faxのデータレジデンシー:faxの保存場所と選択方法

データレジデンシーとは?

データレジデンシーとは、データを特定の地理的ロケーション(通常は選択した国やリージョン)に保存することを指します。特定の記録の保管場所を定めた法律、契約、社内ポリシーに対応するために、組織は保存場所を選択します。

同じ文脈で、次の2つの関連用語もよく登場します。

• データ主権は、データがどの国・組織のルールと管理下に置かれるかに関する概念です。レジデンシーがデータの所在を指すのに対し、データ主権はデータの保存場所に加えて、サービスを運営する主体や、契約で約束される内容も対象とします。
• データローカライゼーションは、特定のデータを国境内に保管することを義務付ける法的要件です。レジデンシーに関するルールの中で最も厳格なものです。

レジデンシーは、プロバイダーと保存リージョンを選ぶ際にお客様自身で管理できる部分です。どのルールに従う必要があるかについては、法務またはコンプライアンスのチームにご確認ください。

faxにおいてデータレジデンシーが重要な理由

faxは今でも、規制対象の書類をやり取りする手段として多く使われています。たとえば、医療分野の紹介状や検査結果、法務分野の契約書や裁判所への提出書類、保険分野の請求書類、金融・行政分野の署名済みフォームなどです。こうした書類は、保存場所に関するルールの対象となることがよくあります。

そのため、データレジデンシーの要件は、ベンダー向けのセキュリティ質問票や調達審査に登場します。チームがfaxをcloudに移行する前に、faxファイルの保存場所、バックアップの保存先、そして別の場所で処理されるものがあればその内容を、通常は誰かが確認する必要があります。

Fax.Plusはfaxデータをどこに保存しますか?

Fax.Plusは、デフォルトでfaxファイルをスイスの2つのデータセンター(チューリッヒとジュネーブに1か所ずつ)に保存します。どちらもISO 27001のセキュリティ基準に沿って運用されており、Cloud Security Allianceに加盟しています。チューリッヒの施設は、かつて軍の司令センターだった地下施設にあります。個人情報は、スイス連邦データ保護法(FADP)によって保護されています。

Enterpriseプランでは、アカウントオーナーと管理者がアカウントの保存場所を別の場所に変更できます。また、ライブデータ用とバックアップ用に、それぞれ別の場所を選択することもできます。リージョンの選択はアカウント全体に適用されるため、チームメンバー全員のfaxが同じルールに従います。

選択できるリージョンは?

Fax.Plus Enterpriseでは、40か所以上の保存場所を選択できます:

最新の一覧はデータレジデンシーに関するよくある質問をご覧ください。概要はAlohiのデータレジデンシーページで確認できます。

選択したリージョンに移行されるものと、されないもの

選択したリージョンに保存されるもの:

• チーム全体の送信済みfaxファイル
• チーム全体の受信済みfaxファイル
• すべてのfaxファイルのバックアップ(バックアップ用に選択したリージョンに保存)

選択したリージョンに移行されないもの:

• 送信のためにアップロードしたファイル。faxに対応した形式に変換された後、自動的に削除されます。
• 送受信中のfaxファイル。faxの送信中または受信中に使用される一時的なコピーで、その後自動的に削除されます。
• メタデータ。fax番号、タイムスタンプ、ページ数、配信ステータス、ファイル名、ユーザー、権限など、faxやアカウントに関する情報です。
• サムネイル。faxの小さなプレビューは、素早く読み込まれるようにキャッシュされます。

たとえば、保存されたfax文書を米国内に保持することがポリシーで求められている場合、米国のリージョンを選択すると、送信済みおよび受信済みのfaxファイルとそのバックアップが米国内に保持されます。ポリシーがメタデータや転送中のデータにも及ぶ場合は、決定する前にこの一覧をコンプライアンス担当チームと共有してください。さらに詳しい内訳が必要な場合は、ご契約の前にFax.Plusチームにお問い合わせください。

