Hoe u online een fax ondertekent met Fax.Plus en Sign.Plus

Waarom het ondertekenen van een fax anders is dan het ondertekenen van een invulbare PDF

Op het eerste gezicht kunnen een gefaxt formulier en een invulbare PDF er bijna identiek uitzien. Beide hebben mogelijk een regel voor een handtekening, een vak voor een datum, meerdere tekstvelden en enkele selectievakjes. Het belangrijke verschil is wat er achter de pagina bestaat.

Een invulbare PDF kan gestructureerde formuliergegevens bevatten. Het bestand weet mogelijk al dat een bepaalde rechthoek een handtekeningveld is, een andere een selectievakje en weer een andere tekst verwacht.

Een fax werkt niet zo. Wanneer een document per fax wordt verzonden, ontvangt de ontvangende kant een weergegeven versie van de pagina's. Het formulier ziet er voor een persoon nog steeds uit als een formulier, maar de onderliggende veldinformatie is er niet meer.

Zie het als het verschil tussen een spreadsheet en een schermafbeelding van een spreadsheet. Ze kunnen er hetzelfde uitzien, maar slechts één van de twee weet nog welke cellen gegevens bevatten.

Daarom vergde het voorbereiden van een ontvangen fax voor een elektronische handtekening van oudsher meer handmatig werk.

Fax.Plus koppelt ontvangen faxen al aan Sign.Plus

U hoeft een ontvangen fax niet uit Fax.Plus te exporteren, ergens anders op te slaan en vervolgens een volledig nieuwe ondertekeningsworkflow te starten.

Open de fax in uw map Postvak IN of Verzonden, kies Doorsturen naar Sign.Plus, en het document wordt geopend in Sign.Plus. Vanaf daar kunt u Zelf ondertekenen of Handtekening aanvragen kiezen.

Beide producten gebruiken hetzelfde Alohi-account, dus een bestaande Fax.Plus-gebruiker heeft geen aparte inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot Sign.Plus.

Hiermee verdwijnt al een van de vervelende onderdelen van workflows van fax naar handtekening: hetzelfde bestand handmatig tussen tools verplaatsen. Auto-Place pakt het volgende onderdeel aan.

Wat Auto-Place doet

Auto-Place helpt bij het voorbereiden van documenten voor ondertekening door velden te plaatsen waar Sign.Plus detecteert dat informatie waarschijnlijk nodig is.

Afhankelijk van het document kan dit het volgende omvatten:

• Handtekeningvelden
• Tekstvelden
• Datumvelden
• Selectievakjes

Het belangrijkste is dat Auto-Place het document niet voor u afrondt. Het creëert een startpunt.

U kunt elk veld controleren, verplaatsen of verwijderen, alles toevoegen wat ontbreekt en velden aan de juiste ondertekenaar toewijzen voordat het document wordt verzonden.

Dat onderscheid is belangrijk. Automatische detectie kan voorbereidingstijd besparen, maar de afzender houdt de controle over het uiteindelijke document.

Hoe Auto-Place met verschillende soorten documenten omgaat

Invulbare PDF's bevatten al nuttige informatie

Sommige PDF's worden geleverd met ingebouwde formuliervelden. Wanneer Sign.Plus ondersteunde velden in een PDF vindt, kan het die gestructureerde informatie gebruiken om overeenkomstige Sign.Plus-velden te maken, in plaats van u het formulier helemaal opnieuw te laten opbouwen.

Een bestaand selectievakje in een PDF kan bijvoorbeeld een Sign.Plus-selectievakje worden, terwijl ondersteunde handtekening-, datum- en tekstvelden kunnen worden omgezet in hun Sign.Plus-equivalenten.

Voor de persoon die het document voorbereidt, is het technische onderscheid niet bijzonder belangrijk. Het nuttige is dat Sign.Plus kan beginnen met informatie die al in de PDF aanwezig is.

Faxen en scans moeten visueel worden begrepen

Een ontvangen fax is een lastiger geval, omdat er geen ingebouwde formuliervelden zijn die kunnen worden omgezet.

In plaats daarvan analyseert Auto-Place, dat door KI wordt aangedreven, de weergegeven pagina en zoekt het naar visuele aanwijzingen die aangeven waar informatie thuishoort.

Een leeg gebied naast Handtekening kan bijvoorbeeld worden voorgesteld als handtekeningveld. Een vakje naast een optie kan een selectievakje worden. Andere lege gebieden kunnen worden voorgesteld als tekst- of datumvelden.

Dit maakt Auto-Place bijzonder nuttig voor fax-workflows: het document hoeft niet als slimme, invulbare PDF te beginnen.

Een ontvangen fax ondertekenen met Fax.Plus en Sign.Plus

De workflow is vrij kort.

1. Open de fax in Fax.Plus

Ga naar het gedeelte Faxen van uw Fax.Plus-dashboard en open het document vanuit uw map Postvak IN of Verzonden.

Met Fax.Plus kunt u online faxen ontvangen via een eigen faxnummer, dus er is bij deze workflow geen fysiek faxapparaat nodig.

2. Stuur de fax door naar Sign.Plus

Open de documentacties en kies Doorsturen naar Sign.Plus. Sign.Plus laadt het geselecteerde document rechtstreeks.

3. Kies wie moet ondertekenen

Selecteer Zelf ondertekenen wanneer het document alleen uw handtekening nodig heeft.

Kies Handtekening aanvragen wanneer een of meer andere personen het document moeten ondertekenen. Lees meer over hoe u documenten ondertekent met Sign.Plus.

4. Gebruik Auto-Place om het document voor te bereiden

Als het document een platte fax of scan is, kan Auto-Place de pagina analyseren en relevante velden voorstellen.

Auto-Place, dat wordt aangedreven door KI, maakt gebruik van het tegoed dat in uw Sign.Plus-abonnement is inbegrepen. Controleer de beschikbaarheid en het resterende tegoed van uw abonnement voordat u gescande of gefaxte documenten verwerkt.

In plaats van elk veld één voor één op een lang formulier te slepen, begint u met een voorgestelde indeling.

5. Controleer de voorgestelde velden

Controleer het document voordat u het verzendt. Verplaats velden die aanpassing nodig hebben, verwijder overbodige velden, voeg velden toe die niet zijn gedetecteerd en controleer of de velden aan de juiste ontvangers zijn toegewezen.

Automatische plaatsing moet de voorbereiding sneller maken, niet de controlestap overslaan.

6. Onderteken of verzend het document

Als u Zelf ondertekenen hebt geselecteerd, vult u de velden in en ondertekent u het document. Bij Handtekening aanvragen controleert u de ontvangers en velden en verzendt u het ondertekeningsverzoek.

U kunt aanvullende functies van Sign.Plus ontdekken om de rest van de ondertekeningsworkflow te beheren.

Een praktijkvoorbeeld: een formulier komt binnen per fax en moet worden goedgekeurd

Stel u voor dat een operationeel team per fax een machtigingsformulier van drie pagina's ontvangt.

Op pagina één staan klantgegevens. Pagina twee bevat meerdere selectievakjes. Pagina drie bevat een datum en twee handtekeningregels.

Zonder velddetectie moet iemand het document openen en elk interactief veld handmatig plaatsen voordat het ter ondertekening kan worden verzonden.

Met de gekoppelde workflow van Fax.Plus en Sign.Plus:

1. De fax komt binnen in het Postvak IN van Fax.Plus.
2. De medewerker stuurt de fax door naar Sign.Plus.
3. Auto-Place analyseert het platte document.
4. Voorgestelde velden verschijnen over de relevante gebieden.
5. De medewerker controleert ze en wijst de handtekeningvelden toe.
6. Het document gaat naar de ontvangers.
7. Het voltooide document kan verder door de fax-workflow van het team als het per fax moet worden teruggestuurd.

De fax is nog steeds de manier waarop het document het bedrijf binnenkwam. Het dwingt de rest van het proces er alleen niet toe handmatig te blijven.

Waarom dit belangrijk is voor teams die nog afhankelijk zijn van fax

Fax is nog steeds gangbaar in workflows waarin documenten de grenzen van organisaties overschrijden, vooral wanneer een van de partijen fax blijft gebruiken als standaardkanaal.

Dat betekent niet dat elke stap tussen het ontvangen en het retourneren van het document op papier moet plaatsvinden.

Met Fax.Plus kunnen teams al online faxen ontvangen, fax gebruiken op web- en mobiele apparaten en werken met online handtekeningen via Sign.Plus. U kunt de bredere set Fax.Plus-functies bekijken om te zien hoe deze workflows op elkaar aansluiten.

De combinatie is nuttig omdat ze een scheiding aanbrengt tussen hoe een document binnenkomt en hoe uw team het verwerkt.

Een formulier kan als fax binnenkomen, een moderne workflow voor elektronische handtekeningen doorlopen en toch weer per fax worden teruggestuurd wanneer de ontvanger dat vereist.

Wat Auto-Place niet doet

Auto-Place is bedoeld om repetitief voorbereidend werk aan documenten te verminderen. Het is niet bedoeld om beslissingen over het document voor u te nemen.

U moet nog steeds controleren:

• of alle vereiste velden zijn gedetecteerd
• of elk veld op de juiste positie staat
• welke ondertekenaar elk veld moet invullen
• of velden verplicht of optioneel moeten zijn
• of het document bijzondere ondertekenings- of wettelijke vereisten heeft

Met andere woorden: Auto-Place doet de vervelende eerste ronde. U doet de eindcontrole.

Van ontvangen fax naar document dat klaar is om te ondertekenen

Het nuttige van de koppeling tussen Fax.Plus en Sign.Plus is niet simpelweg dat twee producten hetzelfde document kunnen openen. Het scheelt stappen.

Er komt een fax binnen in Fax.Plus. In plaats van de fax af te drukken of te exporteren naar een aparte tool voor ondertekening, kunt u hem rechtstreeks naar Sign.Plus verplaatsen. Auto-Place kan de eerste versie van de velden voorbereiden, u controleert het resultaat en het document gaat verder in de juiste ondertekeningsworkflow.

Voor teams die aan de randen van een proces nog fax nodig hebben, maar in het midden moderne tools willen gebruiken, is dit een veel overzichtelijkere manier van werken.