So signieren Sie ein Fax online mit Fax.Plus und Sign.Plus

Warum das Unterschreiben eines fax etwas anderes ist als das Unterschreiben eines ausfüllbaren PDFs

Auf den ersten Blick können ein gefaxtes Formular und ein ausfüllbares PDF fast identisch aussehen. Beide enthalten möglicherweise eine Zeile für die Unterschrift, ein Feld für das Datum, mehrere Textfelder und einige Kontrollkästchen. Der entscheidende Unterschied liegt in dem, was hinter der Seite steckt.

Ein ausfüllbares PDF kann strukturierte Formulardaten enthalten. Die Datei weiß unter Umständen bereits, dass ein bestimmtes Rechteck ein Unterschriftenfeld ist, ein anderes ein Kontrollkästchen und ein weiteres Text erwartet.

Bei einem fax funktioniert das nicht so. Wird ein Dokument per fax übertragen, erhält die Empfangsseite eine gerenderte Version der Seiten. Für einen Menschen sieht das Formular weiterhin wie ein Formular aus, aber die zugrunde liegenden Feldinformationen sind nicht mehr vorhanden.

Stellen Sie sich den Unterschied zwischen einer Tabelle und einem Screenshot einer Tabelle vor. Beide sehen vielleicht gleich aus, aber nur die Tabelle weiß noch, welche Zellen Daten enthalten.

Deshalb war die Vorbereitung eines empfangenen fax für eine elektronische Signatur bisher mit mehr Handarbeit verbunden.

Fax.Plus verbindet empfangene faxe bereits mit Sign.Plus

Sie müssen ein empfangenes fax nicht aus Fax.Plus exportieren, an anderer Stelle speichern und dann einen völlig neuen Signatur-Workflow starten.

Öffnen Sie das fax in Ihrem Posteingang oder im Ordner „Gesendet“, wählen Sie An Sign.Plus weiterleiten, und das Dokument wird in Sign.Plus geöffnet. Dort können Sie Selbst unterschreiben oder Unterschrift anfordern wählen.

Beide Produkte verwenden dasselbe Alohi-Konto. Wer bereits Fax.Plus nutzt, benötigt also keine separaten Zugangsdaten, um auf Sign.Plus zuzugreifen.

Damit entfällt bereits einer der lästigen Teile von Workflows vom fax zur Signatur: das manuelle Verschieben derselben Datei zwischen verschiedenen Tools. Auto-Place übernimmt den nächsten Schritt.

Was Auto-Place leistet

Auto-Place hilft bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Unterschrift, indem es Felder dort platziert, wo Sign.Plus erkennt, dass wahrscheinlich Angaben erforderlich sind.

Je nach Dokument kann dies Folgendes umfassen:

• Unterschriftenfelder
• Textfelder
• Datumsfelder
• Kontrollkästchen

Wichtig ist: Auto-Place schließt das Dokument nicht für Sie ab. Es schafft einen Ausgangspunkt.

Sie können jedes Feld prüfen, verschieben oder entfernen, fehlende Felder hinzufügen und Felder dem richtigen Unterzeichner zuweisen, bevor das Dokument verschickt wird.

Dieser Unterschied ist wichtig. Die automatische Erkennung kann Einrichtungszeit sparen, aber die absendende Person behält die Kontrolle über das endgültige Dokument.

Wie Auto-Place mit verschiedenen Dokumentarten umgeht

Ausfüllbare PDFs enthalten bereits nützliche Informationen

Manche PDFs enthalten bereits eingebettete Formularfelder. Findet Sign.Plus in einem PDF unterstützte Felder, kann es diese strukturierten Informationen nutzen, um entsprechende Sign.Plus-Felder zu erstellen, statt Sie das Formular von Grund auf neu aufbauen zu lassen.

