如何使用 Fax.Plus 和 Sign.Plus 在线签署 fax

为什么签署 fax 与签署可填写 PDF 不同

乍一看，通过 fax 收到的表单与可填写 PDF 几乎一模一样。两者可能都有签名行、日期框、若干文本字段和几个复选框。关键区别在于页面背后究竟有什么。

可填写 PDF 可以包含结构化的表单数据。文档可能已经知道某个矩形是签名字段，另一个是复选框，还有一个需要输入文本。

fax 并非如此。通过 fax 传输文档时，接收方得到的是页面的渲染版本。对人来说，表单看起来仍然像表单，但底层的字段信息已经不复存在。

可以把它想象成电子表格与电子表格截图之间的区别。两者看起来可能一样，但只有前者仍然知道哪些单元格包含数据。

这就是为什么为收到的 fax 准备电子签名历来需要更多手动操作。

Fax.Plus 已将收到的 fax 与 Sign.Plus 连接起来

您无需先从 Fax.Plus 导出收到的 fax，再保存到其他位置，然后重新开始一个全新的签名流程。

在收件箱或已发送中打开 fax，选择转发到 Sign.Plus，文档就会在 Sign.Plus 中打开。然后，您可以选择自己签名或请求签名。

两款产品使用同一个 Alohi 账户，因此现有的 Fax.Plus 用户无需另外准备一套凭据即可访问 Sign.Plus。

这已经消除了 fax 转签名流程中令人头疼的一环：在不同工具之间手动搬运同一个文档。Auto-Place 则解决下一个环节。

Auto-Place 的作用

Auto-Place 会在 Sign.Plus 检测到可能需要填写信息的位置放置字段，帮助您准备待签署的文档。

根据文档的不同，这些字段可能包括：

• 签名字段
• 文本字段
• 日期字段
• 复选框

关键在于，Auto-Place 不会替您完成文档的定稿，它只是提供一个起点。

在文档发出之前，您可以检查每个字段，移动或删除它，添加遗漏的内容，并将字段分配给正确的签署人。

这一点很重要。自动检测可以节省设置时间，但最终文档仍由发送者掌控。

Auto-Place 如何处理不同类型的文档

可填写 PDF 已包含有用的信息

有些 PDF 自带嵌入式表单字段。当 Sign.Plus 在 PDF 中发现受支持的字段时，可以利用这些结构化信息创建对应的 Sign.Plus 字段，而无需您从头重建表单。

例如，PDF 中现有的复选框可以变成 Sign.Plus 复选框，而受支持的签名、日期和文本字段可以转换为对应的 Sign.Plus 字段。

对准备文档的人来说，这一技术差异并不特别重要。有用之处在于，Sign.Plus 可以从 PDF 内已有的信息入手。

fax 和扫描件需要通过视觉来理解

收到的 fax 情况更为棘手，因为其中没有可供转换的嵌入式表单字段。

取而代之的是，由 AI 驱动的 Auto-Place 会分析渲染后的页面，并寻找视觉线索，以判断信息应填写在何处。

例如，Signature 旁边的空白区域可能会被建议设为签名字段。选项旁边的方框可能会变成复选框。其他空白区域则可能被建议设为文本字段或日期字段。

这正是 Auto-Place 特别适用于 fax 工作流程的原因：文档一开始并不需要是智能的、可填写的 PDF。

如何使用 Fax.Plus 和 Sign.Plus 签署收到的 fax

整个流程相当简短。

1. 在 Fax.Plus 中打开 fax

前往 Fax.Plus 控制面板的 Faxes 部分，然后从收件箱或已发送文件夹中打开该文档。

Fax.Plus 可以通过专用 fax 号码在线接收 fax，因此此工作流程中无需使用实体 fax 机。

2. 将其转发到 Sign.Plus

打开文档操作菜单，然后选择 转发到 Sign.Plus。Sign.Plus 会直接加载所选文档。

3. 选择需要签署的人员

如果文档只需要您本人签名，请选择 自己签名。

如果需要其他一人或多人来完成文档，请选择 请求签名。详细了解如何使用 Sign.Plus 签署文档。

4. 使用 Auto-Place 准备文档

如果文档是平面化的 fax 或扫描件，Auto-Place 可以分析页面并建议相关字段。

AI 驱动的 Auto-Place 会使用您的 Sign.Plus 套餐中包含的额度。在处理扫描件或 fax 文档之前，请先查看您的套餐是否支持该功能以及剩余额度。

您无需在长表单上逐个拖放每个字段，而是可以从一个建议的布局开始。

5. 检查建议的字段

发送前请检查文档。移动需要调整的字段，删除不必要的内容，添加未被检测到的字段，并确保字段已分配给正确的收件人。

自动放置应当让准备工作更快，而不是省去检查步骤。

6. 签署或发送文档

如果您选择了 自己签名，请填写字段并签署文档。如果选择 请求签名，请检查收件人和字段，然后发送签名请求。

您还可以了解更多 Sign.Plus 功能，用于管理签署工作流程的其余环节。

实际示例：通过 fax 收到需要批准的表单

假设某运营团队通过 fax 收到一份三页的授权表。

第一页包含客户详细信息。第二页有多个复选框。第三页包含一个日期和两条签名线。

如果没有字段检测功能，就需要有人打开文档，并在发送签署之前手动放置每个交互字段。

使用互相连接的 Fax.Plus 和 Sign.Plus 工作流程：

1. fax 到达 Fax.Plus 收件箱。
2. 员工将其转发到 Sign.Plus。
3. Auto-Place 分析这份平面化文档。
4. 建议的字段会显示在相关区域上方。
5. 员工检查这些字段并分配签名字段。
6. 文档发送给收件人。
7. 如果需要通过 fax 退回，已完成的文档可以继续在团队的 fax 工作流程中流转。

fax 仍然是文档进入企业的方式，只是后续流程不必再被迫保持手动。

为什么这对仍依赖 fax 的团队很重要

在文档需要跨组织流转的工作流程中，fax 依然很常见，尤其是在交换的一方仍把 fax 作为标准渠道的情况下。

但这并不意味着从收到文档到回传文档的每一步都必须在纸上完成。

Fax.Plus 已支持团队在线接收 fax，在网页端和移动设备上使用 fax，并通过 Sign.Plus 处理在线签名。您可以进一步了解更多 Fax.Plus 功能，看看这些工作流程如何配合使用。

这种组合之所以实用，是因为它将文档如何送达与团队如何处理文档区分开来。

表单可以通过 fax 送达，经过现代化的电子签名流程处理，并在收件方要求使用 fax 时再通过 fax 回传。

Auto-Place 不会做什么

Auto-Place 旨在减少重复的文档设置工作，而不是替您对文档做出决定。

您仍需检查：

• 是否已检测到所有必填字段
• 每个字段的位置是否正确
• 每个字段应由哪位签署人填写
• 是否有字段应设为必填或选填
• 文档是否有特殊的签署或法律要求

换句话说，Auto-Place 负责完成繁琐的初步处理，最终审核则由您来完成。

从收到的 fax 到可签署的文档

Fax.Plus 与 Sign.Plus 联动的价值，不仅在于两个产品可以打开同一份文档，更在于它减少了操作步骤。

fax 送达 Fax.Plus 后，您无需打印，也无需导出到单独的签名工具，而是可以直接将其转入 Sign.Plus。Auto-Place 可以准备字段的初始版本，您审核结果后，文档即可进入相应的签署流程。

对于在流程两端仍需使用 fax、但希望中间环节采用现代化工具的团队来说，这是一种更加简洁的工作方式。