Bir fax saniyeler içinde ulaşabilir, ancak imza gerektiğinde şaşırtıcı derecede manuel bir iş çıkarabilir. Fax.Plus ve Sign.Plus bu adımları birbirine bağlar; böylece alınan bir fax, yazdırma, imzalama, tarama ve yeniden yükleme gibi olağan döngüye gerek kalmadan doğrudan bir elektronik imza iş akışına geçebilir.
- Alınan bir fax, belgeyi indirip yeniden yüklemeye gerek kalmadan doğrudan Fax.Plus'tan Sign.Plus'a iletilebilir.
- Kimin imzalaması gerektiğine göre Kendim İmzalayacağım veya İmza İste seçeneğini belirleyin.
- Auto-Place, imza, metin, tarih ve onay kutusu alanları önererek alınan fax'lar ve taramalar dahil olmak üzere düz belgelerin hazırlanmasına yardımcı olur.
- Önerilen her alan düzenlenebilir durumda kalır; böylece belgeyi imzalamadan veya göndermeden önce gözden geçirirsiniz.
- Fax.Plus ve Sign.Plus aynı Alohi hesabını kullanır; bu sayede iş akışı her iki ürün arasında bağlantılı kalır.
Bir fax'ı imzalamak neden doldurulabilir bir PDF'yi imzalamaktan farklıdır?
İlk bakışta, fax ile gönderilmiş bir form ile doldurulabilir bir PDF neredeyse aynı görünebilir. Her ikisinde de bir imza satırı, bir tarih kutusu, birkaç metin alanı ve birkaç onay kutusu olabilir. Önemli fark, sayfanın arkasında ne olduğudur.
Doldurulabilir bir PDF yapılandırılmış form verileri içerebilir. Dosya, belirli bir dikdörtgenin imza alanı, bir diğerinin onay kutusu, bir başkasının ise metin beklediği alan olduğunu zaten bilebilir.
Bir fax bu şekilde çalışmaz. Bir belge fax ile iletildiğinde, alıcı taraf sayfaların işlenmiş bir görüntüsünü alır. Form, bir insana hâlâ form gibi görünür, ancak alt katmandaki alan bilgileri artık yoktur.
Bunu, bir elektronik tablo ile o elektronik tablonun ekran görüntüsü arasındaki fark gibi düşünün. İkisi aynı görünebilir, ancak hangi hücrelerin veri içerdiğini yalnızca biri bilir.
Bu nedenle alınan bir fax'ı elektronik imza için hazırlamak geleneksel olarak daha fazla manuel çalışma gerektirmiştir.
Fax.Plus, alınan fax'ları zaten Sign.Plus'a bağlıyor
Alınan bir fax'ı Fax.Plus'tan dışa aktarıp başka bir yere kaydetmeniz ve ardından tamamen yeni bir imza iş akışı başlatmanız gerekmez.
Fax'ı Gelen Kutusu'nda veya Gönderilenler klasöründe açın, Sign.Plus'a İlet seçeneğini belirleyin; belge Sign.Plus'ta açılır. Buradan Kendim İmzalayacağım veya İmza İste seçeneğini belirleyebilirsiniz.
Her iki ürün de aynı Alohi hesabını kullanır; bu nedenle mevcut bir Fax.Plus kullanıcısının yalnızca Sign.Plus'a erişmek için ayrı bir kimlik bilgisi setine ihtiyacı yoktur.
Bu, fax'tan imzaya geçen iş akışlarının can sıkıcı kısımlarından birini zaten ortadan kaldırır: aynı dosyayı araçlar arasında elle taşımak. Sıradaki kısmı ise Auto-Place çözer.
Auto-Place ne yapar?
Auto-Place, Sign.Plus'ın bilgi girilmesinin gerekli olabileceğini tespit ettiği yerlere alanlar yerleştirerek belgelerin imzaya hazırlanmasına yardımcı olur.
Belgeye bağlı olarak bunlar şunları içerebilir:
- İmza alanları
- Metin alanları
- Tarih alanları
- Onay kutuları
Önemli nokta şudur: Auto-Place belgeyi sizin için kesinleştirmez. Bir başlangıç noktası oluşturur.
Belge gönderilmeden önce her alanı gözden geçirebilir, taşıyabilir veya kaldırabilir, eksik olan her şeyi ekleyebilir ve alanları doğru imzacıya atayabilirsiniz.
Bu ayrım önemlidir. Otomatik algılama kurulum süresinden tasarruf sağlayabilir, ancak son belgeyi yine gönderen kontrol eder.
Auto-Place farklı belge türlerini nasıl ele alır?
Doldurulabilir PDF'ler zaten yararlı bilgiler içerir
Bazı PDF'ler gömülü form alanlarıyla gelir. Sign.Plus bir PDF'de desteklenen alanlar bulduğunda, formu sıfırdan yeniden oluşturmanızı gerektirmek yerine bu yapılandırılmış bilgiyi kullanarak karşılık gelen Sign.Plus alanlarını oluşturabilir.
