Comment signer un fax en ligne avec Fax.Plus et Sign.Plus

Pourquoi signer un fax diffère de signer un PDF remplissable

À première vue, un formulaire reçu par fax et un PDF remplissable peuvent sembler presque identiques. Les deux peuvent comporter une ligne de signature, une case pour la date, plusieurs champs de texte et quelques cases à cocher. La différence importante se trouve derrière la page.

Un PDF remplissable peut contenir des données de formulaire structurées. Le fichier peut déjà savoir qu'un rectangle précis est un champ de signature, qu'un autre est une case à cocher et qu'un autre attend du texte.

Un fax ne fonctionne pas ainsi. Lorsqu'un document est transmis par fax, le destinataire reçoit une version rendue des pages. Pour une personne, le formulaire ressemble toujours à un formulaire, mais les informations sur les champs ont disparu.

C'est comme la différence entre un tableur et une capture d'écran de ce tableur. Ils peuvent avoir le même aspect, mais seul le premier sait encore quelles cellules contiennent des données.

C'est pourquoi la préparation d'un fax reçu en vue d'une signature électronique a toujours demandé davantage de travail manuel.

Fax.Plus relie déjà les fax reçus à Sign.Plus

Vous n'avez pas besoin d'exporter un fax reçu depuis Fax.Plus, de l'enregistrer ailleurs, puis de lancer un tout nouveau processus de signature.

Ouvrez le fax dans votre Boîte de réception ou votre dossier Envoyés, choisissez Forward to Sign.Plus et le document s'ouvre dans Sign.Plus. Vous pouvez ensuite choisir Sign Myself ou Request Signature.

Les deux produits utilisent le même compte Alohi : un utilisateur existant de Fax.Plus n'a donc pas besoin d'identifiants distincts pour accéder à Sign.Plus.

Cela supprime déjà l'un des points pénibles des processus entre fax et signature : déplacer manuellement le même fichier d'un outil à l'autre. Auto-Place s'occupe de l'étape suivante.

Ce que fait Auto-Place

Auto-Place aide à préparer les documents à signer en plaçant des champs aux endroits où Sign.Plus détecte que des informations seront probablement nécessaires.

Selon le document, il peut s'agir des éléments suivants :

• Champs de signature
• Champs de texte
• Champs de date
• Cases à cocher

Point important : Auto-Place ne finalise pas le document à votre place. Il crée un point de départ.

Vous pouvez vérifier chaque champ, le déplacer ou le supprimer, ajouter ceux qui manquent et attribuer les champs au bon signataire avant l'envoi du document.

Cette distinction compte. La détection automatique peut faire gagner du temps lors de la préparation, mais l'expéditeur garde le contrôle du document final.

Comment Auto-Place traite les différents types de documents

Les PDF remplissables contiennent déjà des informations utiles

Certains PDF arrivent avec des champs de formulaire intégrés. Lorsque Sign.Plus trouve des champs pris en charge dans un PDF, il peut s'appuyer sur ces informations structurées pour créer les champs Sign.Plus correspondants, au lieu de vous obliger à reconstruire le formulaire de zéro.

Par exemple, une case à cocher existante dans un PDF peut devenir une case à cocher Sign.Plus, tandis que les champs de signature, de date et de texte pris en charge peuvent être convertis en leurs équivalents Sign.Plus.

Pour la personne qui prépare le document, cette distinction technique n'a pas vraiment d'importance. Ce qui compte, c'est que Sign.Plus peut partir des informations déjà présentes dans le PDF.

Les fax et les documents numérisés doivent être interprétés visuellement

Un fax reçu est un cas plus difficile, car il n'y a aucun champ de formulaire intégré à convertir.

À la place, Auto-Place, basé sur l'IA, analyse la page telle qu'elle est affichée et recherche des indices visuels qui indiquent où placer les informations.

Une zone vide à côté de Signature, par exemple, peut être proposée comme champ de signature. Une case à côté d'une option peut devenir une case à cocher. D'autres zones vides peuvent être proposées comme champs de texte ou de date.

C'est ce qui rend Auto-Place particulièrement utile pour les flux de travail par fax : le document n'a pas besoin d'être au départ un PDF intelligent et remplissable.

Comment signer un fax reçu avec Fax.Plus et Sign.Plus

Le processus est assez court.

1. Ouvrir le fax dans Fax.Plus

Accédez à la section Faxes de votre tableau de bord Fax.Plus, puis ouvrez le document depuis votre dossier Boîte de réception ou Envoyés.

Fax.Plus permet de recevoir des fax en ligne avec un numéro de fax dédié : aucun appareil de fax physique n'intervient dans ce processus.

2. Le transférer vers Sign.Plus

Ouvrez les actions du document et choisissez Forward to Sign.Plus. Sign.Plus charge directement le document sélectionné.

