Um fax pode chegar em segundos e, ainda assim, dar um trabalho manual surpreendente quando precisa de assinatura. Fax.Plus e Sign.Plus ligam estes passos, para que um fax recebido possa seguir diretamente para um fluxo de assinatura eletrónica, sem o habitual ciclo de imprimir, assinar, digitalizar e voltar a carregar.
- Um fax recebido pode ser reencaminhado diretamente de Fax.Plus para Sign.Plus, sem ser necessário transferir o documento e voltar a carregá-lo.
- Escolha Assinar pessoalmente ou Pedir assinatura, consoante quem precisa de assinar.
- Auto-Place ajuda a preparar documentos planos, incluindo faxes recebidos e digitalizações, sugerindo campos de assinatura, texto, data e caixas de seleção.
- Todos os campos sugeridos continuam editáveis, pelo que pode rever o documento antes de o assinar ou enviar.
- Fax.Plus e Sign.Plus utilizam a mesma conta Alohi, mantendo o fluxo de trabalho ligado entre os dois produtos.
Porque é que assinar um fax é diferente de assinar um PDF preenchível
À primeira vista, um formulário enviado por fax e um PDF preenchível podem parecer quase idênticos. Ambos podem ter uma linha para a assinatura, uma caixa para a data, vários campos de texto e algumas caixas de seleção. A diferença importante está no que existe por trás da página.
Um PDF preenchível pode conter dados de formulário estruturados. O ficheiro pode já saber que determinado retângulo é um campo de assinatura, outro é uma caixa de seleção e outro espera texto.
Um fax não funciona assim. Quando um documento é transmitido por fax, o lado recetor obtém uma versão renderizada das páginas. Para uma pessoa, o formulário continua a parecer um formulário, mas a informação dos campos subjacentes já não existe.
Pense nisto como a diferença entre uma folha de cálculo e uma captura de ecrã de uma folha de cálculo. Podem ter o mesmo aspeto, mas só uma delas ainda sabe que células contêm dados.
É por isso que preparar um fax recebido para uma assinatura eletrónica exigiu, tradicionalmente, mais trabalho manual.
Fax.Plus já liga os faxes recebidos a Sign.Plus
Não precisa de exportar um fax recebido de Fax.Plus, guardá-lo noutro local e depois iniciar um fluxo de assinatura completamente novo.
Abra o fax na pasta Caixa de entrada ou Enviados, escolha Reencaminhar para Sign.Plus e o documento abre-se em Sign.Plus. A partir daí, pode escolher Assinar pessoalmente ou Pedir assinatura.
Ambos os produtos utilizam a mesma conta Alohi, pelo que um utilizador existente de Fax.Plus não precisa de credenciais separadas só para aceder a Sign.Plus.
Isto elimina já uma das partes incómodas dos fluxos de trabalho de fax para assinatura: mover manualmente o mesmo ficheiro entre ferramentas. Auto-Place trata da parte seguinte.
O que faz Auto-Place
Auto-Place ajuda a preparar documentos para assinatura, colocando campos nos locais onde Sign.Plus deteta que provavelmente será necessária informação.
Consoante o documento, isto pode incluir:
- Campos de assinatura
- Campos de texto
- Campos de data
- Caixas de seleção
O mais importante é que Auto-Place não finaliza o documento por si. Cria um ponto de partida.
Pode rever cada campo, movê-lo ou removê-lo, adicionar o que estiver em falta e atribuir os campos ao signatário correto antes de o documento ser enviado.
Esta distinção é importante. A deteção automática pode poupar tempo de configuração, mas quem envia continua a controlar o documento final.
Como Auto-Place trata diferentes tipos de documentos
Os PDF preenchíveis já contêm informação útil
Alguns PDF chegam com campos de formulário incorporados. Quando Sign.Plus encontra campos suportados num PDF, pode usar essa informação estruturada para criar os campos correspondentes em Sign.Plus, em vez de o obrigar a reconstruir o formulário de raiz.