ライブデータとバックアップを別のリージョンに保存する

Fax.Plusでは、管理者がライブデータ用とバックアップ用の2つの場所を設定できます。両方を同じデータセンターに置くことも、バックアップを別の場所に置くこともできます。たとえば、ライブデータを米国内のあるデータセンターに、バックアップを別のデータセンターに保存すれば、すべてを米国内に保ちつつ、バックアップを別の場所に置けます。

データリージョンを変更する方法

Enterpriseでは、アカウントオーナーまたは管理者がウェブアプリからリージョンを変更できます:

1. 設定に移動し、セキュリティタブを開きます。
2. データレジデンシーを見つけて、編集をクリックします。
3. ライブデータの保存場所とバックアップの保存場所を選択します。
4. 確認をクリックして移行を開始します。詳細がメールで届きます。

移行が始まると同時に、新しいfaxは新しいリージョンに保存されます。すでにあるfaxはバックグラウンドで移行され、件数やサイズによって数分から数日かかります。移行後も、ご利用のプランの機能は変わりません。

faxの保存場所を管理するその他の方法

データレジデンシーは、Fax.Plusがfaxを保存する場所に関するものです。ルールがそれ以上の要件を定めている場合、Enterpriseにはさらに3つのオプションがあります。

• ドキュメントの保持期間。Fax.Plusが送受信済みのfaxを保持する日数を設定します。この期間を過ぎると、faxは完全に削除されます。保持期間を0日にすると、faxは送受信が完了した時点で直ちに削除されます。削除は完全で、元に戻せません。
• APIを使った独自のアーカイブ。Fax.Plus APIを使ってfaxをダウンロードし、自社のサーバーやプライベートcloudに保存できます。Fax.Plusへのfaxの保存をオフにすることもできます。その場合、faxはメールに届き、API経由で取得して別の場所にアーカイブします。アカウントでHIPAAモードを使用している場合は、この構成について事前にFax.Plusチームにご確認ください。
• 独自のS3互換バケット。大量に利用するチーム向けに、Fax.Plusは各faxをお客様が所有するAmazon S3互換バケットに直接配信できます。設定するには、営業担当にお問い合わせください。

ヘルプセンターでは、各オンプレミスの保存オプションについて詳しく説明しています。

暗号化と認証

faxがどこに保存されていても、同じ方法で保護されます。保存時のfaxファイルは256ビットAESで暗号化され、Fax.Plusのアプリ、API、サーバー間で転送されるデータは、TLS 1.3への対応を含むTLSで保護されます。

Fax.Plusを提供するAlohiは、EY CertifyPointが発行するISO 27001およびSOC 2 Type 2認証を取得しています。コンプライアンスプログラムは、HIPAA、PHIPA、GDPR、CCPA、CSA STARにも対応しています。署名済みのBAAを伴うHIPAA準拠のfax送受信は、データレジデンシーとともにEnterpriseでご利用いただけます。詳細はAlohiのコンプライアンスページをご覧ください。患者情報を扱う場合は、HIPAAにおけるfaxの要件のガイドもご確認ください。

fax プロバイダーにデータレジデンシーについて確認すべき質問

プロバイダーを比較する際は、次のリストをご活用ください。

1. fax ファイルはデフォルトでどの国のどこに保存されますか?
2. 保存リージョンは選択できますか?できる場合、どのプランですか?
3. 具体的にどの場所を選択できますか?
4. バックアップをライブデータとは別の場所に保存できますか?
5. メタデータ、サムネイル、転送中のファイルなど、選択したリージョン外で処理または保存されるデータは何で、どのくらいの期間ですか?
6. リージョンを変更すると既存の fax はどうなりますか?また、移行にはどのくらいかかりますか?
7. 保持期間を設定したり、fax を自社のストレージにアーカイブしたりできますか?
8. データセンターとプロバイダーは、どのような第三者認証を取得していますか?