Un fax puede llegar en segundos y, aun así, convertirse en una tarea sorprendentemente manual cuando necesita una firma. Fax.Plus y Sign.Plus conectan esos pasos, de modo que un fax recibido puede pasar directamente a un flujo de trabajo de firma electrónica sin el ciclo habitual de imprimir, firmar, escanear y volver a subir el documento.
- Un fax recibido puede reenviarse directamente de Fax.Plus a Sign.Plus sin tener que descargar y volver a subir el documento.
- Elija Firmar yo mismo o Solicitar firma según quién deba firmar.
- Auto-Place ayuda a preparar documentos planos, incluidos los faxes recibidos y los escaneos, sugiriendo campos de firma, texto, fecha y casillas de verificación.
- Todos los campos sugeridos siguen siendo editables, por lo que usted revisa el documento antes de firmarlo o enviarlo.
- Fax.Plus y Sign.Plus utilizan la misma cuenta de Alohi, lo que mantiene el flujo de trabajo conectado en ambos productos.
Por qué firmar un fax es diferente de firmar un PDF rellenable
A primera vista, un formulario enviado por fax y un PDF rellenable pueden parecer casi idénticos. Ambos pueden tener una línea para la firma, un recuadro para la fecha, varios campos de texto y algunas casillas de verificación. La diferencia importante es lo que hay detrás de la página.
Un PDF rellenable puede contener datos de formulario estructurados. Es posible que el archivo ya sepa que un rectángulo concreto es un campo de firma, que otro es una casilla de verificación y que otro espera texto.
Un fax no funciona así. Cuando un documento se transmite por fax, el receptor obtiene una versión renderizada de las páginas. Para una persona, el formulario sigue pareciendo un formulario, pero la información subyacente de los campos ya no está.
Piense en la diferencia entre una hoja de cálculo y una captura de pantalla de una hoja de cálculo. Pueden verse igual, pero solo una de ellas sigue sabiendo qué celdas contienen datos.
Por eso, preparar un fax recibido para una firma electrónica ha requerido tradicionalmente más trabajo manual.
Fax.Plus ya conecta los faxes recibidos con Sign.Plus
No necesita exportar un fax recibido desde Fax.Plus, guardarlo en otro lugar y luego iniciar un flujo de firma completamente nuevo.
Abra el fax en su Bandeja de entrada o en la carpeta Enviados, elija Reenviar a Sign.Plus y el documento se abrirá en Sign.Plus. Desde ahí, podrá elegir Firmar yo mismo o Solicitar firma.
Ambos productos utilizan la misma cuenta de Alohi, por lo que un usuario actual de Fax.Plus no necesita unas credenciales distintas solo para acceder a Sign.Plus.
Esto ya elimina una de las partes molestas de los flujos de trabajo de fax a firma: mover manualmente el mismo archivo entre herramientas. Auto-Place se encarga del siguiente paso.
Qué hace Auto-Place
Auto-Place ayuda a preparar documentos para su firma colocando campos donde Sign.Plus detecta que probablemente se necesite información.
Según el documento, esto puede incluir:
- Campos de firma
- Campos de texto
- Campos de fecha
- Casillas de verificación
Lo importante es que Auto-Place no finaliza el documento por usted. Crea un punto de partida.
Puede revisar cada campo, moverlo o eliminarlo, añadir lo que falte y asignar los campos al firmante correcto antes de enviar el documento.
Esa distinción es importante. La detección automática puede ahorrar tiempo de configuración, pero quien envía el documento sigue controlando el resultado final.
Cómo gestiona Auto-Place los distintos tipos de documentos
Los PDF rellenables ya contienen información útil
Algunos PDF llegan con campos de formulario incrustados. Cuando Sign.Plus encuentra campos compatibles en un PDF, puede usar esa información estructurada para crear los campos correspondientes de Sign.Plus en lugar de obligarle a reconstruir el formulario desde cero.
