What are the requirements for faxing medical records?

Bezpieczny transport, zweryfikowana tożsamość, minimalna niezbędna ilość danych i dokumentacja. Potwierdź autoryzację pacjenta, szyfruj dane w tranzycie i w spoczynku, użyj poufnej strony tytułowej, sprawdź dokładnie miejsce docelowe i zachowaj dowód dostarczenia oraz dzienniki audytu. Udokumentuj swoją politykę i przeszkol personel.

How do I create a HIPAA-compliant fax cover sheet?

Nie komplikuj i chroń. Dołącz szczegóły nadawcy i odbiorcy, datę, cel, numer zwrotny, całkowitą liczbę stron i krótką informację o poufności. Unikaj niepotrzebnych PHI i używaj tylko minimum wymaganego do identyfikacji pacjenta.

Faksowanie dokumentacji medycznej: Poradnik dla lekarzy, pielęgniarek i asystentów

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

Zasady HIPAA dotyczące faksowania dokumentacji medycznej

HIPAA wymaga zarówno technicznych, jak i administracyjnych zabezpieczeń podczas faksowania chronionych informacji zdrowotnych (PHI).

Zabezpieczenia techniczne

Środki oparte na technologii, które zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi i zapewniają ochronę PHI podczas faksowania.

Szyfruj wszystkie dane w trakcie przesyłania i przechowywania, aby chronić PHI.
Ogranicz dostęp do urządzeń: Używaj unikalnych danych logowania z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym i ogranicz uprawnienia faksowania do autoryzowanego personelu.
Zabezpiecz fizyczne urządzenia faksowe: umieszczaj urządzenia w nadzorowanych lub kontrolowanych obszarach i zamykaj je, gdy nie są używane.
Sprawdź szczegóły transmisji: przed wysłaniem dokładnie sprawdź numer faksu odbiorcy i potwierdź odbiór z zamierzoną stroną.

Zabezpieczenia administracyjne

Zasady, procedury i praktyki szkoleniowe, które zapewniają, że procesy faksowania konsekwentnie chronią PHI.

Ustanów pisemne zasady określające, kto może wysyłać PHI i w jaki sposób weryfikowane są numery odbiorców.
Użyj strony tytułowej zgodnej z HIPAA: Dołącz dane nadawcy i odbiorcy oraz klauzulę poufności.
Przeszkol cały personel obsługujący faksowane PHI w zakresie procedur bezpieczeństwa i zasad HIPAA.
Prowadź rejestr kontroli: Rejestruj, kto wysłał lub odebrał każdy faks, wraz z datą, godziną i lokalizacją.
Chroń przechowywane PHI: Szyfruj kopie cyfrowe, przechowuj papierowe faksy w zamkniętym miejscu i utylizuj przestarzałe dokumenty.

/ Jak

Jak bezpiecznie faksować dokumentację medyczną

Na początek potwierdź zgodę pacjenta lub inną ważną podstawę prawną ujawnienia. Następnie zbierz wszystkie wymagane dokumenty (np. notatki z karty, wyniki badań laboratoryjnych, skierowania) i sprawdź, czy są dokładne i kompletne. Na koniec postępuj zgodnie z tym prostym przepływem pracy, korzystając z Fax.Plus, aby zapewnić zgodność i identyfikowalność.

Jak wysłać faks z PHI

Po skonfigurowaniu trybu HIPAA dla swojej organizacji i upewnieniu się, że BAA jest na miejscu.

Przejdź do sekcji Wyślij faks w swoim Panelu Fax.Plus i wpisz zweryfikowany numer faksu odbiorcy, wraz z numerem kierunkowym kraju i numerem obszaru. Możesz wysłać faks online z komputera na wiele numerów faksów jednocześnie.

Dołącz pliki (PDF, TIFF lub zeskanowane strony) i dodaj swoją stronę tytułową HIPAA jako pierwszą stronę, korzystając z generatora stron tytułowych Fax.Plus.

Wysyłaj bezpiecznie. W trybie HIPAA informacje PHI nie są przesyłane e-mailem jako załączniki; użytkownicy są powiadamiani o możliwości wyświetlenia ich w bezpiecznym portalu.

