Het afgedrukte rapport dat een faxapparaat produceert om te bevestigen of een verzonden fax daadwerkelijk is aangekomen, en de digitale versie van datzelfde bewijs van Fax.Plus.
- Een verzendverificatierapport is de afdruk die een traditioneel faxapparaat na het verzenden genereert en waarop staat of het verzenden is geslaagd of mislukt.
- Het vermeldt doorgaans het nummer van de ontvanger, de datum en het tijdstip, het aantal pagina's en het resultaat van de verzending.
- Veel apparaten drukken er alleen automatisch een af wanneer een fax mislukt. Om bij elke verzending een rapport te krijgen, moet u de instelling wijzigen.
- Fax.Plus vervangt de papieren afdruk door een digitaal geavanceerd bevestigingsrapport, dat voor elke fax beschikbaar is in de map Verzonden.
Wat is een verzendverificatierapport?
Een verzendverificatierapport is de afdruk die een traditioneel faxapparaat na het verzenden genereert en waarop staat of de verzending is geslaagd of mislukt. Een typisch rapport vermeldt het nummer van de ontvanger, de datum en het tijdstip, het aantal pagina's en het resultaat: alles wat nodig is om te bewijzen dat een fax daadwerkelijk is verzonden.
Waarom het vaak onopgemerkt blijft
Veel apparaten drukken er alleen automatisch een af wanneer een fax mislukt. Geslaagde verzendingen laten dan geen papieren spoor achter, tenzij iemand de instelling wijzigt zodat er bij elke verzending een rapport wordt afgedrukt. Die standaardinstelling komt als een verrassing wanneer u bewijs nodig hebt dat het betreffende document daadwerkelijk is verzonden.
Het digitale equivalent van Fax.Plus
Fax.Plus vervangt de papieren afdruk door de bevestigingspagina die elke verzonden fax krijgt. Deze wordt automatisch gegenereerd en is voor elke fax beschikbaar in de map Verzonden, niet alleen voor de faxen die mislukt zijn. Deze bevat dezelfde kerngegevens: de datum, het tijdstip en het aantal pagina's, plus een miniatuur van de eerste pagina en een QR-code om het rapport te verifiëren. Het onderliggende specifieke faxrecord blijft in het account beschikbaar zolang het wordt bewaard.
Wat een rapport daadwerkelijk bewijst
Een verzendverificatierapport bewijst dat een verbinding tot stand is gekomen en dat beide faxapparaten de gegevens hebben uitgewisseld en bevestigd, niets meer. Het is een registratie op transportniveau, geen bewijs van wat er daarna is gebeurd: het bevestigt niet dat iemand het document daadwerkelijk heeft geopend of gelezen, en op zichzelf wordt het niet in elke context automatisch als juridisch bewijs van ontvangst beschouwd. Wat het wel betrouwbaar vaststelt, is dat de technische uitwisseling tussen de twee apparaten met succes is voltooid.
Een veelvoorkomend geval: de ontbrekende afdruk
Een kantoormedewerker controleert na het verzenden van een belangrijk document de papierlade van een gedeeld faxapparaat op het verzendverificatierapport, maar treft niets aan omdat de instelling op „alleen fouten” stond. Met een cloud-account was hetzelfde bewijs direct na het verzenden van de fax op het scherm verschenen, zonder lade om te controleren en zonder iets dat kwijt kan raken.
Veelgestelde vragen
Drukt Fax.Plus een verzendverificatierapport af?
Nee. Fax.Plus genereert in plaats daarvan voor elke verzonden fax een digitaal geavanceerd bevestigingsrapport, dat beschikbaar is in de map Verzonden. Er is dus niets om af te drukken of kwijt te raken.
Drukt een faxapparaat voor elke fax een verzendverificatierapport af?
Niet standaard. De meeste apparaten drukken er alleen automatisch een af wanneer een fax mislukt. Om bewijs van een geslaagde verzending te zien, moet u die instelling dus eerst wijzigen.
Uitgelichte artikelen
Alles weergeven
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Zwitserse Bondsstaat
Innosuisse - Zwitsers Innovatieagentschap