Por ejemplo, una casilla de verificación existente en un PDF puede convertirse en una casilla de verificación de Sign.Plus, mientras que los campos compatibles de firma, fecha y texto pueden convertirse en sus equivalentes de Sign.Plus.
Para la persona que prepara el documento, la distinción técnica no es especialmente importante. Lo útil es que Sign.Plus puede partir de información que ya está dentro del PDF.
Los faxes y los escaneos deben interpretarse visualmente
Un fax recibido es un caso más difícil porque no hay campos de formulario incrustados que convertir.
En su lugar, Auto-Place, basado en IA, analiza la página renderizada y busca indicios visuales que señalen dónde debe ir la información.
Por ejemplo, un espacio en blanco junto a Firma puede sugerirse como campo de firma. Un recuadro junto a una opción puede convertirse en una casilla de verificación. Otros espacios en blanco pueden sugerirse como campos de texto o de fecha.
Esto es lo que hace que Auto-Place resulte especialmente útil en los flujos de trabajo con fax: el documento no tiene que ser, desde el principio, un PDF inteligente y rellenable.
Cómo firmar un fax recibido con Fax.Plus y Sign.Plus
El flujo de trabajo es bastante breve.
1. Abra el fax en Fax.Plus
Vaya a la sección Faxes del panel de Fax.Plus y abra el documento desde la Bandeja de entrada o desde la carpeta Enviados.
Fax.Plus permite recibir faxes en línea mediante un número de fax dedicado, por lo que en este flujo de trabajo no interviene ninguna máquina de fax física.
2. Reenvíelo a Sign.Plus
Abra las acciones del documento y elija Reenviar a Sign.Plus. Sign.Plus carga directamente el documento seleccionado.
3. Elija quién debe firmar
Seleccione Firmar yo mismo cuando el documento solo necesite su firma.
Elija Solicitar firma cuando necesite que otra persona, o varias, completen el documento. Obtenga más información sobre cómo firmar documentos con Sign.Plus.
4. Utilice Auto-Place para preparar el documento
Si el documento es un fax o un escaneo plano, Auto-Place puede analizar la página y sugerir los campos pertinentes.
Auto-Place, basado en IA, utiliza la asignación incluida en su plan de Sign.Plus. Compruebe la disponibilidad de su plan y la asignación restante antes de procesar documentos escaneados o recibidos por fax.
En lugar de arrastrar cada campo uno por uno sobre un formulario largo, usted parte de una propuesta de diseño.
5. Revise los campos sugeridos
Revise el documento antes de enviarlo. Mueva los campos que necesiten ajuste, elimine lo que no sea necesario, añada lo que no se haya detectado y asegúrese de que los campos estén asignados a los destinatarios correctos.
La colocación automática debe agilizar la preparación, no eliminar el paso de revisión.
6. Firme o envíe el documento
Si seleccionó Firmar yo mismo, complete los campos y firme el documento. Si eligió Solicitar firma, revise los destinatarios y los campos, y envíe la solicitud de firma.
Puede explorar otras funciones de Sign.Plus para gestionar el resto del flujo de firma.
Un ejemplo práctico: llega un formulario por fax y necesita aprobación
Imagine que un equipo de operaciones recibe por fax un formulario de autorización de tres páginas.
La primera página contiene los datos del cliente. La segunda tiene varias casillas de verificación. La tercera incluye una fecha y dos líneas de firma.
Sin detección de campos, alguien tiene que abrir el documento y colocar manualmente cada campo interactivo antes de enviarlo a firma.
Con el flujo de trabajo conectado de Fax.Plus y Sign.Plus:
- El fax llega a la Bandeja de entrada de Fax.Plus.
- El empleado lo reenvía a Sign.Plus.
- Auto-Place analiza el documento plano.
- Los campos sugeridos aparecen sobre las áreas pertinentes.
- El empleado los revisa y asigna los campos de firma.