Örneğin, mevcut bir PDF onay kutusu bir Sign.Plus onay kutusuna dönüşebilir; desteklenen imza, tarih ve metin alanları ise Sign.Plus'taki karşılıklarına dönüştürülebilir.
Belgeyi hazırlayan kişi için teknik ayrım pek önemli değildir. Asıl yararlı olan, Sign.Plus'ın PDF'nin içinde zaten bulunan bilgilerle başlayabilmesidir.
Fax'lar ve taramalar görsel olarak anlaşılmak zorundadır
Alınan bir fax daha zor bir durumdur, çünkü dönüştürülecek gömülü form alanları yoktur.
Bunun yerine, YZ destekli Auto-Place işlenmiş sayfayı analiz eder ve bilginin nereye ait olduğunu gösteren görsel ipuçlarını arar.
Örneğin İmza ifadesinin yanındaki boş alan, imza alanı olarak önerilebilir. Bir seçeneğin yanındaki kutu onay kutusuna dönüşebilir. Diğer boş alanlar ise metin veya tarih alanı olarak önerilebilir.
Auto-Place'i faks iş akışları için özellikle kullanışlı kılan da budur: belgenin baştan akıllı, doldurulabilir bir PDF olması gerekmez.
Fax.Plus ve Sign.Plus ile alınan bir faks nasıl imzalanır
İş akışı oldukça kısadır.
1. Faksı Fax.Plus'ta açın
Fax.Plus panonuzun Faks bölümüne gidin ve belgeyi Gelen Kutusu veya Gönderilenler klasöründen açın.
Fax.Plus, özel bir faks numarası kullanarak çevrimiçi faks alabilir; dolayısıyla bu iş akışında fiziksel bir faks makinesi yer almaz.
2. Faksı Sign.Plus'a iletin
Belge işlemlerini açın ve Sign.Plus'a İlet seçeneğini belirleyin. Sign.Plus, seçilen belgeyi doğrudan yükler.
3. Kimin imzalaması gerektiğini seçin
Belgenin yalnızca sizin imzanızı gerektirdiği durumlarda Kendim İmzalayacağım seçeneğini belirleyin.
Belgeyi tamamlamak için başka bir kişinin veya birkaç kişinin imzası gerekiyorsa İmza İste seçeneğini belirleyin. Sign.Plus ile belgeleri imzalama hakkında daha fazla bilgi edinin.
4. Belgeyi hazırlamak için Auto-Place'i kullanın
Belge düz bir faks veya tarama ise Auto-Place sayfayı analiz edebilir ve ilgili alanları önerebilir.
YZ destekli Auto-Place, Sign.Plus planınıza dahil olan kullanım hakkını kullanır. Taranmış veya faksla alınmış belgeleri işlemeden önce planınızın kullanılabilirliğini ve kalan kullanım hakkınızı kontrol edin.
Uzun bir forma her alanı tek tek sürükleyip bırakmak yerine, önerilen bir yerleşimle başlarsınız.
5. Önerilen alanları gözden geçirin
Belgeyi göndermeden önce kontrol edin. Ayarlanması gereken alanları taşıyın, gereksiz olanları silin, algılanmayanları ekleyin ve alanların doğru alıcılara atandığından emin olun.
Otomatik yerleştirme hazırlığı hızlandırmalı, gözden geçirme adımını ortadan kaldırmamalıdır.
6. Belgeyi imzalayın veya gönderin
Kendim İmzalayacağım seçeneğini belirlediyseniz alanları doldurun ve belgeyi imzalayın. İmza İste için alıcıları ve alanları gözden geçirin ve imza isteğini gönderin.
İmza iş akışının geri kalanını yönetmek için ek Sign.Plus özelliklerini keşfedebilirsiniz.
Uygulamalı bir örnek: faksla bir form gelir ve onay gerekir
Bir operasyon ekibinin faksla üç sayfalık bir yetkilendirme formu aldığını düşünün.
Birinci sayfada müşteri bilgileri yer alır. İkinci sayfada birkaç onay kutusu vardır. Üçüncü sayfada ise bir tarih ve iki imza satırı bulunur.
Alan algılama olmadan, birinin belgeyi açması ve imzaya göndermeden önce etkileşimli alanların her birini elle yerleştirmesi gerekir.
Birbirine bağlı Fax.Plus ve Sign.Plus iş akışıyla:
- Faks, Fax.Plus Gelen Kutusu'na ulaşır.
- Çalışan faksı Sign.Plus'a iletir.
- Auto-Place düz belgeyi analiz eder.
- Önerilen alanlar ilgili bölgelerin üzerinde görünür.
- Çalışan bunları gözden geçirir ve imza alanlarını atar.
- Belge alıcılara gönderilir.
- Tamamlanan belgenin faksla geri gönderilmesi gerekiyorsa, belge ekibin faks iş akışı içinde ilerlemeye devam edebilir.
