Como preparar documentos de sinistro de seguro para envio por fax

Este guia destina-se a pessoas que enviam documentação relativa ao seu próprio sinistro ou que estão a ajudar um familiar. Comece pelo pedido que a sua seguradora lhe enviou: os documentos e o método de submissão dependem da apólice, do tipo de sinistro e da fase em que este se encontra.

1. Identifique o que a seguradora está a pedir

Primeiro, decida se está a participar um novo sinistro, a fornecer informações sobre um sinistro existente, a corrigir um documento ou a recorrer de uma decisão. Estas situações podem utilizar formulários e canais de submissão diferentes.

Consulte a carta da seguradora, o portal de sinistros ou o formulário atual para obter a lista de documentos, o número de referência, o destino e o prazo. Não deve presumir que o número de fax de sinistros trata recursos, registos médicos ou todos os produtos de seguro.

O fax é uma das opções de submissão, quando a seguradora o aceita. Algumas seguradoras também disponibilizam uma ligação de carregamento específica para o sinistro. Por exemplo, Progressive descreve o envio de uma ligação para partilhar fotografias, vídeos e documentos depois de um sinistro ser participado. Utilize o canal especificado para o seu caso.

2. Reúna os documentos necessários

Utilize esta tabela como lista de verificação para organização e, depois, compare-a com o pedido real da sua seguradora.

Num sinistro de danos patrimoniais, as provas de suporte podem incluir um inventário, orçamentos de reparação e recibos. As orientações da NAIC sobre sinistros de propriedade recomendam documentar as perdas e guardar os recibos.

Num pedido de reembolso de despesas médicas pessoais, o seu plano pode exigir um formulário de sinistro do segurado, faturas detalhadas e recibos. Como exemplo concreto, o formulário de sinistro de Aetna International pede esses anexos, uma autorização assinada e o número de identificação do segurado em cada documento submetido. Siga os requisitos do seu próprio plano em vez de tratar este exemplo como uma lista de verificação universal.

Se a sua seguradora solicitar registos que não possui, a nossa lista de verificação para pedidos de registos médicos pode ajudá-lo a preparar um pedido ao prestador que os detém.

3. Facilite o encaminhamento do pacote

Se a sua seguradora fornecer uma folha de rosto obrigatória, utilize-a. Caso contrário, uma folha de rosto breve pode indicar ao departamento de sinistros o que o pacote contém e a que processo pertence.

Inclua o destinatário ou departamento, o número de fax verificado, o seu nome e dados para contacto, a data, a referência do sinistro, se atribuída, e o número total de páginas, incluindo a folha de rosto. Utilize os modelos de folha de rosto de Fax.Plus se precisar de um ponto de partida.

Mantenha o assunto breve e coloque as informações pessoais ou médicas detalhadas nos formulários solicitados, em vez de as repetir na folha de rosto. Uma mensagem de acompanhamento simples pode ser assim:

Ref.: Sinistro [claim number], documentos de suporte solicitados
Envio os documentos solicitados na vossa carta datada de [date]: [document list]. Este fax contém [number] páginas, incluindo esta folha de rosto. Peço que adicionem estes documentos ao processo do sinistro. Pode contactar-me através do número [callback number] caso falte algum documento ou algum esteja ilegível.

Quando a seguradora solicitar um identificador em cada página, adicione-o numa margem livre, sem cobrir texto, assinaturas ou códigos de barras. Uma folha de rosto ajuda no encaminhamento; não substitui o formulário de sinistro nem a autorização exigida pela seguradora.

4. Crie uma cópia de fax clara e completa

Para documentos em papel digitalizados

Digitalize todos os lados relevantes de cada documento. Mantenha as páginas na vertical, capte todas as margens e verifique as letras pequenas no tamanho de visualização normal. Coloque os recibos pequenos sobre um fundo liso de tamanho inteiro para que os detalhes permaneçam legíveis. Guarde os originais.

Utilize o canal de carregamento aprovado pela seguradora, ou outro canal solicitado, para fotografias a cores originais, vídeos ou ficheiros cujos detalhes precisem de ser preservados. Não substitua por uma imagem enviada por fax quando a seguradora pedir o ficheiro original.

Para formulários PDF preenchidos

Guarde uma cópia separada para o envio por fax, com os campos preenchidos e as anotações fixados na página imprimível. Um método prático é utilizar Imprimir → Guardar como PDF ou Microsoft Print to PDF, voltar a abrir o novo ficheiro e verificar todas as respostas e assinaturas. Siga as instruções de preparação de PDF de Fax.Plus.

Conserve também o ficheiro original. Se a seguradora exigir uma assinatura digital verificável ou um processo de assinatura específico, cumpra esse requisito antes de criar uma cópia para fax; uma imagem impressa da assinatura não preserva a verificação digital do ficheiro original.

5. Organize e verifique o pacote final

Siga a ordem que a seguradora indicar. Caso contrário, uma sequência prática é:

1. Folha de rosto ou nota de acompanhamento.
2. Página de referência da seguradora, se for solicitada.
3. Formulário de sinistro preenchido ou resposta.
4. Documentos de suporte pela ordem indicada na sua nota.

Reveja mais uma vez o pacote montado. Verifique os números de referência, as datas, as assinaturas obrigatórias, a orientação das páginas e o número total de páginas. Retire duplicados acidentais e páginas não relacionadas, mantendo tudo o que a seguradora solicita.

Se o pacote exceder um limite de envio, pergunte ao departamento de sinistros como pretende que os documentos sejam divididos ou enviados. Mantenha a referência do sinistro e a numeração das partes bem claras, caso autorize vários envios.

6. Envie com Fax.Plus e guarde o seu registo

Para envios ocasionais, o nosso guia sobre como enviar um fax sem subscrição explica a quota do plano Free e as opções de crédito pré-pago.

Quando o pacote estiver pronto, abra Fax.Plus, introduza o número do destinatário verificado com o indicativo do país e anexe os documentos pela ordem pretendida. Reveja o destino e os anexos antes de enviar. O nosso guia para enviar um formulário por fax descreve o processo de envio.

Verifique se o seu pacote se adequa ao seu plano. No plano Free, o limite combinado é de 30 páginas e 30 MB por fax, conforme descrito nas instruções sobre limites de envio.

Depois de enviar, guarde o relatório de confirmação de Enviados juntamente com o pacote exato que submeteu. Isto dá-lhe um registo útil do destino, da hora de transmissão e do resultado. Utilize o portal de sinistros ou contacte o departamento de sinistros para confirmar que os documentos foram adicionados ao processo correto. Consulte o nosso guia de confirmação de fax para saber o que o relatório comprova.