Fax может прийти за считаные секунды, но если его нужно подписать, это неожиданно превращается в ручную работу. Fax.Plus и Sign.Plus связывают эти этапы. Полученный fax сразу попадает в процесс электронной подписи, без привычного цикла «распечатать, подписать, отсканировать, загрузить заново».
- Полученный fax можно переслать из Fax.Plus в Sign.Plus напрямую, не скачивая документ и не загружая его повторно.
- Выберите Подписать самостоятельно или Запросить подпись в зависимости от того, кто должен подписать документ.
- Auto-Place помогает подготовить документы без встроенных полей, включая полученные fax и сканы: функция предлагает поля для подписи, текста и даты, а также флажки.
- Каждое предложенное поле можно изменить, поэтому вы проверяете документ перед подписанием или отправкой.
- Fax.Plus и Sign.Plus используют один и тот же аккаунт Alohi, поэтому процесс остаётся единым в обоих продуктах.
Чем подписание fax отличается от подписания заполняемого PDF
На первый взгляд форма, полученная по fax, и заполняемый PDF выглядят почти одинаково. В обоих может быть строка для подписи, поле для даты, несколько текстовых полей и флажки. Важное отличие в том, что находится за страницей.
Заполняемый PDF может содержать структурированные данные формы. Файл может «знать», что один прямоугольник — это поле подписи, другой — флажок, а в третий нужно ввести текст.
С fax всё иначе. При передаче документа по fax принимающая сторона получает лишь визуальное представление страниц. Для человека форма по-прежнему выглядит как форма, но сведений о полях в ней уже нет.
Это похоже на разницу между электронной таблицей и снимком экрана с ней. Выглядят они одинаково, но только в таблице есть информация о том, в каких ячейках находятся данные.
Поэтому подготовка полученного fax к электронной подписи традиционно требовала больше ручной работы.
Fax.Plus уже связывает полученные fax с Sign.Plus
Не нужно экспортировать полученный fax из Fax.Plus, сохранять его в другом месте и затем запускать новый процесс подписания с нуля.
Откройте fax в папке «Входящие» или «Отправленные» и выберите Переслать в Sign.Plus. Документ откроется в Sign.Plus. Затем можно выбрать Подписать самостоятельно или Запросить подпись.
Оба продукта используют один аккаунт Alohi, поэтому действующему пользователю Fax.Plus не нужны отдельные учётные данные для доступа к Sign.Plus.
Это уже устраняет одну из неудобных сторон подписания fax: ручной перенос одного и того же файла между инструментами. Следующий этап берёт на себя Auto-Place.
Что делает Auto-Place
Auto-Place помогает подготовить документ к подписанию: функция размещает поля там, где Sign.Plus определяет, что потребуется ввод информации.
В зависимости от документа это могут быть:
- Поля подписи
- Текстовые поля
- Поля даты
- Флажки
Важно, что Auto-Place не завершает подготовку документа за вас. Он создаёт отправную точку.
Вы можете проверить каждое поле, переместить или удалить его, добавить недостающие поля и назначить поля нужному подписанту до отправки документа.
Это различие существенно. Автоматическое определение полей экономит время на настройку, но итоговый документ по-прежнему остаётся под контролем отправителя.
Как Auto-Place работает с разными типами документов
Заполняемые PDF уже содержат полезные данные
Некоторые PDF приходят со встроенными полями формы. Если Sign.Plus находит в PDF поддерживаемые поля, он использует эти структурированные данные и создаёт соответствующие поля Sign.Plus. Форму не нужно воссоздавать с нуля.
Например, существующий флажок в PDF может стать флажком Sign.Plus, а поддерживаемые поля подписи, даты и текста преобразуются в аналогичные поля Sign.Plus.
Для того, кто готовит документ, это техническое различие не имеет особого значения. Главное, что Sign.Plus может опереться на информацию, которая уже есть в PDF.
Fax и сканы приходится «читать» визуально
Полученный fax — более сложный случай, поскольку в нём нет встроенных полей формы, которые можно преобразовать.
Вместо этого Auto-Place на базе ИИ анализирует визуальное представление страницы и ищет признаки, указывающие, где должна находиться информация.
Например, пустое место рядом с надписью Signature может быть предложено как поле для подписи. Квадрат рядом с вариантом ответа может стать флажком. Другие пустые области могут быть предложены как текстовые поля или поля даты.
Поэтому Auto-Place особенно удобен для работы с fax: документ не обязан изначально быть «умным» заполняемым PDF-файлом.
Как подписать полученный fax с помощью Fax.Plus и Sign.Plus
Процесс состоит из нескольких простых шагов.
1. Откройте fax в Fax.Plus
Перейдите в раздел «Fax» на панели управления Fax.Plus и откройте документ в папке «Входящие» или «Отправленные».
Fax.Plus позволяет получать fax онлайн на выделенный номер, поэтому физический аппарат для этого не нужен.
2. Перешлите его в Sign.Plus
Откройте меню действий с документом и выберите Переслать в Sign.Plus. Sign.Plus сразу загрузит выбранный документ.
3. Укажите, кто должен подписать документ
Выберите Подписать самостоятельно, если документ нужно подписать только вам.
Выберите Запросить подпись, если документ должны подписать другой человек или несколько человек. Подробнее: как подписывать документы с помощью Sign.Plus.
4. Подготовьте документ с помощью Auto-Place
Если документ представляет собой обычный fax или скан, Auto-Place проанализирует страницу и предложит подходящие поля.