Belge işletmeye yine faksla ulaşmıştır. Ancak sürecin geri kalanının elle yürütülmesini zorunlu kılmaz.
Hâlâ fax kullanan ekipler için bu neden önemli?
Fax, belgelerin kurumlar arasında el değiştirdiği iş akışlarında, özellikle de bilgi alışverişinin taraflarından biri standart kanal olarak fax kullanmayı sürdürdüğünde hâlâ yaygındır.
Bu, belgenin alınması ile geri gönderilmesi arasındaki her adımın kâğıt üzerinde yapılması gerektiği anlamına gelmez.
Fax.Plus, ekiplerin fax'ları çevrimiçi almasına, fax'ı web ve mobil cihazlarda kullanmasına ve Sign.Plus aracılığıyla çevrimiçi imzalarla çalışmasına zaten olanak tanır. Bu iş akışlarının birbirine nasıl uyduğunu görmek için daha geniş kapsamlı Fax.Plus özelliklerini inceleyebilirsiniz.
Bu birliktelik, bir belgenin size nasıl ulaştığı ile ekibinizin belge üzerinde nasıl çalıştığını birbirinden ayırdığı için kullanışlıdır.
Bir form fax olarak gelebilir, modern bir elektronik imza iş akışından geçebilir ve alıcı fax istiyorsa yine fax ile geri gönderilebilir.
Auto-Place'in yapmadıkları
Auto-Place, tekrarlayan belge hazırlık işlerini azaltmak için tasarlanmıştır. Belge hakkında sizin yerinize karar vermek için tasarlanmamıştır.
Yine de şunları kontrol etmelisiniz:
- gerekli tüm alanların algılanıp algılanmadığını
- her alanın doğru konumda olup olmadığını
- her alanı hangi imzacının tamamlaması gerektiğini
- herhangi bir alanın zorunlu veya isteğe bağlı olması gerekip gerekmediğini
- belgenin özel imza veya yasal gereklilikleri olup olmadığını
Yani Auto-Place sıkıcı ilk turu üstlenir. Son kontrolü ise siz yaparsınız.
Alınan fax'tan imzaya hazır belgeye
Fax.Plus ile Sign.Plus bağlantısının asıl faydası, iki ürünün aynı belgeyi açabilmesi değildir. Asıl fayda, adımları ortadan kaldırmasıdır.
Fax, Fax.Plus'a ulaşır. Yazdırmak veya ayrı bir imza aracına aktarmak yerine doğrudan Sign.Plus'a taşıyabilirsiniz. Auto-Place alanların ilk sürümünü hazırlayabilir, siz sonucu gözden geçirirsiniz ve belge uygun imza iş akışına geçer.
Bir sürecin uçlarında hâlâ fax'a ihtiyaç duyan ancak orta kısımda modern araçlar kullanmak isteyen ekipler için bu çok daha düzenli bir çalışma yöntemidir.
SSS
Bir fax'ı elektronik olarak imzalayabilir miyim?
Evet. Fax.Plus'ta alınan bir fax, Sign.Plus'a iletilebilir ve elektronik olarak imzalanabilir. Belgeyi kendiniz imzalayabilir veya imzalanması için başka bir alıcıya gönderebilirsiniz.
Aldığım bir fax'ı başka biri imzalayabilir mi?
Evet. Fax'ı Sign.Plus'a ilettikten sonra İmza İste seçeneğini belirleyin. Alıcıları ekleyebilir, alanlarını hazırlayabilir ve belgeyi imzalanmak üzere gönderebilirsiniz.
Fax.Plus ve Sign.Plus için ayrı hesaplara ihtiyacım var mı?
Ayrı bir oturum açma gerekmez. Fax.Plus ve Sign.Plus, Alohi Suite'in parçasıdır ve kullanıcılar aynı hesap bilgilerini her iki üründe de kullanabilir.
Auto-Place, taranmış bir belge veya fax ile çalışabilir mi?
Evet. Taranmış bir belge veya alınan bir fax yapılandırılmış alan bilgisi içermeyebilir, ancak Auto-Place işlenmiş sayfayı analiz edebilir ve belgede görsel olarak görünenlere göre alanlar önerebilir. Devam etmeden önce bu önerileri yine de gözden geçirir ve düzenlersiniz.
Fax ile gönderilen imza ile elektronik imza aynı şey midir?
Mutlaka değil. Faksimile imza geleneksel olarak el yazısı bir imzanın çoğaltılmış hâlini ifade ederken, elektronik imza bir elektronik imzalama sürecinin parçası olarak oluşturulur ve denetim izi gibi ek kayıtlar içerebilir.
Belirli bir imza yönteminin bir belge için geçerli olup olmadığı, belgenin türüne ve geçerli yargı yetkisine bağlıdır; bu nedenle özel yasal gereklilikleri olan belgeler ayrıca kontrol edilmelidir.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
İsviçre Konfederasyonu
Innosuisse - İsviçre İnovasyon Ajansı
