Jak podpisać fax online za pomocą Fax.Plus i Sign.Plus

Dlaczego fax podpisuje się inaczej niż PDF z polami formularza

Na pierwszy rzut oka formularz otrzymany jako fax i PDF z polami formularza mogą wyglądać niemal identycznie. W obu może być linia na podpis, pole na datę, kilka pól tekstowych i parę pól wyboru. Istotna różnica tkwi w tym, co znajduje się za stroną.

PDF z polami formularza może zawierać uporządkowane dane formularza. Plik może już „wiedzieć”, że dany prostokąt to pole podpisu, inny to pole wyboru, a jeszcze inny oczekuje tekstu.

Fax tak nie działa. Gdy dokument jest przesyłany faxem, strona odbierająca otrzymuje wyrenderowaną wersję stron. Dla człowieka formularz nadal wygląda jak formularz, ale informacji o polach już w nim nie ma.

Można to porównać do różnicy między arkuszem kalkulacyjnym a zrzutem ekranu z arkusza. Mogą wyglądać tak samo, ale tylko jeden z nich nadal wie, które komórki zawierają dane.

Dlatego przygotowanie otrzymanego faxu do podpisu elektronicznego tradycyjnie wymagało więcej pracy ręcznej.

Fax.Plus już łączy otrzymane faxy z Sign.Plus

Nie musisz eksportować otrzymanego faxu z Fax.Plus, zapisywać go gdzie indziej, a potem uruchamiać zupełnie nowego procesu podpisywania.

Otwórz fax w folderze Odebrane lub Wysłane, wybierz Prześlij do Sign.Plus, a dokument otworzy się w Sign.Plus. Stamtąd możesz wybrać Podpisz samodzielnie lub Poproś o podpis.

Oba produkty korzystają z tego samego konta Alohi, więc osoba korzystająca już z Fax.Plus nie potrzebuje osobnych danych logowania tylko po to, by uzyskać dostęp do Sign.Plus.

To już eliminuje jedną z uciążliwych części procesów od faxu do podpisu: ręczne przenoszenie tego samego pliku między narzędziami. Kolejnym etapem zajmuje się Auto-Place.

Co robi Auto-Place

Auto-Place pomaga przygotować dokumenty do podpisu, umieszczając pola tam, gdzie Sign.Plus wykrywa, że prawdopodobnie będą potrzebne informacje.

W zależności od dokumentu mogą to być:

• Pola podpisu
• Pola tekstowe
• Pola daty
• Pola wyboru

Ważne jest to, że Auto-Place nie finalizuje dokumentu za Ciebie. Tworzy punkt wyjścia.

Możesz sprawdzić każde pole, przesunąć je lub usunąć, dodać to, czego brakuje, i przypisać pola właściwej osobie podpisującej, zanim dokument zostanie wysłany.

To rozróżnienie ma znaczenie. Automatyczne wykrywanie może skrócić czas przygotowania, ale nadawca nadal kontroluje ostateczny dokument.

Jak Auto-Place radzi sobie z różnymi rodzajami dokumentów

PDF-y z polami formularza już zawierają przydatne informacje

Niektóre pliki PDF mają osadzone pola formularza. Gdy Sign.Plus znajdzie w pliku PDF obsługiwane pola, może wykorzystać te uporządkowane informacje do utworzenia odpowiadających im pól Sign.Plus, zamiast zmuszać do odtwarzania formularza od zera.

Na przykład istniejące pole wyboru w pliku PDF może stać się polem wyboru Sign.Plus, a obsługiwane pola podpisu, daty i tekstu mogą zostać przekonwertowane na ich odpowiedniki w Sign.Plus.

Dla osoby przygotowującej dokument ta techniczna różnica nie jest szczególnie istotna. Liczy się to, że Sign.Plus może zacząć od informacji, które już znajdują się w pliku PDF.

Faxy i skany trzeba rozpoznawać wizualnie

Otrzymany fax to trudniejszy przypadek, ponieważ nie ma w nim osadzonych pól formularza do konwersji.

Zamiast tego Auto-Place oparte na SI analizuje wyrenderowaną stronę i szuka wskazówek wizualnych, które wskazują, gdzie powinny znaleźć się informacje.

Puste miejsce obok pola Signature może zostać zaproponowane na przykład jako pole podpisu. Kratka obok opcji może stać się polem wyboru. Inne puste obszary mogą zostać zaproponowane jako pola tekstowe lub pola daty.

Właśnie dlatego Auto-Place jest szczególnie przydatne w procesach opartych na faxie: dokument nie musi od początku być inteligentnym, wypełnialnym plikiem PDF.

Jak podpisać odebrany fax za pomocą Fax.Plus i Sign.Plus

Cały proces jest dość krótki.

1. Otwórz fax w Fax.Plus

Przejdź do sekcji Faxy w panelu Fax.Plus i otwórz dokument z folderu Odebrane lub Wysłane.

Fax.Plus umożliwia odbieranie faxów online przy użyciu dedykowanego numeru faxu, więc w tym procesie nie jest potrzebne fizyczne urządzenie faxowe.

2. Przekaż go do Sign.Plus

Otwórz menu działań dla dokumentu i wybierz Prześlij do Sign.Plus. Sign.Plus od razu wczyta wybrany dokument.

3. Wybierz, kto ma podpisać

Wybierz Podpisz samodzielnie, gdy dokument wymaga tylko Twojego podpisu.

