Can Fax.Plus integrate with my EHR or email?

Verwenden Sie die Fax.Plus API oder Routing-Regeln, um Faxe im richtigen Team-Posteingang oder Workflow abzulegen. Im HIPAA-Modus werden PHI nicht als E-Mail-Anhänge versendet; Mitarbeiter zeigen Dokumente im sicheren Portal an.

Faxen von Krankenakten: Ein Leitfaden für Ärzte, Pflegekräfte & Assistenten

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

HIPAA-Regeln für das Faxen von medizinischen Unterlagen

HIPAA erfordert sowohl technische als auch administrative Schutzmaßnahmen beim Faxen von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI).

Technische Schutzmaßnahmen

Technologiegesteuerte Maßnahmen, die unbefugten Zugriff verhindern und sicherstellen, dass PHI beim Faxen geschützt bleiben.

Verschlüsseln Sie alle Daten während der Übertragung und im Ruhezustand, um PHI zu schützen.
Beschränken Sie den Gerätezugriff: Verwenden Sie eindeutige Anmeldungen mit Multi-Faktor-Authentifizierung und beschränken Sie die Faxberechtigungen auf autorisierte Mitarbeiter.
Härten Sie physische Faxgeräte: Stellen Sie Geräte in überwachte oder zugangskontrollierte Bereiche und sperren Sie sie, wenn sie nicht verwendet werden.
Überprüfen Sie die Übertragungsdetails: Überprüfen Sie die Faxnummer des Empfängers vor dem Senden und bestätigen Sie den Empfang mit der vorgesehenen Partei.

Administrative Schutzmaßnahmen

Richtlinien, Verfahren und Schulungspraktiken, die sicherstellen, dass Faxprozesse PHI konsistent schützen.

Erstellen Sie schriftliche Richtlinien, die festlegen, wer PHI senden darf und wie Empfängernummern überprüft werden.
Verwenden Sie ein HIPAA-konformes Deckblatt: Geben Sie Details zu Absender und Empfänger sowie einen Vertraulichkeitshinweis an.
Schulen Sie alle Mitarbeiter, die gefaxte PHI verarbeiten, in Sicherheitsverfahren und HIPAA-Regeln.
Audit-Trails führen: Erfassen Sie, wer welches Fax gesendet oder empfangen hat, zusammen mit Datum, Uhrzeit und Ort.
Gespeicherte PHI schützen: Verschlüsseln Sie digitale Kopien, bewahren Sie Papierfaxe in verschlossenen Räumen auf und entsorgen Sie veraltete Aufzeichnungen.

/ Wie man

Wie man Krankenakten sicher faxt

Beginnen Sie damit, die Patienteneinwilligung oder eine andere gültige Rechtsgrundlage für die Offenlegung zu bestätigen. Sammeln Sie dann alle erforderlichen Dokumente (z. B. Krankenakten, Laborberichte, Überweisungen) und vergewissern Sie sich, dass diese korrekt und vollständig sind. Befolgen Sie abschließend diesen einfachen Workflow mit Fax.Plus, um Compliance und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

So senden Sie ein Fax mit PHI

Sobald Sie den HIPAA-Modus eingerichtet und sichergestellt haben, dass eine BAA vorhanden ist.

Gehen Sie zum Abschnitt Fax senden in Ihrem Fax.Plus Dashboard und geben Sie die verifizierte Faxnummer Ihres Empfängers einschließlich Landes- und Ortsvorwahl ein. Sie können ein Fax online von einem Computer an mehrere Faxnummern gleichzeitig senden.

Dateien anhängen (PDF, TIFF oder gescannte Seiten) und Ihr HIPAA-Deckblatt als erste Seite mit dem Fax.Plus Deckblatt-Generator hinzufügen.

Sicher senden. Im HIPAA-Modus werden PHI nicht als Anhänge per E-Mail versendet; Benutzer werden benachrichtigt, sie im sicheren Portal anzusehen.

Überwachungsstatus der Zustellung im Dashboard und speichern Sie die Zustellungsbestätigung in der Patientenakte.

Bewahren Sie das Audit-Log auf gemäß Ihren Richtlinien und leiten Sie eingehende Faxe zur Nachverfolgung an den richtigen Team-Posteingang weiter.

Loslegen

Werden Sie HIPAA-konform auf Fax.Plus

Entdecken Sie in diesem Schritt-für-Schritt-Tutorial, wie Sie auf Fax.Plus HIPAA-konform werden.

Erstellen Sie ein Konto auf Fax.Plus und erwerben Sie einen Enterprise Plan.

Portieren Sie oder fügen Sie eine Faxnummer hinzu zu Ihrem Konto.

Erfüllen Sie die Anforderungen an den Datenstandort, indem Sie den entsprechenden Datenzentrumstandort auf der Registerkarte "Compliance" auswählen.

Aktivieren Sie erweiterte Sicherheitskontrollen, um Ihr Konto zusätzlich zu schützen.

