Die Standardfelder auf einem fax-Deckblatt – von „An“ und „Von“ bis zu den Zeilen „CC“ und „Betreff“ – und wofür sie jeweils tatsächlich gedacht sind.
- Ein fax-Deckblatt ist die einleitende Seite, die vor dem eigentlichen fax-Dokument gesendet wird und Angaben zu Absender, Empfänger und Nachricht enthält.
- Zu den Standardfeldern gehören An, Von, Datum, Betreff (Re), CC (weitere Empfänger) und die Gesamtseitenzahl.
- Fax.Plus erstellt automatisch ein Deckblatt aus den Feldern, die Sie beim Senden ausfüllen, oder lässt Nutzer von Premium und höheren Tarifen stattdessen eine eigene oder gemeinsame Vorlage verwenden.
Welche Felder gibt es auf einem fax-Deckblatt?
Ein fax-Deckblatt ist die einleitende Seite, die vor dem eigentlichen Dokument übertragen wird. Sie gibt dem Empfänger den nötigen Kontext, um das fax weiterzuleiten und zu verstehen, bevor er es liest. Anders als der technische fax-Header, der mit jeder Seite übertragen wird und vom sendenden Gerät automatisch erzeugt wird, werden die Felder eines Deckblatts vom Absender für die jeweilige Übertragung selbst ausgefüllt.
Die Standardfelder im Überblick
Die meisten fax-Deckblattvorlagen enthalten dieselben Kernfelder:
- An / Von: Name und Firma des Empfängers und des Absenders sowie häufig die fax-Nummer.
- Datum: wann das fax gesendet wurde.
- Re: Abkürzung für „regarding“ (betreffend), ein einzeiliger Betreff, der beschreibt, worum es in dem fax geht.
- CC: Alle weiteren Beteiligten, die über das fax informiert sein sollen, auch wenn es nicht direkt an sie adressiert ist.
- Seitenanzahl: Die Gesamtseitenzahl einschließlich Deckblatt, damit der Empfänger erkennt, ob die Übertragung vorzeitig abgebrochen wurde.
- Kommentare oder Hinweise: Ein Freitextfeld für Informationen, die nirgendwo sonst passen.
Diese Felder ergänzen die automatisch übertragene Station ID, die am Rand jeder Seite gedruckt wird, und ersetzen sie nicht. Die Station ID identifiziert die sendende Leitung und nicht den Namen des Absenders.
So füllen Sie ein Deckblatt in Fax.Plus aus
Fax.Plus erstellt automatisch ein Deckblatt aus den Feldern für Empfänger, Betreff und Hinweis, die Sie beim Senden ausfüllen – ein separates Dokument ist nicht nötig. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die erforderlichen Felder eines Deckblatts ausfüllen. Nutzer von Premium und höheren Tarifen können stattdessen eine eigene Deckblattvorlage importieren, und Enterprise-Teams können ein gemeinsames Deckblatt (Shared Cover Sheet) nutzen, auf das das gesamte Konto Zugriff hat. So bleibt die sichere fax-Verarbeitung von Fax.Plus bei jedem fax, das ein Team sendet, einheitlich.
Ein typischer Fall: Ein fax an mehrere Beteiligte weiterleiten
Eine Unternehmensberatung in Pennsylvania sendet einen unterzeichneten Beratungsvertrag per fax und bezieht über das CC-Feld einen zweiten Partner des Mandats ein, ohne das fax direkt an ihn zu adressieren. Das Feld „Re“ nennt den Namen des Mandats, sodass beide Empfänger schon vor dem Öffnen wissen, worum es in dem fax geht.
Häufige Fragen
Was bedeutet RE auf einem fax-Deckblatt?
RE steht für „regarding“ (betreffend) oder „reference“ (Bezug). Es leitet in einer kurzen Wendung das Thema der fax-Nachricht ein, sodass der Empfänger vor dem Lesen der angehängten Seiten weiß, worum es in der Übertragung geht.
Ist ein fax-Deckblatt dasselbe wie ein fax-Header?
Nein. Ein Deckblatt ist eine einleitende Seite, in die der Absender für die jeweilige Übertragung Angaben zu Empfänger, Betreff und Hinweisen einträgt. Ein fax-Header ist eine technische Zeile, die das sendende Gerät automatisch erzeugt und am Rand jeder Seite druckt – der Absender bearbeitet sie nicht.
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