Le rapport imprimé par un appareil fax pour confirmer qu'un fax envoyé est bien parvenu à destination, et la version numérique de cette même preuve proposée par Fax.Plus.
- Un rapport de vérification de transmission est le document qu'un appareil fax traditionnel imprime après un envoi pour indiquer si celui-ci a réussi ou échoué.
- Il indique généralement le numéro du destinataire, la date et l'heure, le nombre de pages et le résultat de la transmission.
- Sur de nombreux appareils, un rapport ne s'imprime automatiquement qu'en cas d'échec de l'envoi ; il faut modifier un réglage pour en obtenir un à chaque fax.
- Fax.Plus remplace le rapport papier par un rapport de confirmation avancé numérique, disponible pour chaque fax dans le dossier Envoyés.
Qu'est-ce qu'un rapport de vérification de transmission ?
Un rapport de vérification de transmission est le document qu'un appareil fax traditionnel imprime après un envoi pour indiquer si la transmission a réussi ou échoué. Un rapport type indique le numéro du destinataire, la date et l'heure, le nombre de pages et le résultat : tout ce qu'il faut pour prouver qu'un fax a bien été envoyé.
Pourquoi on le voit rarement
Sur de nombreux appareils, un rapport ne s'imprime automatiquement que lorsqu'un fax échoue. Les envois réussis ne laissent alors aucune trace papier, sauf si l'on modifie le réglage pour imprimer un rapport à chaque fois. Ce paramètre par défaut surprend souvent les utilisateurs qui ont besoin de prouver que le document concerné a bien été envoyé.
L'équivalent numérique de Fax.Plus
Fax.Plus remplace le rapport papier par la page de confirmation associée à chaque fax envoyé, générée automatiquement et disponible dans le dossier Envoyés pour chaque fax, et pas seulement pour ceux qui ont échoué. Elle reprend les mêmes informations essentielles, à savoir la date, l'heure et le nombre de pages, avec en plus une miniature de la première page et un code QR permettant de la vérifier. L'enregistrement du fax concerné reste disponible dans le compte aussi longtemps qu'il est conservé.
Ce qu'un rapport prouve réellement
Un rapport de vérification de transmission prouve qu'une connexion a été établie et que les deux appareils fax ont échangé et accusé réception des données, rien de plus. Il s'agit d'un enregistrement au niveau du transport, et non d'une preuve de ce qui s'est passé ensuite : il ne confirme pas qu'une personne a ouvert ou lu le document, et il n'est pas automatiquement considéré comme une preuve juridique de réception dans tous les contextes. Ce qu'il établit de manière fiable, c'est que l'échange technique entre les deux appareils s'est terminé avec succès.
Un cas fréquent : le rapport introuvable
Après l'envoi d'un document important, un employé de bureau va chercher le rapport de vérification de transmission dans le bac à papier d'un appareil fax partagé, mais ne trouve rien d'imprimé, car le réglage est resté sur « erreurs uniquement ». Avec un compte cloud, la même preuve s'afficherait à l'écran dès l'envoi du fax, sans bac à vérifier et sans risque de la perdre.
FAQ
Fax.Plus imprime-t-il un rapport de vérification de transmission ?
Non. Fax.Plus génère à la place un rapport de confirmation avancé numérique pour chaque fax envoyé, disponible dans le dossier Envoyés. Il n'y a donc rien à imprimer ni à perdre.
Un appareil fax imprime-t-il un rapport de vérification de transmission pour chaque fax ?
Pas par défaut. La plupart des appareils n'impriment un rapport automatiquement qu'en cas d'échec de l'envoi. Pour obtenir la preuve d'un envoi réussi, il faut donc généralement modifier ce réglage au préalable.
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