Wybierz Poproś o podpis, gdy dokument musi zostać uzupełniony przez inną osobę lub kilka osób. Dowiedz się więcej o tym, jak podpisywać dokumenty w Sign.Plus.

4. Przygotuj dokument za pomocą Auto-Place

Jeśli dokument to płaski fax lub skan, Auto-Place może przeanalizować stronę i zaproponować odpowiednie pola.

Auto-Place oparte na SI korzysta z limitu wliczonego w Twój plan Sign.Plus. Przed przetwarzaniem zeskanowanych lub otrzymanych faxem dokumentów sprawdź dostępność tej funkcji w swoim planie oraz pozostały limit.

Zamiast przeciągać każde pole na długi formularz pojedynczo, zaczynasz od proponowanego układu.

5. Sprawdź zaproponowane pola

Sprawdź dokument przed wysłaniem. Przesuń pola wymagające korekty, usuń zbędne, dodaj te, które nie zostały wykryte, i upewnij się, że pola są przypisane do właściwych odbiorców.

Automatyczne rozmieszczanie ma przyspieszyć przygotowanie dokumentu, a nie eliminować etap weryfikacji.

6. Podpisz lub wyślij dokument

Jeśli wybrano opcję Podpisz samodzielnie, uzupełnij pola i podpisz dokument. W przypadku opcji Poproś o podpis sprawdź odbiorców i pola, a następnie wyślij prośbę o podpis.

Poznaj dodatkowe funkcje Sign.Plus, które pomogą w obsłudze pozostałych etapów procesu podpisywania.

Praktyczny przykład: formularz przychodzi faxem i wymaga zatwierdzenia

Wyobraź sobie, że zespół operacyjny otrzymuje faxem trzystronicowy formularz autoryzacji.

Pierwsza strona zawiera dane klienta. Druga ma kilka pól wyboru. Trzecia zawiera datę i dwie linie na podpisy.

Bez wykrywania pól ktoś musi otworzyć dokument i ręcznie umieścić każde interaktywne pole, zanim zostanie on wysłany do podpisu.

W połączonym procesie Fax.Plus i Sign.Plus wygląda to tak:

1. Fax trafia do folderu Odebrane w Fax.Plus.
2. Pracownik przekazuje go do Sign.Plus.
3. Auto-Place analizuje płaski dokument.
4. Zaproponowane pola pojawiają się w odpowiednich miejscach.
5. Pracownik sprawdza je i przypisuje pola podpisu.
6. Dokument trafia do odbiorców.
7. Jeśli dokument musi zostać odesłany faxem, po uzupełnieniu może być dalej obsługiwany w procesie faxowym zespołu.

Fax nadal jest sposobem, w jaki dokument trafia do firmy. Po prostu nie wymusza on, by reszta procesu pozostała ręczna.

Dlaczego to ważne dla zespołów, które nadal korzystają z faxu

Fax nadal jest powszechny w procesach, w których dokumenty wychodzą poza granice organizacji, zwłaszcza gdy jedna ze stron wymiany nadal używa faxu jako standardowego kanału.

Nie oznacza to jednak, że każdy etap między otrzymaniem a odesłaniem dokumentu musi odbywać się na papierze.

Fax.Plus już teraz umożliwia zespołom odbieranie faxów online, korzystanie z faxu na urządzeniach internetowych i mobilnych oraz pracę z podpisami online dzięki Sign.Plus. Zapoznaj się z szerszym zestawem funkcji Fax.Plus, aby zobaczyć, jak te procesy współgrają.

To połączenie jest przydatne, ponieważ oddziela sposób, w jaki dokument do Ciebie trafia, od sposobu, w jaki Twój zespół z nim pracuje.

Formularz może przyjść jako fax, przejść przez nowoczesny proces podpisu elektronicznego i zostać odesłany faxem, jeśli odbiorca tego wymaga.

Czego Auto-Place nie robi

Auto-Place ma ograniczyć powtarzalną pracę przy przygotowaniu dokumentu. Nie służy do podejmowania za Ciebie decyzji dotyczących dokumentu.

Nadal należy sprawdzić:

• czy wykryto wszystkie wymagane pola
• czy każde pole znajduje się we właściwym miejscu
• która osoba podpisująca powinna wypełnić poszczególne pola
• które pola powinny być wymagane, a które opcjonalne
• czy dokument podlega szczególnym wymogom dotyczącym podpisu lub wymogom prawnym

Innymi słowy, Auto-Place wykonuje żmudny pierwszy etap. Końcowa weryfikacja należy do Ciebie.

Od odebranego faxu do dokumentu gotowego do podpisu

Zaletą połączenia Fax.Plus i Sign.Plus nie jest to, że oba produkty potrafią otworzyć ten sam dokument. Chodzi o to, że eliminuje ono część kroków procesu.

Fax trafia do Fax.Plus. Zamiast go drukować lub eksportować do osobnego narzędzia do podpisywania, możesz przenieść go bezpośrednio do Sign.Plus. Auto-Place może przygotować pierwszą wersję pól, Ty sprawdzasz wynik, a dokument trafia do odpowiedniego procesu podpisywania.

Dla zespołów, które nadal potrzebują faxu na początku i na końcu procesu, ale chcą korzystać z nowoczesnych narzędzi pośrodku, to znacznie czystszy sposób pracy.