Fordern Sie eine Business Associate Agreement (BAA) an und unterzeichnen Sie diese, um Ihr Konto offiziell als vollständig HIPAA-konform zu kennzeichnen.

Loslegen

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Die meisten Vorfälle resultieren aus Prozesslücken, nicht aus Technologie. Häufige Fehler, die vermieden werden sollten, sind:

Falsche Nummer: Führen Sie immer eine zweite Prüfung durch.
Kein Deckblatt: Erhöht das Risiko einer unbefugten Offenlegung.
Bestätigung überspringen: Ohne Zustellungsnachweis sind Audits schwieriger.
Schlechte Schulung: Führt zu vermeidbaren Compliance-Problemen.
Schwache Protokollierung: Bewahren Sie Protokolle in Patientendateien auf, um auf Audits vorbereitet zu sein.

Beim Senden eines Faxes muss der medizinische Assistent

Beim Senden eines Faxes, das Patientendaten enthält, muss der medizinische Assistent sicherstellen, dass jeder Schritt den HIPAA-Richtlinien entspricht. Das beinhaltet:

Überprüfen Sie, ob der HIPAA-Modus und die Sicherheitsfunktionen aktiviert sind.
Verwenden Sie das korrekte vertrauliche Deckblatt.
Bestätigen Sie die Faxnummer, um eine fehlgeleitete PHI zu vermeiden.
Führen Sie Aufzeichnungen über gesendete Faxe und Bestätigungen für Audits.

Fax vs. E-Mail: Warum Faxen die beste Wahl ist

Das Faxen von Krankenakten mag altmodisch erscheinen, ist aber nach wie vor eine sichere Methode. Im Gegensatz zu E-Mails werden Faxdaten über das Telefonnetz übertragen, wodurch sie weniger anfällig für Cyberangriffe sind. Mit modernen Erweiterungen kombinieren Dienste wie Fax.Plus traditionelles Faxen mit modernster Internetsicherheit. Das bedeutet, dass Sie nicht in ein altes Faxgerät investieren oder sich um veraltete Technologie sorgen müssen.

Riskante, nicht konforme Praxis

Gedruckte Faxe liegen auf einem gemeinsam genutzten Gerät, wo jeder PHI einsehen kann.
Fax-to-E-Mail sendet PHI als offene Anhänge.
Kein Audit-Trail oder Zustellungsnachweis.

Konforme Praxis (Fax.Plus)

Rollenbasierter Zugriff; PHI wird nur im sicheren Fax.Plus-Portal angezeigt.
Der HIPAA-Modus deaktiviert PHI-E-Mail-Anhänge; Mitarbeiter erhalten stattdessen sichere Benachrichtigungen.
Zustellungsbestätigungen und Audit-Protokolle zeigen, wer wann an wen gesendet hat.

Wie lange dauert das Faxen von Krankenakten?

Das Senden von medizinischen Unterlagen per Fax.Plus erfolgt nahezu augenblicklich. Sobald Ihre Dokumente hochgeladen und die sicheren Einstellungen vorgenommen wurden, wird Ihr Fax in Sekundenschnelle versendet. Dieser schnelle Prozess ist ideal für dringende Situationen, in denen es auf die Zeit ankommt.

Fax.Plus versucht bei besetzten Leitungen automatisch eine erneute Zustellung, um die Zustellung sicherzustellen. Lange Dokumente oder wiederholte Versuche können einige Minuten dauern. Für jedes Fax werden Zustellungsbestätigungen bereitgestellt, planen Sie also Zeit für die Überprüfung in dringende Arbeitsabläufe ein.

Sicheres Faxen von medizinischen Unterlagen mit Fax.Plus

Fax.Plus reduziert Risiken und hält Teams gleichzeitig produktiv.

Erfüllt die HIPAA-Anforderungen, der HIPAA-Modus enthält PHI innerhalb des sicheren Portals. Eine unterzeichnete BAA ist für betroffene Unternehmen und deren Business Associates verfügbar.
Speichert Daten in hochsicheren Zentren in mehreren Ländern, mit der Möglichkeit, den Speicherort zu wählen, um die regionalen Gesetze zur Datenhaltung zu erfüllen.
Verwendet 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) für Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung.
Unterstützt rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Bietet Zustellungsbestätigungen und sofortige Wiederholungsversuche bei besetzten Leitungen für eine zuverlässige Übertragung.

HIPAA-Plan

Warum Fax.Plus

Wählen Sie einen HIPAA-konformen Dienst, der skalierbar ist. Fax.Plus bietet unkompliziertes Onboarding, Nummernportierung, granulare Berechtigungen, Optionen zur Datenhaltung und eine API für die Automatisierung, die für Kliniken, Krankenhäuser, Labore und öffentliche Gesundheitsbehörden nützlich ist.
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Integrierte HIPAA-Konformität

Fax.Plus ist als HIPAA-konforme Faxlösung mit mehreren Schutzebenen konzipiert. Fax.Plus bietet eine unterzeichnete BAA mit Enterprise-Konten.

