Fax.PlusとSign.Plusでfaxにオンラインで署名する方法

faxへの署名が入力可能なPDFへの署名と異なる理由

一見すると、faxで届いたフォームと入力可能なPDFはほとんど同じに見えます。どちらにも署名欄、日付欄、複数のテキスト欄、いくつかのチェックボックスがあるかもしれません。重要な違いは、ページの裏側に何が存在するかです。

入力可能なPDFには、構造化されたフォームデータが含まれていることがあります。ファイルは、ある四角形が署名フィールド、別の四角形がチェックボックス、さらに別のものがテキスト入力用であることをすでに把握している場合があります。

faxはそのようには機能しません。faxでドキュメントを送信すると、受信側にはページをレンダリングしたものが届きます。人の目にはフォームのままですが、元になっているフィールド情報はもうありません。

スプレッドシートと、そのスクリーンショットの違いのようなものだと考えてください。見た目は同じでも、どのセルにデータが入っているかを把握しているのは前者だけです。

このため、受信したfaxを電子署名用に準備するには、従来、より多くの手作業が必要でした。

Fax.Plusはすでに受信したfaxをSign.Plusに連携しています

受信したfaxをFax.Plusからエクスポートして別の場所に保存し、まったく新しい署名ワークフローを始める必要はありません。

受信トレイまたは送信済みフォルダーでfaxを開き、Sign.Plusに転送を選択すると、ドキュメントがSign.Plusで開きます。そこから自分で署名または署名をリクエストを選択できます。

両プロダクトは同じAlohiアカウントを使用するため、既存のFax.Plusユーザーが Sign.Plusを利用するために別の認証情報を用意する必要はありません。

これにより、faxから署名までのワークフローで面倒だった点の1つ、つまり同じファイルをツール間で手動で移す作業がすでになくなっています。次の部分はAuto-Placeが担います。

Auto-Placeの機能

Auto-Placeは、情報の入力が必要になりそうだとSign.Plusが検出した場所にフィールドを配置することで、署名用のドキュメントの準備を支援します。

ドキュメントによっては、次のようなものが含まれます。

• 署名フィールド
• テキストフィールド
• 日付フィールド
• チェックボックス

重要なのは、Auto-Placeがドキュメントを完成させるわけではないという点です。あくまで出発点を作成するものです。

ドキュメントを送信する前に、すべてのフィールドを確認し、移動や削除をしたり、不足しているものを追加したり、適切な署名者にフィールドを割り当てたりできます。

この違いは重要です。自動検出によって設定の手間を省けますが、最終的なドキュメントを管理するのは送信者です。

Auto-Placeが各種ドキュメントを処理する方法

入力可能なPDFにはすでに有用な情報が含まれています

PDFの中には、フォームフィールドが埋め込まれた状態で届くものがあります。Sign.PlusがPDF内の対応するフィールドを見つけると、その構造化情報を使って対応するSign.Plusのフィールドを作成できるため、フォームを一から作り直す必要がありません。

たとえば、PDFに既存のチェックボックスはSign.Plusのチェックボックスになり、対応する署名、日付、テキストの各フィールドもSign.Plusの同等のフィールドに変換されます。

ドキュメントを準備する人にとって、技術的な違いはそれほど重要ではありません。便利なのは、Sign.PlusがPDF内にすでにある情報から作業を始められることです。

faxやスキャンは視覚的に解釈する必要があります

受信したfaxは、変換できる埋め込みフォームフィールドがないため、より難しいケースです。

代わりに、AI搭載のAuto-Placeがレンダリングされたページを分析し、情報を入力すべき場所を示す視覚的な手がかりを探します。

たとえば、署名の横にある空白部分は、署名フィールドとして提案されることがあります。選択肢の横にあるボックスは、チェックボックスになることがあります。その他の空白部分は、テキストフィールドや日付フィールドとして提案されることがあります。

このため、Auto-Placeは特にfaxのワークフローで便利です。ドキュメントが、最初からスマートな入力可能PDFである必要はありません。

Fax.PlusとSign.Plusで受信したfaxに署名する方法

ワークフローはとても簡単です。

1. Fax.Plusでfaxを開く

Fax.Plusのダッシュボードにあるfaxのセクションに移動し、受信トレイまたは送信済みフォルダーからドキュメントを開きます。

Fax.Plusでは、専用のfax番号を使ってオンラインでfaxを受信できるため、このワークフローでは物理的なfax機は必要ありません。

2. Sign.Plusに転送する

ドキュメントのアクションを開き、Sign.Plusに転送を選択します。Sign.Plusに、選択したドキュメントが直接読み込まれます。

3. 署名が必要な人を選択する

ドキュメントに必要なのがご自身の署名だけの場合は、自分で署名を選択します。

他の1人または複数の人にドキュメントを完成してもらう必要がある場合は、署名をリクエストを選択します。詳しくは、Sign.Plusでドキュメントに署名する方法をご覧ください。