Por exemplo, uma caixa de seleção existente num PDF pode tornar-se uma caixa de seleção de Sign.Plus, enquanto os campos de assinatura, data e texto suportados podem ser convertidos nos respetivos equivalentes de Sign.Plus.
Para quem prepara o documento, a distinção técnica não é particularmente importante. O que interessa é que Sign.Plus pode começar com a informação que já está dentro do PDF.
Os faxes e as digitalizações têm de ser interpretados visualmente
Um fax recebido é um caso mais difícil, porque não há campos de formulário incorporados para converter.
Em vez disso, Auto-Place, com tecnologia de IA, analisa a página renderizada e procura pistas visuais que indiquem onde a informação deve ser colocada.
Uma área em branco junto a Assinatura, por exemplo, pode ser sugerida como campo de assinatura. Uma caixa junto a uma opção pode tornar-se uma caixa de seleção. Outras áreas em branco podem ser sugeridas como campos de texto ou de data.
É isto que torna Auto-Place particularmente útil nos fluxos de trabalho com fax: o documento não tem de começar como um PDF inteligente e preenchível.
Como assinar um fax recebido com Fax.Plus e Sign.Plus
O fluxo de trabalho é bastante curto.
1. Abra o fax em Fax.Plus
Aceda à secção Faxes do painel de Fax.Plus e abra o documento a partir da pasta Caixa de entrada ou Enviados.
Fax.Plus permite receber faxes online através de um número de fax dedicado, pelo que este fluxo de trabalho não envolve qualquer aparelho de fax físico.
2. Reencaminhe-o para Sign.Plus
Abra as ações do documento e escolha Reencaminhar para Sign.Plus. Sign.Plus carrega diretamente o documento selecionado.
3. Escolha quem tem de assinar
Selecione Assinar pessoalmente quando o documento precisar apenas da sua assinatura.
Escolha Pedir assinatura quando precisar que outra pessoa, ou várias, concluam o documento. Saiba mais sobre como assinar documentos com Sign.Plus.
4. Use Auto-Place para preparar o documento
Se o documento for um fax ou uma digitalização plana, Auto-Place pode analisar a página e sugerir os campos relevantes.
Auto-Place, baseado em IA, utiliza a quota incluída no seu plano Sign.Plus. Verifique a disponibilidade no seu plano e a quota restante antes de processar documentos digitalizados ou recebidos por fax.
Em vez de arrastar cada campo, um a um, para um formulário longo, começa com uma disposição já proposta.
5. Reveja os campos sugeridos
Verifique o documento antes de o enviar. Mova os campos que precisem de ajuste, elimine o que for desnecessário, adicione o que não tenha sido detetado e certifique-se de que os campos estão atribuídos aos destinatários corretos.
A colocação automática deve tornar a preparação mais rápida, não eliminar a etapa de revisão.
6. Assine ou envie o documento
Se selecionou Assinar pessoalmente, preencha os campos e assine o documento. Para Pedir assinatura, reveja os destinatários e os campos e envie o pedido de assinatura.
Pode explorar outras funcionalidades de Sign.Plus para gerir o restante fluxo de assinatura.
Um exemplo prático: chega um formulário por fax e precisa de aprovação
Imagine que uma equipa de operações recebe por fax um formulário de autorização com três páginas.
A primeira página contém os dados do cliente. A segunda tem várias caixas de seleção. A terceira inclui uma data e duas linhas de assinatura.
Sem deteção de campos, alguém tem de abrir o documento e colocar manualmente cada campo interativo antes de o enviar para assinatura.
Com o fluxo de trabalho ligado entre Fax.Plus e Sign.Plus:
- O fax chega à Caixa de entrada de Fax.Plus.
- O colaborador reencaminha-o para Sign.Plus.
- Auto-Place analisa o documento plano.
- Os campos sugeridos aparecem sobre as áreas relevantes.
- O colaborador revê-os e atribui os campos de assinatura.
- O documento segue para os destinatários.