Zugriff auf PHI-Aufzeichnungen

Optimieren Sie die Datensatzverwaltung, indem Sie auf Audit-Trails gesendeter Faxe zugreifen. Durchsuchen Sie Ihr Archiv einfach mit Hilfe von Notizen, um gespeicherte Faxe zu finden, was Zeit spart und die Effizienz verbessert.

Sicheres HIPAA-Fax

Wir verwenden eine starke 256-Bit-AES-Verschlüsselung für gespeicherte Dokumente, wobei jeder Benutzer seinen eigenen eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel hat.

Erweiterte Admin-Kontrollen

Optimieren Sie die Mitarbeiterverwaltung mit flexiblen Tools zur Verbesserung von Sicherheit, Compliance und betrieblicher Effizienz.

Einfacher Workflow für Mitarbeiter

Unsere benutzerfreundlichen Apps umgehen die Komplexität von Radiologie-Informationssystemen (RIS), elektronischen Gesundheitsakten (EHR) und Praxisverwaltungssystemen (PM).

Kosteneffizienz

Profitieren Sie von der Übersichtlichkeit aller Ausgaben und wählen Sie aus verschiedenen Plänen, die auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten sind, einschließlich Optionen für hohe Volumen.

FAQs

Können Sie Krankenakten faxen?

Ja, wenn Sie die HIPAA-Schutzmaßnahmen befolgen. Verwenden Sie einen HIPAA-konformen Faxdienst wie Fax.Plus, beschränken Sie den Zugriff mit Rollen und MFA, fügen Sie ein vertrauliches Deckblatt hinzu, überprüfen Sie die Nummer und bewahren Sie Zustellungsbestätigungen und Audit-Protokolle auf. Fax.Plus unterstützt diese Kontrollen und bietet eine BAA.

Welche Anforderungen gibt es für das Faxen von Krankenakten?

Sicherer Transport, verifizierte Identität, minimal notwendige Daten und Dokumentation. Bestätigen Sie die Patienteneinwilligung, verschlüsseln Sie Daten während der Übertragung und im Ruhezustand, verwenden Sie ein vertrauliches Deckblatt, überprüfen Sie das Ziel und bewahren Sie den Zustellungsnachweis und die Audit-Protokolle auf. Dokumentieren Sie Ihre Richtlinie und schulen Sie Ihre Mitarbeiter.

Wie erstelle ich ein HIPAA-konformes Fax-Deckblatt?

Um ein HIPAA-konformes Fax-Deckblatt zu erstellen, halten Sie es einfach und schützend. Geben Sie die Details zu Absender und Empfänger, Datum, Zweck, Rückrufnummer, Gesamtseitenzahl und einen kurzen Vertraulichkeitshinweis an. Vermeiden Sie unnötige PHI und verwenden Sie nur das Minimum, das zur Identifizierung des Patienten erforderlich ist.

Was passiert, wenn ein Fax an die falsche Nummer gesendet wird?

Behandeln Sie dies als potenzielle Verletzung. Befolgen Sie Ihren Plan zur Reaktion auf Vorfälle: Benachrichtigen Sie die Verantwortlichen für Datenschutz/Sicherheit, versuchen Sie, die fehlgeleiteten Informationen abzurufen oder zu vernichten, dokumentieren Sie den Vorfall in Ihrem Protokoll und stellen Sie fest, ob eine Benachrichtigung über eine Verletzung erforderlich ist. Verschärfen Sie die Nummernprüfung, um Wiederholungen zu vermeiden.

Kann Fax.Plus in meine EHR oder E-Mail integriert werden?

Verwenden Sie die Fax.Plus-API oder Routing-Regeln, um Faxe in den richtigen Team-Posteingang oder Workflow zu leiten. Im HIPAA-Modus werden PHI nicht als E-Mail-Anhänge versendet; die Mitarbeiter sehen Dokumente im sicheren Portal ein.

Benötige ich eine BAA, um Fax.Plus im Gesundheitswesen zu nutzen?

Ja, wenn Sie eine abgedeckte Einrichtung oder ein Business Associate sind. Fax.Plus stellt eine BAA zur Verfügung, damit Sie die Plattform für ePHI nutzen können.

Kann ich meine bestehenden Faxnummern behalten?

Ja. Portieren Sie Ihre Nummern zu Fax.Plus, um Änderungen der Kontaktinformationen oder Unterbrechungen der Patienten- und Partnerkommunikation zu vermeiden.

Entdecken Sie Fax.Plus,
HIPAA-konforme Faxlösung.

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HAFTUNGSAUSSCHLUSS: Die Informationen auf dieser Website dienen nur allgemeinen Informationszwecken, und Alohi kann nicht garantieren, dass alle Informationen auf dieser Website aktuell oder korrekt sind. Dies ist keine Rechtsberatung und sollte kein Ersatz für eine professionelle Rechtsberatung sein. Für eine Rechtsberatung wenden Sie sich an einen zugelassenen Anwalt bezüglich Ihrer spezifischen Rechtsfragen.

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