Monitoruj status dostarczenia w panelu i zapisz potwierdzenie dostarczenia w dokumentacji pacjenta.

Zachowaj dziennik audytu zgodnie z Twoją polityką i kieruj faksy przychodzące do właściwej skrzynki odbiorczej zespołu w celu podjęcia dalszych działań.

Rozpocznij

Zapewnij zgodność z HIPAA na Fax.Plus

Dowiedz się, jak uzyskać zgodność z HIPAA na Fax.Plus dzięki temu szczegółowemu samouczkowi.

Utwórz konto na Fax.Plus i wykup plan Enterprise.

Przenieś lub dodaj numer faksu do swojego konta.

Spełnij wymagania dotyczące przechowywania danych, wybierając odpowiednią lokalizację centrum danych w zakładce zgodności.

Aktywuj zaawansowane mechanizmy kontroli bezpieczeństwa, aby jeszcze lepiej zabezpieczyć swoje konto.

Poproś i podpisz umowę o partnerstwie biznesowym (Business Associate Agreement - BAA), aby oficjalnie oznaczyć swoje konto jako w pełni zgodne z HIPAA.

Rozpocznij

Częste błędy i jak ich unikać

Większość incydentów wynika z luk w procesach, a nie w technologii. Częste błędy, których należy unikać, to:

Zły numer: Zawsze sprawdzaj dwa razy.
Brak strony tytułowej: Zwiększa ryzyko nieuprawnionego ujawnienia.
Pomijanie potwierdzenia: Bez dowodu dostarczenia audyty są trudniejsze.
Słabe szkolenie: Prowadzi do problemów z przestrzeganiem przepisów, którym można zapobiec.
Słaba archiwizacja: Przechowuj dzienniki w kartotekach pacjentów, aby być gotowym na audyt.

Co musi zrobić asystent medyczny podczas wysyłania faksu

Podczas przesyłania faksem informacji o pacjencie, asystent medyczny musi upewnić się, że każdy krok jest zgodny z wytycznymi HIPAA. Obejmuje to:

Sprawdź, czy tryb HIPAA i funkcje bezpieczeństwa są aktywne.
Użyj właściwej poufnej strony tytułowej.
Potwierdź numer faksu, aby uniknąć błędnego przekierowania PHI.
Prowadź rejestr wysłanych faksów i potwierdzeń na potrzeby audytów.

Faks a e-mail: Dlaczego faksowanie jest najlepszym wyborem

Faksowanie dokumentacji medycznej może wydawać się staromodne, ale pozostaje bezpieczną metodą. W przeciwieństwie do poczty e-mail, dane faksowe przesyłane są przez sieć telefoniczną, co czyni je mniej podatnymi na cyberataki. Dzięki nowoczesnym ulepszeniom usługi takie jak Fax.Plus łączą tradycyjne faksowanie z najnowocześniejszymi zabezpieczeniami internetowymi. Oznacza to, że nie musisz inwestować w stary faks ani martwić się przestarzałą technologią.

Praktyka ryzykowna, niezgodna z przepisami

Wydrukowane faksy leżą na wspólnym urządzeniu, gdzie każdy może zobaczyć informacje PHI.
Faks do e-maila wysyła PHI jako otwarte załączniki.
Brak śladu audytu lub dowodu dostarczenia.

Praktyka zgodna z przepisami (Fax.Plus)

Dostęp oparty na rolach; PHI jest przeglądane tylko w bezpiecznym portalu Fax.Plus.
Tryb HIPAA wyłącza załączniki PHI w wiadomościach e-mail; zamiast tego personel otrzymuje bezpieczne powiadomienia.
Potwierdzenia dostarczenia i dzienniki audytu pokazują, kto, kiedy i do kogo wysłał.

Ile czasu zajmuje przesłanie faksem dokumentacji medycznej?

Wysyłanie dokumentacji medycznej za pośrednictwem Fax.Plus jest niemal natychmiastowe. Po przesłaniu dokumentów i skonfigurowaniu bezpiecznych ustawień, faks jest wysyłany w ciągu kilku sekund. Ten szybki proces jest idealny w nagłych sytuacjach, gdzie czas jest kluczowy.

