Fax.Plus와 Sign.Plus로 fax에 온라인으로 서명하는 방법

fax 서명이 작성 가능한 PDF 서명과 다른 이유

언뜻 보면 fax로 받은 양식과 작성 가능한 PDF는 거의 똑같아 보일 수 있습니다. 둘 다 서명란, 날짜 입력란, 여러 텍스트 필드, 몇 개의 체크박스가 있을 수 있습니다. 중요한 차이는 페이지 뒤에 무엇이 존재하느냐입니다.

작성 가능한 PDF에는 구조화된 양식 데이터가 들어 있을 수 있습니다. 파일이 어떤 사각형은 서명 필드이고, 다른 사각형은 체크박스이며, 또 다른 사각형은 텍스트를 입력받는 곳이라는 사실을 이미 알고 있을 수 있습니다.

fax는 그렇게 작동하지 않습니다. 문서를 fax로 전송하면 수신 측은 페이지를 렌더링한 형태로 받게 됩니다. 사람에게는 여전히 양식처럼 보이지만, 그 바탕에 있던 필드 정보는 더 이상 남아 있지 않습니다.

스프레드시트와 스프레드시트의 스크린샷의 차이와 비슷하다고 생각하면 됩니다. 겉보기에는 같아 보여도 어떤 셀에 데이터가 들어 있는지 아는 것은 하나뿐입니다.

그래서 수신한 fax를 전자 서명용으로 준비하려면 전통적으로 더 많은 수작업이 필요했습니다.

Fax.Plus는 이미 수신한 fax를 Sign.Plus와 연결합니다

수신한 fax를 Fax.Plus에서 내보내 다른 곳에 저장한 다음 완전히 새로운 서명 워크플로를 시작할 필요가 없습니다.

받은 편지함 또는 보낸 편지함에서 fax를 열고 Sign.Plus로 전달을 선택하면 문서가 Sign.Plus에서 열립니다. 거기서 직접 서명 또는 서명 요청을 선택할 수 있습니다.

두 제품은 동일한 Alohi 계정을 사용하므로, 기존 Fax.Plus 사용자는 Sign.Plus에 접속하기 위해 별도의 로그인 정보를 만들 필요가 없습니다.

이것만으로도 fax 서명 워크플로에서 번거로운 부분 중 하나인, 같은 파일을 도구 간에 수동으로 옮기는 일이 사라집니다. 그다음 단계는 Auto-Place가 해결합니다.

Auto-Place의 기능

Auto-Place는 Sign.Plus가 정보가 필요할 가능성이 높다고 감지한 위치에 필드를 배치하여 서명용 문서를 준비하는 데 도움을 줍니다.

문서에 따라 다음이 포함될 수 있습니다.

• 서명 필드
• 텍스트 필드
• 날짜 필드
• 체크박스

중요한 점은 Auto-Place가 문서를 대신 완성하지는 않는다는 것입니다. 출발점을 만들어 줄 뿐입니다.

문서를 보내기 전에 모든 필드를 검토하고, 이동하거나 삭제하고, 누락된 항목을 추가하고, 필드를 올바른 서명자에게 할당할 수 있습니다.

이 차이는 중요합니다. 자동 감지로 설정 시간을 줄일 수 있지만, 최종 문서는 여전히 발신자가 관리합니다.

Auto-Place가 다양한 유형의 문서를 처리하는 방식

작성 가능한 PDF에는 이미 유용한 정보가 들어 있습니다

일부 PDF에는 양식 필드가 포함되어 있습니다. Sign.Plus가 PDF에서 지원되는 필드를 찾으면, 이 구조화된 정보를 활용해 양식을 처음부터 다시 만들 필요 없이 그에 해당하는 Sign.Plus 필드를 만들 수 있습니다.

예를 들어 기존 PDF의 체크박스는 Sign.Plus 체크박스가 될 수 있고, 지원되는 서명, 날짜, 텍스트 필드는 그에 해당하는 Sign.Plus 필드로 변환될 수 있습니다.

문서를 준비하는 사람에게 이 기술적인 차이는 그다지 중요하지 않습니다. 중요한 점은 Sign.Plus가 PDF 안에 이미 들어 있는 정보에서 시작할 수 있다는 것입니다.

fax와 스캔본은 시각적으로 이해해야 합니다

수신한 fax는 변환할 수 있는 양식 필드가 내장되어 있지 않아 더 까다로운 경우입니다.

대신 AI 기반 Auto-Place가 렌더링된 페이지를 분석하여 정보가 들어갈 위치를 나타내는 시각적 단서를 찾습니다.

예를 들어 서명 옆의 빈 공간은 서명 필드로 제안될 수 있습니다. 옵션 옆의 상자는 체크박스가 될 수 있습니다. 그 밖의 빈 영역은 텍스트 또는 날짜 필드로 제안될 수 있습니다.

이 점이 Auto-Place가 fax 워크플로에서 특히 유용한 이유입니다. 문서가 처음부터 스마트한 작성 가능 PDF일 필요가 없기 때문입니다.

Fax.Plus와 Sign.Plus로 수신한 fax에 서명하는 방법

워크플로는 꽤 간단합니다.

1. Fax.Plus에서 fax 열기

Fax.Plus 대시보드의 Fax 섹션으로 이동하여 받은 편지함 또는 보낸 편지함에서 문서를 여세요.

Fax.Plus는 전용 fax 번호를 사용하여 온라인으로 fax를 수신할 수 있으므로, 이 워크플로에는 실제 fax 기기가 필요하지 않습니다.

2. Sign.Plus로 전달하기

문서 작업 메뉴를 열고 Sign.Plus로 전달을 선택하세요. Sign.Plus가 선택한 문서를 바로 불러옵니다.