So kann zum Beispiel ein vorhandenes PDF-Kontrollkästchen zu einem Sign.Plus-Kontrollkästchen werden, während unterstützte Unterschriften-, Datums- und Textfelder in ihre Sign.Plus-Entsprechungen umgewandelt werden können.

Für die Person, die das Dokument vorbereitet, ist dieser technische Unterschied nicht besonders wichtig. Entscheidend ist, dass Sign.Plus mit Informationen beginnen kann, die bereits im PDF enthalten sind.

Faxe und Scans müssen visuell erfasst werden

Ein empfangenes fax ist ein schwierigerer Fall, da keine eingebetteten Formularfelder vorhanden sind, die sich umwandeln ließen.

Stattdessen analysiert das KI-gestützte Auto-Place die gerenderte Seite und sucht nach visuellen Hinweisen, die anzeigen, wo Angaben hingehören.

Ein leerer Bereich neben Unterschrift kann zum Beispiel als Unterschriftenfeld vorgeschlagen werden. Ein Kästchen neben einer Option kann zu einem Kontrollkästchen werden. Andere leere Bereiche können als Text- oder Datumsfelder vorgeschlagen werden.

Genau das macht Auto-Place für fax-Workflows so nützlich: Das Dokument muss nicht von Anfang an ein intelligentes, ausfüllbares PDF sein.

So signieren Sie ein empfangenes fax mit Fax.Plus und Sign.Plus

Der Ablauf ist recht kurz.

1. Öffnen Sie das fax in Fax.Plus

Rufen Sie in Ihrem Fax.Plus-Dashboard den Bereich „Faxe“ auf und öffnen Sie das Dokument in Ihrem Posteingang oder im Ordner „Gesendet“.

Mit Fax.Plus können Sie über eine eigene fax-Nummer faxe online empfangen, sodass bei diesem Ablauf kein physisches fax-Gerät beteiligt ist.

2. Leiten Sie es an Sign.Plus weiter

Öffnen Sie die Dokumentaktionen und wählen Sie An Sign.Plus weiterleiten. Sign.Plus lädt das ausgewählte Dokument direkt.

3. Legen Sie fest, wer unterschreiben muss

Wählen Sie Selbst unterschreiben, wenn nur Ihre Unterschrift auf dem Dokument erforderlich ist.

Wählen Sie Unterschrift anfordern, wenn eine weitere Person oder mehrere Personen das Dokument vervollständigen müssen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumente mit Sign.Plus signieren.

4. Bereiten Sie das Dokument mit Auto-Place vor

Handelt es sich bei dem Dokument um ein flaches fax oder einen Scan, kann Auto-Place die Seite analysieren und passende Felder vorschlagen.

Das KI-gestützte Auto-Place nutzt das in Ihrem Sign.Plus-Tarif enthaltene Kontingent. Prüfen Sie die Verfügbarkeit und das verbleibende Kontingent Ihres Tarifs, bevor Sie gescannte Dokumente oder faxe verarbeiten.

Anstatt jedes Feld einzeln auf ein langes Formular zu ziehen, beginnen Sie mit einem vorgeschlagenen Layout.

5. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Felder

Prüfen Sie das Dokument, bevor Sie es versenden. Verschieben Sie Felder, die angepasst werden müssen, löschen Sie alles Unnötige, fügen Sie hinzu, was nicht erkannt wurde, und stellen Sie sicher, dass die Felder den richtigen Empfängern zugewiesen sind.

Die automatische Platzierung soll die Vorbereitung beschleunigen, nicht den Prüfschritt ersetzen.

6. Signieren oder versenden Sie das Dokument

Wenn Sie Selbst unterschreiben gewählt haben, füllen Sie die Felder aus und signieren Sie das Dokument. Prüfen Sie bei Unterschrift anfordern die Empfänger und Felder und senden Sie die Signaturanfrage ab.

Entdecken Sie weitere Sign.Plus-Funktionen für den restlichen Signaturprozess.