Fax.Plus automatycznie ponawia próby na zajętych liniach, aby zapewnić dostarczenie. Długie dokumenty lub powtarzane próby mogą dodać kilka minut. Potwierdzenia dostarczenia są zapewniane dla każdego faksu, więc uwzględnij czas na weryfikację w pilnych procesach.

Bezpieczne faksowanie dokumentacji medycznej z Fax.Plus

Fax.Plus redukuje ryzyko, jednocześnie zapewniając produktywność zespołów.

Spełnia wymagania HIPAA, tryb HIPAA przechowuje PHI w bezpiecznym portalu. Podpisana umowa BAA jest dostępna dla podmiotów objętych przepisami i ich partnerów Business.
Przechowuje dane w wysoce bezpiecznych centrach w wielu krajach, z możliwością wyboru lokalizacji przechowywania, aby spełnić regionalne przepisy dotyczące przechowywania danych.
Używa 256-bitowego Advanced Encryption Standard (AES) do szyfrowania danych w spoczynku i podczas przesyłania.
Obsługuje dostęp oparty na rolach.
Zapewnia potwierdzenia dostarczenia i natychmiastowe ponawianie prób na zajętych liniach, co gwarantuje niezawodną transmisję.

Plan HIPAA

Dlaczego Fax.Plus

Wybierz usługę zgodną z HIPAA, która jest skalowalna. Fax.Plus oferuje proste wdrażanie, przenoszenie numerów, szczegółowe uprawnienia, opcje przechowywania danych i API do automatyzacji, przydatne dla klinik, szpitali, laboratoriów i agencji zdrowia publicznego.
‍

Wbudowana zgodność z HIPAA

Fax.Plus został zaprojektowany jako rozwiązanie do faksowania zgodne z HIPAA z wieloma warstwami ochrony. Fax.Plus zapewnia podpisaną umowę BAA z kontami Enterprise.

Dostęp do dokumentacji PHI

Usprawnij zarządzanie dokumentacją, uzyskując dostęp do ścieżek audytu wysłanych faksów. Łatwo przeszukuj archiwum, używając dedykowanych notatek, aby znaleźć zapisane faksy, oszczędzając czas i zwiększając wydajność.

Bezpieczny faks HIPAA

Używamy silnego 256-bitowego szyfrowania AES dla przechowywanych dokumentów, a każdy użytkownik ma swój własny, unikalny klucz szyfrowania.

Zaawansowane funkcje kontroli administratora

Usprawnij zarządzanie personelem dzięki elastycznym narzędziom zwiększającym bezpieczeństwo, zgodność i efektywność operacyjną.

Łatwy przepływ pracy dla personelu

Nasze przyjazne dla użytkownika aplikacje omijają złożoność systemów informacji radiologicznej (RIS), elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) i systemów zarządzania praktyką (PM).

Efektywność kosztowa

Ciesz się wglądem we wszystkie wydatki, wybierając spośród różnych planów dostosowanych do potrzeb administracyjnych, w tym opcji dla potrzeb związanych z dużą ilością danych.

Powiązane artykuły

Jak faksować dokumentację medyczną

Czy Humblefax jest zgodny z HIPAA?

Podpis elektroniczny HIPAA

Jakie są 3 zasady HIPAA

Czy Fax.Plus jest bezpieczny?

Jak przefaksować receptę

Co powinien zawierać arkusz tytułowy faksu HIPAA?

Faks zgodny z HIPAA

FAQ

Czy można faksować dokumentację medyczną?

Tak, jeśli przestrzegasz zabezpieczeń HIPAA. Używaj usługi faksowania zgodnej z HIPAA, takiej jak Fax.Plus, ogranicz dostęp za pomocą ról i MFA, dołącz poufną stronę tytułową, zweryfikuj numer i przechowuj potwierdzenia dostarczenia oraz dzienniki audytu. Fax.Plus obsługuje te mechanizmy kontroli i oferuje umowę BAA.

Jakie są wymagania dotyczące faksowania dokumentacji medycznej?