4. Auto-Placeでドキュメントを準備する

ドキュメントがフラットなfaxまたはスキャンの場合、Auto-Placeがページを分析し、関連するフィールドを提案します。

AIを活用したAuto-Placeでは、Sign.Plusのプランに含まれる利用枠が消費されます。スキャンまたはfaxで受信したドキュメントを処理する前に、ご利用のプランでの提供状況と残りの利用枠をご確認ください。

長いフォームにフィールドを1つずつドラッグして配置する代わりに、提案されたレイアウトから作業を始められます。

5. 提案されたフィールドを確認する

送信する前にドキュメントを確認します。調整が必要なフィールドは移動し、不要なものは削除し、検出されなかったものは追加して、各フィールドが正しい受信者に割り当てられていることを確認してください。

自動配置は準備を速めるためのものであり、確認の手順をなくすものではありません。

6. ドキュメントに署名する、またはドキュメントを送信する

自分で署名を選択した場合は、フィールドに入力してドキュメントに署名します。署名をリクエストの場合は、受信者とフィールドを確認し、署名リクエストを送信します。

署名ワークフローの残りの部分を管理するための、その他のSign.Plusの機能もご覧いただけます。

実用例：faxで届いたフォームを承認する必要がある場合

オペレーションチームが、3ページの承認フォームをfaxで受信したとします。

1ページ目にはお客様の情報が記載されています。2ページ目には複数のチェックボックスがあります。3ページ目には日付と2つの署名欄があります。

フィールド検出がない場合は、担当者がドキュメントを開き、署名のために送信する前に、各インタラクティブフィールドを手動で配置する必要があります。

Fax.PlusとSign.Plusを連携させたワークフローでは、次のようになります。

1. faxがFax.Plusの受信トレイに届きます。
2. 従業員がSign.Plusに転送します。
3. Auto-Placeがフラットなドキュメントを分析します。
4. 関連する箇所に、提案されたフィールドが表示されます。
5. 従業員がフィールドを確認し、署名フィールドを割り当てます。
6. ドキュメントが受信者に送られます。
7. faxで返送する必要がある場合は、完成したドキュメントをチームのfaxワークフローにそのまま引き継げます。

faxは、ドキュメントが業務に入ってくる経路であることに変わりはありません。ただし、その後のプロセスまで手作業のままにする必要はありません。

faxを使い続けているチームにとってこれが重要な理由

faxは、組織の境界を越えてドキュメントをやり取りするワークフローで今も広く使われています。特に、やり取りの相手側が標準の連絡手段としてfaxを使い続けている場合に多く見られます。

だからといって、ドキュメントを受け取ってから返送するまでのすべての手順を紙で行う必要があるわけではありません。

Fax.Plusでは、faxをオンラインで受信したり、Webやモバイルデバイスでfaxを利用したり、Sign.Plusでオンライン署名を行ったりできます。Fax.Plusの機能をご覧いただくと、これらのワークフローがどのように組み合わさるかがわかります。

この組み合わせが便利なのは、ドキュメントの受け取り方とチームでの処理方法を切り離せるからです。

フォームをfaxで受け取り、最新の電子署名ワークフローで処理し、受信者がfaxを必要とする場合は再びfaxで返送することもできます。

Auto-Placeにできないこと

Auto-Placeは、繰り返しの多いドキュメントの準備作業を減らすために設計されています。ドキュメントに関する判断を代わりに行うものではありません。

次の点は、引き続きご自身で確認してください。

• 必要なフィールドがすべて検出されているか
• 各フィールドが正しい位置にあるか
• 各フィールドをどの署名者が入力するか
• フィールドを必須にするか任意にするか
• ドキュメントに特別な署名要件や法的要件がないか

つまり、面倒な最初の作業はAuto-Placeが行い、最終確認はご自身で行います。

受信したfaxから署名可能なドキュメントまで

Fax.PlusとSign.Plusの連携の利点は、2つのプロダクトで同じドキュメントを開けることだけではありません。手順そのものを減らせることです。

faxがFax.Plusに届きます。印刷したり、別の署名ツールにエクスポートしたりする代わりに、そのままSign.Plusに移せます。Auto-Placeがフィールドの最初のバージョンを準備し、その結果を確認したうえで、ドキュメントは適切な署名ワークフローへと進みます。

プロセスの入口や出口ではfaxが必要でも、途中では最新のツールを使いたいチームにとって、これははるかにすっきりした進め方です。