Ein praktisches Beispiel: Ein Formular kommt per fax an und muss genehmigt werden

Stellen Sie sich vor, ein Operations-Team erhält ein dreiseitiges Autorisierungsformular per fax.

Seite eins enthält Kundendaten. Seite zwei hat mehrere Kontrollkästchen. Seite drei enthält ein Datum und zwei Unterschriftszeilen.

Ohne Felderkennung muss jemand das Dokument öffnen und jedes interaktive Feld von Hand platzieren, bevor es zur Unterschrift versendet wird.

Mit dem verbundenen Workflow aus Fax.Plus und Sign.Plus:

1. Das fax trifft im Posteingang von Fax.Plus ein.
2. Der Mitarbeitende leitet es an Sign.Plus weiter.
3. Auto-Place analysiert das flache Dokument.
4. Vorgeschlagene Felder erscheinen über den relevanten Bereichen.
5. Der Mitarbeitende prüft sie und weist die Unterschriftenfelder zu.
6. Das Dokument geht an die Empfänger.
7. Das fertige Dokument kann im fax-Workflow des Teams weiterlaufen, falls es per fax zurückgesendet werden muss.

Das fax ist weiterhin der Weg, auf dem das Dokument ins Unternehmen gelangt. Es zwingt nur den Rest des Prozesses nicht dazu, manuell zu bleiben.

Warum das für Teams wichtig ist, die weiterhin auf fax setzen

fax ist weiterhin in Arbeitsabläufen verbreitet, in denen Dokumente Organisationsgrenzen überschreiten – insbesondere, wenn eine Seite des Austauschs fax weiterhin als Standardkanal nutzt.

Das bedeutet nicht, dass jeder Schritt zwischen dem Empfang und der Rücksendung des Dokuments auf Papier erfolgen muss.

Mit Fax.Plus können Teams bereits faxe online empfangen, fax auf Web- und Mobilgeräten nutzen und über Sign.Plus mit Online-Signaturen arbeiten. Entdecken Sie die Funktionen von Fax.Plus, um zu sehen, wie diese Arbeitsabläufe zusammenpassen.

Die Kombination ist nützlich, weil sie den Eingang eines Dokuments von der Bearbeitung durch Ihr Team trennt.

Ein Formular kann per fax eingehen, einen modernen Arbeitsablauf für elektronische Signaturen durchlaufen und dennoch per fax zurückgesendet werden, wenn der Empfänger fax verlangt.

Was Auto-Place nicht tut

Auto-Place soll die wiederkehrende Einrichtung von Dokumenten verringern. Es soll nicht für Sie Entscheidungen über das Dokument treffen.

Folgendes sollten Sie weiterhin prüfen:

• ob alle erforderlichen Felder erkannt wurden
• ob sich jedes Feld an der richtigen Position befindet
• welche unterzeichnende Person welches Feld ausfüllen soll
• ob Felder als Pflichtfelder oder optional festgelegt werden sollen
• ob für das Dokument besondere Unterschrifts- oder Rechtsanforderungen gelten

Mit anderen Worten: Auto-Place übernimmt den mühsamen ersten Durchgang. Die abschließende Prüfung erledigen Sie.

Vom empfangenen fax zum signierfertigen Dokument

Der Nutzen der Verbindung zwischen Fax.Plus und Sign.Plus liegt nicht einfach darin, dass zwei Produkte dasselbe Dokument öffnen können. Sie spart Arbeitsschritte.

Ein fax geht in Fax.Plus ein. Anstatt es auszudrucken oder in ein separates Signaturtool zu exportieren, können Sie es direkt an Sign.Plus weiterleiten. Auto-Place kann die erste Version der Felder vorbereiten, Sie prüfen das Ergebnis, und das Dokument geht in den passenden Signaturablauf über.

Für Teams, die an den Rändern eines Prozesses weiterhin fax benötigen, in der Mitte aber moderne Tools nutzen möchten, ist das eine deutlich sauberere Arbeitsweise.