3. Choisir qui doit signer

Sélectionnez Sign Myself lorsque le document ne nécessite que votre signature.

Choisissez Request Signature lorsqu'une ou plusieurs autres personnes doivent compléter le document. Découvrez-en plus sur la façon de signer des documents avec Sign.Plus.

4. Utiliser Auto-Place pour préparer le document

Si le document est un fax ou un document numérisé à plat, Auto-Place peut analyser la page et proposer les champs pertinents.

La fonction Auto-Place, basée sur l'IA, utilise le quota inclus dans votre plan Sign.Plus. Vérifiez la disponibilité de la fonction dans votre plan et le quota restant avant de traiter des documents numérisés ou reçus par fax.

Au lieu de faire glisser chaque champ un par un sur un long formulaire, vous partez d'une disposition déjà proposée.

5. Vérifier les champs proposés

Vérifiez le document avant de l'envoyer. Déplacez les champs à ajuster, supprimez ceux qui sont inutiles, ajoutez ceux qui n'ont pas été détectés et assurez-vous que les champs sont attribués aux bons destinataires.

Le placement automatique doit accélérer la préparation, pas supprimer l'étape de vérification.

6. Signer ou envoyer le document

Si vous avez sélectionné Sign Myself, remplissez les champs et signez le document. Avec Request Signature, vérifiez les destinataires et les champs, puis envoyez la demande de signature.

Vous pouvez découvrir d'autres fonctionnalités de Sign.Plus pour gérer le reste du processus de signature.

Un exemple concret : un formulaire arrive par fax et doit être approuvé

Imaginons qu'une équipe opérationnelle reçoive par fax un formulaire d'autorisation de trois pages.

La première page contient les informations du client. La deuxième comporte plusieurs cases à cocher. La troisième comprend une date et deux lignes de signature.

Sans détection des champs, une personne doit ouvrir le document et placer manuellement chaque champ interactif avant de l'envoyer pour signature.

Avec le processus connecté Fax.Plus et Sign.Plus :

1. Le fax arrive dans la Boîte de réception de Fax.Plus.
2. L'employé le transfère vers Sign.Plus.
3. Auto-Place analyse le document à plat.
4. Les champs proposés apparaissent sur les zones concernées.
5. L'employé les vérifie et attribue les champs de signature.
6. Le document est envoyé aux destinataires.
7. Le document finalisé peut ensuite poursuivre son parcours dans le processus fax de l'équipe s'il doit être renvoyé par fax.

Le fax reste le canal par lequel le document est arrivé dans l'entreprise. Il n'oblige simplement pas le reste du processus à rester manuel.

Pourquoi c'est important pour les équipes qui utilisent encore le fax

Le fax reste courant dans les processus où les documents circulent entre organisations, notamment lorsque l'une des parties continue d'utiliser le fax comme canal habituel.

Cela ne signifie pas pour autant que chaque étape entre la réception et le renvoi du document doit se faire sur papier.

Fax.Plus permet déjà aux équipes de recevoir des fax en ligne, d'utiliser le fax sur le web et sur mobile, et de travailler avec des signatures en ligne grâce à Sign.Plus. Vous pouvez découvrir l'ensemble des fonctionnalités de Fax.Plus pour voir comment ces processus s'articulent.

Cette combinaison est utile, car elle distingue la manière dont un document arrive de la manière dont votre équipe le traite.

Un formulaire peut arriver par fax, passer par un processus de signature électronique moderne, puis être renvoyé par fax si le destinataire l'exige.

Ce qu'Auto-Place ne fait pas

Auto-Place est conçu pour réduire les tâches répétitives de préparation des documents. Il n'est pas destiné à prendre des décisions à votre place concernant le document.

Vous devez toujours vérifier :

• que tous les champs requis ont bien été détectés
• que chaque champ est correctement positionné
• quel signataire doit remplir chaque champ
• si certains champs doivent être obligatoires ou facultatifs
• si le document est soumis à des exigences particulières en matière de signature ou à des exigences juridiques

En d'autres termes, Auto-Place s'occupe de la première étape, la plus fastidieuse. La vérification finale vous revient.

Du fax reçu au document prêt à signer

L'intérêt de la connexion entre Fax.Plus et Sign.Plus ne se limite pas au fait que deux produits peuvent ouvrir le même document. Elle supprime des étapes.

Un fax arrive dans Fax.Plus. Au lieu de l'imprimer ou de l'exporter vers un outil de signature distinct, vous pouvez l'envoyer directement dans Sign.Plus. Auto-Place peut préparer une première version des champs, vous vérifiez le résultat, puis le document passe dans le processus de signature approprié.

Pour les équipes qui ont encore besoin du fax aux extrémités d'un processus, mais souhaitent des outils modernes au milieu, c'est une manière de travailler bien plus simple.