3. 서명해야 하는 사람 선택하기

문서에 본인의 서명만 필요하다면 직접 서명을 선택하세요.

다른 한 명 또는 여러 명이 문서를 완료해야 한다면 서명 요청을 선택하세요. Sign.Plus로 문서에 서명하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

4. Auto-Place로 문서 준비하기

문서가 이미지 형태의 fax 또는 스캔본이라면 Auto-Place가 페이지를 분석하여 적절한 필드를 제안할 수 있습니다.

AI 기반 Auto-Place는 Sign.Plus 요금제에 포함된 사용량을 차감합니다. 스캔 문서나 fax 문서를 처리하기 전에 요금제의 이용 가능 여부와 남은 사용량을 확인하세요.

긴 양식에 필드를 하나씩 끌어다 놓는 대신, 제안된 레이아웃에서 시작할 수 있습니다.

5. 제안된 필드 검토하기

문서를 보내기 전에 확인하세요. 조정이 필요한 필드는 옮기고, 불필요한 필드는 삭제하고, 감지되지 않은 필드는 추가하며, 각 필드가 올바른 수신자에게 지정되었는지 확인하세요.

자동 배치는 준비 과정을 더 빠르게 해 주는 기능이며, 검토 단계를 없애 주는 것은 아닙니다.

6. 문서에 서명하거나 보내기

직접 서명을 선택했다면 필드를 작성하고 문서에 서명하세요. 서명 요청의 경우 수신자와 필드를 검토한 후 서명 요청을 보내세요.

나머지 서명 워크플로를 관리하는 데 도움이 되는 Sign.Plus 기능도 살펴볼 수 있습니다.

실제 사례: fax로 양식이 도착했고 승인이 필요한 경우

운영팀이 3페이지짜리 승인 양식을 fax로 받았다고 가정해 보겠습니다.

1페이지에는 고객 정보가 있습니다. 2페이지에는 여러 개의 체크박스가 있습니다. 3페이지에는 날짜와 두 개의 서명란이 있습니다.

필드 감지 기능이 없으면 누군가 문서를 열어 서명 요청을 보내기 전에 모든 입력 필드를 직접 배치해야 합니다.

Fax.Plus와 Sign.Plus가 연결된 워크플로에서는 다음과 같이 진행됩니다.

1. fax가 Fax.Plus 받은 편지함에 도착합니다.
2. 직원이 이를 Sign.Plus로 전달합니다.
3. Auto-Place가 이미지 형태의 문서를 분석합니다.
4. 관련 영역 위에 제안된 필드가 나타납니다.
5. 직원이 필드를 검토하고 서명 필드를 지정합니다.
6. 문서가 수신자에게 전달됩니다.
7. 완료된 문서를 fax로 회신해야 하는 경우, 팀의 fax 워크플로를 통해 계속 처리할 수 있습니다.

fax는 여전히 문서가 업무에 유입되는 경로입니다. 다만 나머지 프로세스까지 수작업으로 남아 있도록 강제하지는 않습니다.

여전히 fax를 사용하는 팀에 이것이 중요한 이유

fax는 조직 간에 문서를 주고받는 업무 방식에서 여전히 흔히 쓰이며, 특히 한쪽이 fax를 표준 채널로 계속 사용하는 경우에 그렇습니다.

그렇다고 문서를 받은 뒤 회신하기까지의 모든 단계를 종이로 진행해야 하는 것은 아닙니다.

Fax.Plus를 사용하면 팀이 이미 온라인으로 fax를 수신하고, 웹과 모바일 기기에서 fax를 사용하며, Sign.Plus를 통해 온라인 서명도 처리할 수 있습니다. 이러한 워크플로가 어떻게 어우러지는지 확인하려면 더 폭넓은 Fax.Plus 기능을 살펴보세요.

이 조합이 유용한 이유는 문서가 도착하는 방식과 팀이 문서를 처리하는 방식을 분리해 주기 때문입니다.

양식이 fax로 도착하더라도 최신 전자 서명 워크플로를 거칠 수 있으며, 수신자가 fax를 요구하는 경우에는 다시 fax로 회신할 수도 있습니다.

Auto-Place가 하지 않는 일

Auto-Place는 반복적인 문서 설정 작업을 줄이도록 설계되었습니다. 문서에 관한 판단을 대신 내려 주기 위한 기능은 아닙니다.

다음 사항은 직접 확인해야 합니다.

• 필요한 필드가 모두 감지되었는지
• 각 필드가 올바른 위치에 있는지
• 각 필드를 어떤 서명자가 작성해야 하는지
• 필드를 필수 또는 선택으로 지정해야 하는지
• 문서에 특별한 서명 요건이나 법적 요건이 있는지

즉, Auto-Place는 번거로운 1차 작업을 처리하고, 최종 검토는 사용자가 합니다.

수신한 fax에서 서명 준비가 끝난 문서까지

Fax.Plus와 Sign.Plus 연동의 핵심은 두 제품에서 같은 문서를 열 수 있다는 점만이 아닙니다. 바로 작업 단계가 줄어든다는 점입니다.

fax가 Fax.Plus에 도착하면, 인쇄하거나 별도의 서명 도구로 내보낼 필요 없이 Sign.Plus로 바로 보낼 수 있습니다. Auto-Place가 필드의 첫 버전을 준비하고, 사용자가 결과를 검토한 다음, 문서는 적절한 서명 워크플로로 넘어갑니다.

프로세스의 시작과 끝에서는 여전히 fax가 필요하지만 중간 과정에는 최신 도구를 쓰고 싶은 팀에게는 훨씬 깔끔한 업무 방식입니다.