- El documento se envía a los destinatarios.
- El documento completado puede continuar por el flujo de trabajo de fax del equipo si es necesario devolverlo por fax.
El fax sigue siendo la vía por la que el documento entró en la empresa. Simplemente no obliga a que el resto del proceso siga siendo manual.
Por qué es importante para los equipos que todavía dependen del fax
El fax sigue siendo habitual en los flujos de trabajo en los que los documentos circulan entre organizaciones, especialmente cuando una de las partes sigue utilizando el fax como canal estándar.
Eso no significa que todos los pasos entre la recepción y la devolución del documento tengan que realizarse en papel.
Fax.Plus ya permite a los equipos recibir faxes en línea, usar el fax en la web y en dispositivos móviles, y trabajar con firmas en línea a través de Sign.Plus. Puede explorar el conjunto más amplio de funciones de Fax.Plus para ver cómo encajan estos flujos de trabajo.
La combinación resulta útil porque separa la forma en que llega un documento de la forma en que su equipo trabaja con él.
Un formulario puede llegar por fax, pasar por un flujo moderno de firma electrónica y volver a enviarse por fax si el destinatario así lo requiere.
Lo que Auto-Place no hace
Auto-Place está diseñado para reducir la preparación repetitiva de documentos. No pretende tomar decisiones sobre el documento por usted.
Aun así, debe comprobar:
- si se detectaron todos los campos obligatorios
- si cada campo está en la posición correcta
- qué firmante debe completar cada campo
- si algún campo debe ser obligatorio u opcional
- si el documento tiene requisitos legales o de firma especiales
En otras palabras, Auto-Place se encarga de la primera pasada, la más tediosa. Usted realiza la revisión final.
Del fax recibido al documento listo para firmar
Lo útil de la conexión entre Fax.Plus y Sign.Plus no es simplemente que dos productos puedan abrir el mismo documento. Es que elimina pasos.
Llega un fax a Fax.Plus. En lugar de imprimirlo o exportarlo a una herramienta de firma independiente, puede enviarlo directamente a Sign.Plus. Auto-Place puede preparar la primera versión de los campos, usted revisa el resultado y el documento pasa al flujo de firma correspondiente.
Para los equipos que todavía necesitan el fax en los extremos de un proceso, pero quieren herramientas modernas en el medio, es una forma de trabajar mucho más limpia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo firmar un fax electrónicamente?
Sí. Un fax recibido en Fax.Plus puede reenviarse a Sign.Plus y firmarse electrónicamente. Puede firmar el documento usted mismo o enviarlo a otro destinatario para que lo firme.
¿Puede otra persona firmar un fax que he recibido?
Sí. Elija Solicitar firma después de reenviar el fax a Sign.Plus. Puede añadir los destinatarios, preparar sus campos y enviar el documento para su firma.
¿Necesito cuentas separadas de Fax.Plus y Sign.Plus?
No es necesario un inicio de sesión independiente. Fax.Plus y Sign.Plus forman parte de la suite Alohi, y los usuarios pueden utilizar las mismas credenciales de cuenta en todos los productos.
¿Puede Auto-Place funcionar con un documento escaneado o un fax?
Sí. Un documento escaneado o un fax recibido puede no contener información estructurada de campos, pero Auto-Place puede analizar la página renderizada y sugerir campos según lo que aparece visualmente en el documento. Usted sigue revisando y editando esas sugerencias antes de continuar.
¿Son lo mismo una firma por fax y una firma electrónica?
No necesariamente. Una firma facsímil significa tradicionalmente una versión reproducida de una firma manuscrita, mientras que una firma electrónica se crea como parte de un proceso de firma electrónico y puede incluir registros adicionales, como un registro de auditoría.
La validez de un método de firma concreto para un documento depende del tipo de documento y de la jurisdicción aplicable, por lo que los documentos con requisitos legales específicos deben verificarse por separado.
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