Функция Auto-Place на базе ИИ использует лимит, включённый в ваш тариф Sign.Plus. Перед обработкой сканов или fax проверьте, доступна ли функция на вашем тарифе и каков остаток лимита.
Вам не нужно по одному перетаскивать каждое поле на длинную форму: вы начинаете с уже предложенной разметки.
5. Проверьте предложенные поля
Проверьте документ перед отправкой. Переместите поля, положение которых нужно скорректировать, удалите лишние, добавьте те, которые не были обнаружены, и убедитесь, что поля назначены нужным получателям.
Автоматическое размещение ускоряет подготовку документа, но не отменяет этап проверки.
6. Подпишите или отправьте документ
Если вы выбрали Подписать самостоятельно, заполните поля и подпишите документ. Если вы выбрали Запросить подпись, проверьте получателей и поля, затем отправьте запрос на подпись.
Другие возможности Sign.Plus помогут управлять остальными этапами подписания.
Практический пример: форму получили по fax, и её нужно утвердить
Допустим, операционный отдел получает по fax трёхстраничную форму согласия.
На первой странице указаны данные клиента. На второй есть несколько флажков. На третьей — дата и две строки для подписи.
Без распознавания полей сотруднику придётся открыть документ и вручную разместить каждое интерактивное поле, прежде чем отправить его на подпись.
При использовании связки Fax.Plus и Sign.Plus процесс выглядит так:
- Fax поступает в папку «Входящие» Fax.Plus.
- Сотрудник пересылает его в Sign.Plus.
- Auto-Place анализирует документ.
- Предложенные поля появляются в нужных местах.
- Сотрудник проверяет их и назначает поля для подписи.
- Документ отправляется получателям.
- Если подписанный документ нужно вернуть по fax, его можно передать дальше в рамках процесса работы с fax, принятого в команде.
Документ по-прежнему попадает в компанию по fax. Но остальные этапы при этом не обязаны оставаться ручными.
Почему это важно для команд, которые по-прежнему используют fax
Fax по-прежнему распространён в рабочих процессах, где документы передаются между организациями. Особенно часто это бывает, когда одна из сторон продолжает использовать fax как основной канал.
Но это не значит, что все этапы между получением и возвратом документа должны выполняться на бумаге.
Fax.Plus позволяет получать fax онлайн, пользоваться fax в веб-версии и на мобильных устройствах, а также работать с онлайн-подписями через Sign.Plus. Чтобы увидеть, как эти процессы сочетаются, изучите полный набор возможностей Fax.Plus.
Эта связка удобна тем, что разделяет способ получения документа и способ работы с ним в вашей команде.
Форма может поступить по fax, пройти современный процесс электронного подписания и быть отправлена обратно по fax, если этого требует получатель.
Чего Auto-Place не делает
Auto-Place помогает сократить объём однотипной подготовки документа. Он не принимает решений по документу вместо вас.
Обязательно проверьте следующее:
- все ли необходимые поля обнаружены;
- правильно ли расположено каждое поле;
- какой подписант должен заполнить каждое поле;
- какие поля должны быть обязательными, а какие необязательными;
- есть ли у документа особые требования к подписанию или юридические требования.
Иными словами, Auto-Place берёт на себя рутинную первичную подготовку, а окончательную проверку выполняете вы.
От полученного fax до документа, готового к подписанию
Ценность связки Fax.Plus и Sign.Plus не только в том, что оба продукта могут открыть один и тот же документ. Она сокращает количество действий.
Fax поступает в Fax.Plus. Вместо того чтобы распечатывать его или экспортировать в отдельный сервис подписания, вы можете сразу переслать его в Sign.Plus. Auto-Place подготовит первый вариант полей, вы проверите результат, и документ перейдёт в нужный процесс подписания.
Если на входе и на выходе процесса по-прежнему нужен fax, а в середине хочется использовать современные инструменты, такой способ работы намного удобнее.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подписать fax электронно?
Да. Fax, полученный в Fax.Plus, можно переслать в Sign.Plus и подписать электронно. Вы можете подписать документ самостоятельно или отправить его другому получателю на подпись.
Может ли другой человек подписать полученный мной fax?
Да. После пересылки fax в Sign.Plus выберите Запросить подпись. Вы сможете добавить получателей, подготовить для них поля и отправить документ на подписание.
Нужны ли отдельные аккаунты для Fax.Plus и Sign.Plus?
Отдельный вход не требуется. Fax.Plus и Sign.Plus входят в Alohi suite, поэтому во всех продуктах можно использовать одни и те же учётные данные.
Работает ли Auto-Place со сканами документов и fax?
Да. В отсканированном документе или полученном fax может не быть структурированной информации о полях. Однако Auto-Place анализирует отображаемую страницу и предлагает поля на основе того, что визуально присутствует в документе. Перед продолжением вы проверяете и при необходимости редактируете эти предложения.
Являются ли подпись на fax и электронная подпись одним и тем же?
Не обязательно. Факсимильная подпись традиционно означает воспроизведённое изображение собственноручной подписи. Электронная подпись создаётся в рамках процесса электронного подписания и может сопровождаться дополнительными записями, например журналом аудита.
Допустимость конкретного способа подписания зависит от вида документа и применимой юрисдикции. Документы с особыми юридическими требованиями следует проверять отдельно.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Швейцарская Конфедерация
Innosuisse — Швейцарское агентство инноваций
