos los usuarios.
- Limite el acceso a la información personal de salud al personal autorizado mediante roles y permisos.
- Revise su configuración de retención y elimine los documentos que ya no necesite.
- Capacite al personal en el manejo de la información personal de salud e incluya una portada de confidencialidad
Creado para los proveedores de atención médica de Ontario
Fax.Plus permite el envío de faxes conforme con PHIPA para clínicas médicas y consultorios de medicina familiar, consultorios dentales, farmacias, laboratorios y centros de diagnóstico, hospitales y administradores sanitarios de todo Ontario. Si su organización maneja información personal de salud, Fax.Plus le ayuda a compartirla de forma segura.
Seguridad, soporte y fiabilidad de primer nivel
5 M+
usuarios confían en Fax.Plus para hacer crecer su negocio
99.99%
disponibilidad constante y fiable en todos los servicios de Alohi
180+
Países utilizan Fax.Plus
Cifrado de datos
Leyes suizas de privacidad
Solución sin papel
Preguntas frecuentes
¿El envío de faxes en línea es conforme con PHIPA?
Sí, el envío de faxes en línea puede respaldar el cumplimiento de PHIPA cuando se aplican las medidas de protección adecuadas: cifrado en tránsito y en reposo, autenticación de usuarios y controles de acceso, registros de auditoría y confirmación de entrega. Fax.Plus ofrece todo esto, de modo que las organizaciones sanitarias de Ontario pueden enviar y recibir información personal de salud de forma segura.
¿PHIPA permite enviar información personal de salud por fax?
Sí. PHIPA no prohíbe enviar información personal de salud por fax. Exige que los custodios de información de salud tomen medidas razonables para protegerla contra el robo, la pérdida y el acceso no autorizado. Un servicio de fax en línea seguro con cifrado, controles de acceso y registros de auditoría ayuda a cumplir ese estándar.
¿Qué funciones debe tener un servicio de fax conforme con PHIPA?
Un servicio de fax conforme con PHIPA debe ofrecer cifrado en tránsito y en reposo, autenticación de usuarios con acceso basado en roles, registros de auditoría completos, confirmaciones de entrega y almacenamiento seguro con controles de retención. Fax.Plus incluye todo esto con Advanced Security Controls, además de un Acuerdo de proveedor de servicios de PHIPA firmado.
¿PHIPA exige que los datos de los faxes se almacenen en Canadá?
No. PHIPA no prohíbe almacenar información personal de salud fuera de Canadá, pero muchas organizaciones de Ontario prefieren mantenerla en el país. Fax.Plus ofrece residencia de datos en Canadá: puede almacenar sus datos activos y sus copias de seguridad en Toronto y Montreal, cifrados en reposo y en tránsito.
¿Cuál es la causa más común de brechas de privacidad relacionadas con faxes en Ontario?
Los faxes enviados a un destinatario equivocado, es decir, a un número incorrecto. La Comisionada de Información y Privacidad de Ontario los ha identificado como una de las principales causas de brechas de privacidad en materia de salud. Fax.Plus reduce este riesgo con contactos guardados, confirmaciones de entrega y un registro con función de búsqueda de cada transmisión.
¿Necesito un BAA para cumplir con PHIPA?
No. Un Business Associate Agreement es un requisito de HIPAA en Estados Unidos. Conforme con PHIPA, Fax.Plus firma con su organización un Acuerdo de proveedor de servicios de PHIPA. Usted lo solicita directamente desde la configuración de su cuenta y, una vez firmado, su cuenta queda marcada como conforme con PHIPA.
¿Qué plan de Fax.Plus permite cumplir con PHIPA?
El plan Enterprise. Incluye Advanced Security Controls, el Acuerdo de proveedor de servicios de PHIPA, opciones de residencia de datos, incluidas regiones de Canadá, acceso basado en roles, autenticación de dos factores, registros de auditoría completos y Email-to-Fax seguro a través de la dirección @tls.fax.plus con TLS obligatorio.
¿Puedo enviar un fax conforme con PHIPA desde el correo electrónico?
Sí. Las cuentas conformes de Fax.Plus envían Email-to-Fax a través de una dirección dedicada con TLS obligatorio, [faxnumber]@tls.fax.plus, de modo que el mensaje se cifra en tránsito antes de llegar a Fax.Plus. Esta opción está disponible en el plan Enterprise con Advanced Security Controls.
Descubra más sobre el envío de fax seguro
Envíe documentos sanitarios de forma segura, profundice en el cumplimiento normativo y conecte el envío de faxes con la forma de trabajar de su equipo.
Recursos de cumplimiento normativo
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