Der gedruckte Bericht, den ein Faxgerät erstellt, um zu bestätigen, ob ein gesendetes Fax tatsächlich übertragen wurde – und die digitale Version desselben Nachweises von Fax.Plus.
- Ein Übertragungsbericht ist der Ausdruck, den ein herkömmliches Faxgerät nach dem Senden erstellt und der Erfolg oder Misserfolg anzeigt.
- Er enthält in der Regel die Nummer des Empfängers, Datum und Uhrzeit, die Seitenzahl und das Ergebnis der Übertragung.
- Viele Geräte drucken einen solchen Bericht nur dann automatisch, wenn ein Fax fehlschlägt. Damit bei jeder Übertragung ein Bericht gedruckt wird, muss eine Einstellung geändert werden.
- Fax.Plus ersetzt den Papierausdruck durch einen digitalen Advanced Confirmation Report, den Sie für jedes Fax im Ordner „Gesendet“ finden.
Was ist ein Übertragungsbericht?
Ein Übertragungsbericht ist der Ausdruck, den ein herkömmliches Faxgerät nach dem Senden erstellt und der zeigt, ob die Übertragung erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Ein typischer Bericht enthält die Nummer des Empfängers, Datum und Uhrzeit, die Seitenzahl und das Ergebnis – alles, was nötig ist, um nachzuweisen, dass ein Fax tatsächlich versendet wurde.
Warum er oft unbemerkt bleibt
Viele Geräte drucken einen Bericht nur dann automatisch, wenn ein Fax fehlschlägt. Erfolgreiche Sendungen bleiben somit ohne Nachweis auf Papier, es sei denn, jemand ändert die Einstellung, sodass bei jeder Übertragung ein Bericht gedruckt wird. Diese Voreinstellung überrascht viele, wenn sie einen Nachweis brauchen, dass das betreffende Dokument tatsächlich versendet wurde.
Das digitale Pendant von Fax.Plus
Fax.Plus ersetzt den Papierausdruck durch die Bestätigungsseite, die jedes gesendete Fax erhält. Sie wird automatisch erstellt und steht für jedes Fax im Ordner Gesendet zur Verfügung, nicht nur für fehlgeschlagene. Sie enthält dieselben wesentlichen Angaben – Datum, Uhrzeit und Seitenzahl – sowie eine Miniaturansicht der ersten Seite und einen QR-Code zur Überprüfung. Der zugrunde liegende konkrete Faxeintrag bleibt so lange im Konto verfügbar, wie er aufbewahrt wird.
Was ein Bericht tatsächlich belegt
Ein Übertragungsbericht belegt, dass eine Verbindung zustande kam und beide Faxgeräte die Daten ausgetauscht und bestätigt haben – nicht mehr. Er ist ein Nachweis auf Übertragungsebene und kein Beleg dafür, was danach geschah: Er bestätigt nicht, dass eine Person das Dokument tatsächlich geöffnet oder gelesen hat, und für sich genommen gilt er nicht in jedem Zusammenhang automatisch als rechtlicher Empfangsnachweis. Verlässlich belegt er, dass der technische Austausch zwischen den beiden Geräten erfolgreich abgeschlossen wurde.
Ein häufiger Fall: der fehlende Ausdruck
Ein Büromitarbeiter sieht nach dem Senden eines wichtigen Dokuments im Papierfach eines gemeinsam genutzten Faxgeräts nach dem Übertragungsbericht und findet nichts, weil die Einstellung auf „nur bei Fehlern“ stand. Ein Konto in der cloud hätte denselben Nachweis in dem Moment auf dem Bildschirm angezeigt, in dem das Fax versendet wurde – ohne Papierfach, das man prüfen muss, und ohne etwas zu verlieren.
Häufige Fragen
Druckt Fax.Plus einen Übertragungsbericht?
Nein. Stattdessen erstellt Fax.Plus für jedes gesendete Fax einen digitalen Advanced Confirmation Report, den Sie im Ordner „Gesendet“ finden – es gibt also nichts zu drucken und nichts, was verloren gehen kann.
Druckt ein Faxgerät für jedes Fax einen Übertragungsbericht?
Standardmäßig nicht. Die meisten Geräte drucken nur dann automatisch einen Bericht, wenn ein Fax fehlschlägt. Um einen Nachweis über eine erfolgreiche Übertragung zu erhalten, muss daher in der Regel zuerst diese Einstellung geändert werden.
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