- O documento concluído pode continuar no fluxo de trabalho de fax da equipa, caso tenha de ser devolvido por fax.
O fax continua a ser a forma como o documento entrou na empresa. Simplesmente não obriga o resto do processo a continuar manual.
Porque é que isto é importante para equipas que ainda dependem do fax
O fax continua a ser comum em fluxos de trabalho em que os documentos atravessam as fronteiras entre organizações, sobretudo quando uma das partes continua a usar o fax como canal habitual.
Isso não significa que todos os passos entre a receção e a devolução do documento tenham de ser feitos em papel.
Fax.Plus já permite às equipas receber faxes online, utilizar o fax em dispositivos web e móveis e trabalhar com assinaturas online através de Sign.Plus. Pode explorar o conjunto mais alargado de funcionalidades de Fax.Plus para ver como estes fluxos de trabalho se complementam.
A combinação é útil porque separa a forma como um documento chega da forma como a sua equipa trabalha nele.
Um formulário pode chegar por fax, passar por um fluxo de assinatura eletrónica moderno e ser devolvido por fax, caso o destinatário o exija.
O que Auto-Place não faz
Auto-Place foi concebido para reduzir a preparação repetitiva de documentos. Não se destina a tomar decisões sobre o documento por si.
Deve continuar a verificar:
- se todos os campos obrigatórios foram detetados
- se cada campo está na posição correta
- qual o signatário que deve preencher cada campo
- se algum campo deve ser obrigatório ou opcional
- se o documento tem requisitos especiais de assinatura ou requisitos legais
Por outras palavras, Auto-Place faz a primeira passagem, a mais fastidiosa. Você faz a revisão final.
Do fax recebido ao documento pronto a assinar
O que torna útil a ligação entre Fax.Plus e Sign.Plus não é simplesmente o facto de dois produtos poderem abrir o mesmo documento. É que elimina passos.
Um fax chega a Fax.Plus. Em vez de o imprimir ou exportar para uma ferramenta de assinatura separada, pode enviá-lo diretamente para Sign.Plus. Auto-Place pode preparar a primeira versão dos campos, o documento é revisto e segue para o fluxo de assinatura adequado.
Para equipas que ainda precisam do fax nas extremidades de um processo, mas querem ferramentas modernas a meio, esta é uma forma de trabalhar muito mais limpa.
Perguntas frequentes
Posso assinar um fax eletronicamente?
Sim. Um fax recebido em Fax.Plus pode ser reencaminhado para Sign.Plus e assinado eletronicamente. Pode assinar o documento pessoalmente ou enviá-lo a outro destinatário para assinatura.
Outra pessoa pode assinar um fax que recebi?
Sim. Depois de reencaminhar o fax para Sign.Plus, escolha Pedir assinatura. Pode adicionar os destinatários, preparar os respetivos campos e enviar o documento para assinatura.
Preciso de contas separadas para Fax.Plus e Sign.Plus?
Não é necessário um início de sessão separado. Fax.Plus e Sign.Plus fazem parte da suite Alohi e os utilizadores podem usar as mesmas credenciais de conta nos vários produtos.
Auto-Place funciona com um documento digitalizado ou um fax?
Sim. Um documento digitalizado ou um fax recebido pode não conter informação estruturada de campos, mas Auto-Place consegue analisar a página renderizada e sugerir campos com base no que aparece visualmente no documento. Continua a ser você a rever e a editar essas sugestões antes de prosseguir.
As assinaturas por fax e as assinaturas eletrónicas são a mesma coisa?
Não necessariamente. Uma assinatura por fax (fac-símile) significa tradicionalmente uma versão reproduzida de uma assinatura manuscrita, ao passo que uma assinatura eletrónica é criada como parte de um processo de assinatura eletrónico e pode incluir registos adicionais, como um registo de auditoria.
A validade de um método de assinatura para um determinado documento depende do tipo de documento e da jurisdição aplicável, pelo que os documentos com requisitos legais específicos devem ser verificados separadamente.
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