Bezpieczny transport, zweryfikowana tożsamość, minimalna ilość danych i dokumentacja. Potwierdź autoryzację pacjenta, szyfruj dane podczas przesyłania i przechowywania, użyj poufnej strony tytułowej, dokładnie sprawdź miejsce docelowe i zachowaj dowód dostarczenia oraz dzienniki audytu. Udokumentuj swoją politykę i przeszkol personel.

Jak utworzyć stronę tytułową faksu zgodną z HIPAA?

Aby utworzyć stronę tytułową faksu zgodną z HIPAA, zachowaj prostotę i ochronę. Dołącz dane nadawcy i odbiorcy, datę, cel, numer oddzwonienia, całkowitą liczbę stron i krótką notatkę o poufności. Unikaj niepotrzebnych PHI, używaj tylko minimum wymaganego do identyfikacji pacjenta.

Co się stanie, jeśli faks zostanie wysłany na niewłaściwy numer?

Traktuj to jako potencjalne naruszenie. Postępuj zgodnie z planem reagowania na incydenty: powiadom osoby odpowiedzialne za prywatność/bezpieczeństwo, spróbuj odzyskać lub zniszczyć błędnie skierowane informacje, udokumentuj zdarzenie w swoim dzienniku i ustal, czy wymagane jest powiadomienie o naruszeniu. Wzmocnij weryfikację numerów, aby zapobiec powtórzeniom.

Czy Fax.Plus może integrować się z moim EHR lub e-mailem?

Użyj API Fax.Plus lub reguł routingu, aby przesyłać faksy do właściwej skrzynki odbiorczej zespołu lub przepływu pracy. W trybie HIPAA, PHI nie jest wysyłane jako załączniki do wiadomości e-mail; personel przegląda dokumenty w bezpiecznym portalu.

Czy potrzebuję umowy BAA, aby korzystać z Fax.Plus w sektorze opieki zdrowotnej?

Tak, jeśli jesteś podmiotem objętym przepisami lub partnerem Business. Fax.Plus zapewnia umowę BAA, dzięki czemu możesz korzystać z platformy dla ePHI.

Czy mogę zachować moje dotychczasowe numery faksu?

Tak. Przenieś swoje numery do Fax.Plus, aby uniknąć zmiany danych kontaktowych lub zakłóceń w komunikacji z pacjentami i partnerami.

Odkryj Fax.Plus,
rozwiązanie faksowe zgodne z HIPAA.

Chcesz zobaczyć, jak nasze najnowocześniejsze rozwiązanie faksowe może pomóc Twojej organizacji opieki zdrowotnej?
Zaplanuj demo, a jeden z naszych przedstawicieli skontaktuje się z Tobą w celu spersonalizowanej prezentacji.

Zaplanuj demo

ZASTRZEŻENIE: Informacje zawarte na tej stronie służą wyłącznie celom informacyjnym, a Alohi nie gwarantuje, że wszystkie informacje na tej stronie są aktualne lub dokładne. Nie stanowią one porady prawnej i nie powinny zastępować profesjonalnej porady prawnej. W celu uzyskania porady prawnej należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem w sprawie konkretnych pytań prawnych.

Zostań naszym partnerem!

Dołącz do naszego programu partnerskiego i dostarczaj wyjątkowe rozwiązania do faksowania online swoim odbiorcom.

Zostań partnerem

Produkty ALOHI

Rozwiązania

E-Podpis Telefon AI Faksowanie online Skaner mobilny E-Podpis Enterprise Faksowanie Enterprise

Cennik

Cennik Sign.Plus Cennik Dial.Plus Cennik Fax.Plus Oferty pakietowe

PROGRAMIŚCI

Centrum programistów API Sign.Plus API Fax.Plus Darmowe konto programisty

Zasoby

Centrum pomocy Blog Informacje o wersji Status systemu

Firma

O Alohi Prasa Kariera Program partnerski Kwestie prawne Kontakt z nami

Zaufanie i bezpieczeństwo

Centrum zaufania Przegląd bezpieczeństwa Zgodność z przepisami Lokalizacja danych Przewodnik po legalności e-podpisu

Stworzone przy wsparciu

Schweizerische Eidgenossenschaft
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency