Un fax può arrivare in pochi secondi e richiedere comunque un lavoro sorprendentemente manuale quando serve una firma. Fax.Plus e Sign.Plus collegano questi passaggi, così un fax ricevuto può passare direttamente a un flusso di lavoro di firma elettronica, senza il consueto ciclo di stampa, firma, scansione e nuovo caricamento.
- Un fax ricevuto può essere inoltrato direttamente da Fax.Plus a Sign.Plus senza dover scaricare e ricaricare il documento.
- Scegli Firma personalmente o Richiedi firma a seconda di chi deve firmare.
- Auto-Place aiuta a preparare i documenti non compilabili, inclusi fax ricevuti e scansioni, suggerendo campi per firma, testo, data e caselle di controllo.
- Ogni campo suggerito resta modificabile, quindi puoi rivedere il documento prima di firmarlo o inviarlo.
- Fax.Plus e Sign.Plus usano lo stesso account Alohi, mantenendo il flusso di lavoro collegato tra i due prodotti.
Perché firmare un fax è diverso dal firmare un PDF compilabile
A prima vista, un modulo ricevuto via fax e un PDF compilabile possono sembrare quasi identici. Entrambi possono avere una riga per la firma, una casella per la data, vari campi di testo e qualche casella di controllo. La differenza importante è ciò che c'è dietro la pagina.
Un PDF compilabile può contenere dati strutturati del modulo. Il file può già sapere che un certo rettangolo è un campo firma, un altro è una casella di controllo e un altro ancora richiede testo.
Un fax non funziona così. Quando un documento viene trasmesso via fax, chi lo riceve ottiene una versione renderizzata delle pagine. Per una persona il modulo ha ancora l'aspetto di un modulo, ma le informazioni sui campi sottostanti non ci sono più.
Pensa alla differenza tra un foglio di calcolo e uno screenshot di un foglio di calcolo. Possono sembrare uguali, ma solo uno sa ancora quali celle contengono dati.
Per questo, preparare un fax ricevuto per la firma elettronica ha tradizionalmente richiesto più lavoro manuale.
Fax.Plus collega già i fax ricevuti a Sign.Plus
Non devi esportare un fax ricevuto da Fax.Plus, salvarlo altrove e poi avviare un flusso di firma completamente nuovo.
Apri il fax nella cartella Posta in arrivo o Inviati, scegli Inoltra a Sign.Plus e il documento si apre in Sign.Plus. Da lì puoi scegliere Firma personalmente o Richiedi firma.
Entrambi i prodotti usano lo stesso account Alohi, quindi chi usa già Fax.Plus non ha bisogno di credenziali separate per accedere a Sign.Plus.
Questo elimina già uno degli aspetti fastidiosi dei flussi di lavoro dal fax alla firma: spostare manualmente lo stesso file da uno strumento all'altro. Auto-Place affronta la fase successiva.
Cosa fa Auto-Place
Auto-Place aiuta a preparare i documenti per la firma posizionando i campi dove Sign.Plus rileva che è probabile siano necessarie informazioni.
A seconda del documento, possono includere:
- Campi firma
- Campi di testo
- Campi data
- Caselle di controllo
L'aspetto importante è che Auto-Place non finalizza il documento al posto tuo. Crea un punto di partenza.
Puoi rivedere ogni campo, spostarlo o rimuoverlo, aggiungere ciò che manca e assegnare i campi al firmatario corretto prima che il documento venga inviato.
Questa distinzione è importante. Il rilevamento automatico può far risparmiare tempo nella preparazione, ma chi invia controlla comunque il documento finale.
Come Auto-Place gestisce i diversi tipi di documento
I PDF compilabili contengono già informazioni utili
Alcuni PDF arrivano con campi modulo incorporati. Quando Sign.Plus trova campi supportati in un PDF, può usare queste informazioni strutturate per creare i campi Sign.Plus corrispondenti, invece di farti ricostruire il modulo da zero.
Ad esempio, una casella di controllo già presente in un PDF può diventare una casella di controllo di Sign.Plus, mentre i campi supportati per firma, data e testo possono essere convertiti nei rispettivi equivalenti di Sign.Plus.
Per chi prepara il documento, la distinzione tecnica non è particolarmente rilevante. L'aspetto utile è che Sign.Plus può partire da informazioni già presenti nel PDF.
Fax e scansioni vanno interpretati visivamente
Un fax ricevuto è un caso più difficile perché non ci sono campi modulo incorporati da convertire.
Auto-Place, basato sull'IA, analizza invece la pagina renderizzata e cerca indizi visivi che indicano dove vanno inserite le informazioni.
Per esempio, un'area vuota accanto a Firma può essere suggerita come campo firma. Una casella accanto a un'opzione può diventare una casella di controllo. Altre aree vuote possono essere suggerite come campi di testo o data.
È questo che rende Auto-Place particolarmente utile nei flussi di lavoro con fax: il documento non deve nascere come PDF intelligente e compilabile.
Come firmare un fax ricevuto con Fax.Plus e Sign.Plus
Il flusso di lavoro è piuttosto breve.
1. Aprire il fax in Fax.Plus
Vai alla sezione Fax della dashboard di Fax.Plus e apri il documento dalla cartella Posta in arrivo o Inviati.
Fax.Plus può ricevere fax online tramite un numero di fax dedicato, quindi in questo flusso di lavoro non serve alcun apparecchio fax fisico.
2. Inoltrarlo a Sign.Plus
Apri le azioni del documento e scegli Inoltra a Sign.Plus. Sign.Plus carica direttamente il documento selezionato.
3. Scegliere chi deve firmare
Seleziona Firma personalmente quando il documento richiede solo la tua firma.
Scegli Richiedi firma quando il documento deve essere completato da un'altra persona o da più persone. Scopri di più su come firmare documenti con Sign.Plus.
4. Usare Auto-Place per preparare il documento
Se il documento è un fax o una scansione in formato non modificabile, Auto-Place può analizzare la pagina e suggerire i campi pertinenti.
Auto-Place, basato sull'IA, utilizza la quota inclusa nel tuo piano Sign.Plus. Prima di elaborare documenti scansionati o ricevuti via fax, verifica la disponibilità e la quota residua del tuo piano.
Invece di trascinare ogni campo, uno alla volta, su un modulo lungo, parti da una disposizione già proposta.
5. Controllare i campi suggeriti
Controlla il documento prima di inviarlo. Sposta i campi che richiedono una modifica, elimina quelli superflui, aggiungi quelli non rilevati e assicurati che i campi siano assegnati ai destinatari corretti.
Il posizionamento automatico deve rendere la preparazione più rapida, non eliminare la fase di controllo.
6. Firmare o inviare il documento
Se hai selezionato Firma personalmente, compila i campi e firma il documento. Con Richiedi firma, controlla i destinatari e i campi, quindi invia la richiesta di firma.
Puoi scoprire altre funzionalità di Sign.Plus per gestire il resto del flusso di firma.
Un esempio pratico: un modulo arriva via fax e richiede un'approvazione
Immagina che un team operativo riceva via fax un modulo di autorizzazione di tre pagine.
La prima pagina contiene i dati del cliente. La seconda ha diverse caselle di controllo. La terza include una data e due righe per la firma.
Senza il rilevamento dei campi, qualcuno deve aprire il documento e posizionare manualmente ogni campo interattivo prima di inviarlo per la firma.
Con il flusso di lavoro connesso tra Fax.Plus e Sign.Plus:
- Il fax arriva nella Posta in arrivo di Fax.Plus.
- Il dipendente lo inoltra a Sign.Plus.
- Auto-Place analizza il documento non modificabile.
- I campi suggeriti compaiono sulle aree pertinenti.
- Il dipendente li controlla e assegna i campi firma.
- Il documento viene inviato ai destinatari.
- Se deve essere restituito via fax, il documento completato può proseguire nel flusso di lavoro fax del team.
Il fax resta il modo in cui il documento è entrato in azienda. Semplicemente, non obbliga il resto del processo a rimanere manuale.
Perché è importante per i team che si affidano ancora al fax
Il fax è ancora diffuso nei flussi di lavoro in cui i documenti attraversano i confini tra organizzazioni, in particolare quando una delle parti continua a usare il fax come canale standard.
Questo non significa che ogni passaggio tra la ricezione e la restituzione del documento debba avvenire su carta.
Fax.Plus consente già ai team di ricevere fax online, usare il fax da dispositivi web e mobili e lavorare con le firme online tramite Sign.Plus. Puoi esplorare l'insieme più ampio delle funzionalità di Fax.Plus per vedere come si integrano questi flussi di lavoro.
La combinazione è utile perché separa il modo in cui arriva un documento dal modo in cui il tuo team lavora su di esso.
Un modulo può arrivare via fax, passare attraverso un moderno flusso di firma elettronica e poi essere rispedito via fax se il destinatario lo richiede.
Cosa non fa Auto-Place
Auto-Place è progettato per ridurre la configurazione ripetitiva dei documenti. Non è pensato per prendere decisioni sul documento al posto tuo.
Dovrai comunque verificare:
- se tutti i campi obbligatori sono stati rilevati
- se ogni campo si trova nella posizione corretta
- quale firmatario deve compilare ciascun campo
- se alcuni campi devono essere obbligatori o facoltativi
- se il documento ha requisiti di firma o requisiti legali particolari
In altre parole, Auto-Place si occupa della noiosa prima passata. La revisione finale spetta a te.
Dal fax ricevuto al documento pronto da firmare
Il vantaggio del collegamento tra Fax.Plus e Sign.Plus non è semplicemente che due prodotti possono aprire lo stesso documento. È che elimina dei passaggi.
Un fax arriva in Fax.Plus. Invece di stamparlo o esportarlo in uno strumento di firma separato, puoi spostarlo direttamente in Sign.Plus. Auto-Place può preparare la prima versione dei campi, tu controlli il risultato e il documento passa al flusso di firma appropriato.
Per i team che hanno ancora bisogno del fax alle estremità di un processo ma vogliono strumenti moderni nel mezzo, è un modo di lavorare molto più pulito.
Domande frequenti
Posso firmare un fax elettronicamente?
Sì. Un fax ricevuto in Fax.Plus può essere inoltrato a Sign.Plus e firmato elettronicamente. Puoi firmare personalmente il documento oppure inviarlo a un altro destinatario per la firma.
Un'altra persona può firmare un fax che ho ricevuto?
Sì. Scegli Richiedi firma dopo aver inoltrato il fax a Sign.Plus. Puoi aggiungere i destinatari, preparare i loro campi e inviare il documento per la firma.
Servono account Fax.Plus e Sign.Plus separati?
Non è richiesto un accesso separato. Fax.Plus e Sign.Plus fanno parte della Alohi suite e si possono usare le stesse credenziali dell'account per entrambi i prodotti.
Auto-Place funziona con un documento scansionato o un fax?
Sì. Un documento scansionato o un fax ricevuto può non contenere informazioni strutturate sui campi, ma Auto-Place può analizzare la pagina renderizzata e suggerire i campi in base a ciò che appare visivamente nel documento. Prima di continuare, controlli e modifichi comunque questi suggerimenti.
La firma via fax e la firma elettronica sono la stessa cosa?
Non necessariamente. Una firma in facsimile indica tradizionalmente una versione riprodotta di una firma autografa, mentre una firma elettronica viene creata nell'ambito di un processo di firma elettronico e può includere ulteriori registrazioni, come una traccia di controllo.
La validità di un determinato metodo di firma per un documento dipende dal tipo di documento e dalla giurisdizione applicabile, quindi i documenti con requisiti legali specifici vanno verificati separatamente.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Agenzia svizzera per la promozione dell'innovazione
