Datenresidenz bei Fax: Wo Ihre Faxe gespeichert werden und wie Sie den Speicherort wählen
Wenn ein Fax eingeht: Wo liegt die Datei eigentlich? Sicherheitsteams stellen diese Frage in jeder Anbieterprüfung gleich zu Beginn. Dieser Leitfaden erklärt, was Datenresidenz bei Fax bedeutet, wo Fax.Plus Dateien standardmäßig speichert und was sich ändert, wenn Sie eine andere Region wählen.
- Fax.Plus speichert Faxdateien standardmäßig in Zürich und Genf.
- Bei Enterprise wählen Administratoren aus mehr als 40 Standorten, mit getrennten Regionen für Live-Daten und Backups.
- Gespeicherte Dateien und Backups wandern mit der Region; Metadaten, Vorschaubilder und Faxe während der Übertragung nicht.
Was ist Datenresidenz?
Datenresidenz bedeutet, Daten an einem bestimmten geografischen Ort zu speichern, in der Regel in einem gewählten Land oder einer gewählten Region. Organisationen wählen einen Standort, um ein Gesetz, einen Vertrag oder eine interne Richtlinie zu erfüllen, die festlegt, wo bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden dürfen.
Zwei verwandte Begriffe tauchen in denselben Gesprächen auf:
- Datensouveränität betrifft die Frage, welchen Regeln und welcher Kontrolle Daten unterliegen, während es bei der Residenz darum geht, wo sie liegen. Sie umfasst, wo Daten gespeichert werden, aber auch, wer den Dienst betreibt und wozu er sich in Ihrer Vereinbarung verpflichtet.
- Datenlokalisierung ist eine gesetzliche Vorgabe, bestimmte Daten innerhalb der Landesgrenzen zu halten. Sie ist die strengste Form einer Residenzvorgabe.
Die Residenz ist der Teil, den Sie bei der Wahl eines Anbieters und einer Speicherregion selbst steuern. Welche Regeln Sie einhalten müssen, ist eine Frage für Ihr Rechts- oder Compliance-Team.
Warum Datenresidenz bei Fax wichtig ist
Per Fax laufen noch immer viele regulierte Unterlagen: Überweisungen und Laborergebnisse im Gesundheitswesen, Verträge und Gerichtsschriftsätze im Rechtswesen, Schadensmeldungen bei Versicherungen sowie unterzeichnete Formulare in Finanzwesen und Verwaltung. Für solche Dokumente gelten oft Vorschriften dazu, wo sie gespeichert werden dürfen.
Deshalb tauchen Anforderungen an die Datenresidenz in Sicherheitsfragebögen von Anbietern und in Beschaffungsprüfungen auf. Bevor ein Team Fax in die cloud verlagern kann, muss in der Regel jemand bestätigen, wo die Faxdateien gespeichert werden, wohin Backups gehen und was gegebenenfalls andernorts verarbeitet wird.
Wo speichert Fax.Plus Faxdaten?
Standardmäßig speichert Fax.Plus Faxdateien in zwei Schweizer Rechenzentren, eines in Zürich und eines in Genf. Beide arbeiten nach den Sicherheitsstandards von ISO 27001 und gehören zur Cloud Security Alliance. Die Anlage in Zürich liegt unterirdisch in einer ehemaligen militärischen Kommandozentrale. Personenbezogene Daten sind durch das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) geschützt.
Im Enterprise-Tarif können Kontoinhaber und Administratoren einen anderen Speicherort für das Konto festlegen. Sie können außerdem einen Speicherort für Live-Daten und einen weiteren für Backups wählen. Die Regionswahl gilt für das gesamte Konto, sodass die Faxdaten aller Teammitglieder derselben Regel folgen.
Welche Regionen können Sie wählen?
Fax.Plus Enterprise bietet mehr als 40 Speicherorte:
| Region | Speicherorte |
|---|---|
| Amerika | USA: Columbus, Dallas, Iowa, Las Vegas, Los Angeles, Oregon, Salt Lake City, South Carolina, West Virginia. Kanada: Montréal, Toronto. Brasilien: São Paulo. Chile: Santiago. Mexiko: Querétaro |
| Europa | Belgien (St. Ghislain), Finnland (Hamina), Frankreich (Paris), Deutschland (Berlin, Frankfurt), Italien (Mailand, Turin), Niederlande (Eemshaven), Polen (Warschau), Spanien (Madrid), Schweden (Stockholm), Schweiz (Genf, Zürich), Vereinigtes Königreich (London) |
| Asien-Pazifik | Australien (Melbourne, Sydney), Hongkong, Indien (Delhi, Mumbai), Indonesien (Jakarta), Japan (Osaka, Tokio), Singapur, Südkorea (Seoul), Taiwan (Landkreis Changhua), Thailand (Bangkok) |
| Naher Osten | Israel (Tel Aviv), Katar (Doha) |
| Afrika | Südafrika (Johannesburg) |
Die aktuelle Liste finden Sie in den FAQ zur Datenresidenz, und die Alohi-Seite zur Datenresidenz bietet einen Überblick.
Was in Ihre Region verschoben wird und was nicht
In der von Ihnen gewählten Region gespeichert:
- Gesendete Faxdateien Ihres gesamten Teams
- Empfangene Faxdateien Ihres gesamten Teams
- Backups aller Faxdateien in der Region, die Sie für Backups wählen
Nicht in die von Ihnen gewählte Region verschoben:
- Dateien, die Sie zum Senden hochladen. Sie werden in ein faxkompatibles Format umgewandelt und anschließend automatisch gelöscht.
- Faxdateien während der Übertragung. Temporäre Kopien, die beim Senden oder Empfangen eines Faxes verwendet und danach automatisch gelöscht werden.
- Metadaten. Informationen zu Ihren Faxdokumenten und Ihrem Konto, etwa Faxnummern, Zeitstempel, Seitenanzahl, Zustellstatus, Dateinamen, Nutzer und Berechtigungen.
- Vorschaubilder. Kleine Vorschauen von Faxdokumenten werden zwischengespeichert, damit sie schnell geladen werden.
Wenn Ihre Richtlinie also vorschreibt, dass gespeicherte fax-Dokumente in den USA bleiben müssen, werden Ihre gesendeten und empfangenen Faxdateien sowie deren Backups bei Wahl einer US-Region in den USA gespeichert. Falls Ihre Richtlinie auch Metadaten oder Daten während der Übertragung betrifft, teilen Sie diese Liste mit Ihrem Compliance-Team, bevor Sie sich entscheiden. Wenn Sie eine detailliertere Aufstellung benötigen, wenden Sie sich an das Fax.Plus-Team, bevor Sie unterschreiben.
Live-Daten und Backups in verschiedenen Regionen speichern
Mit Fax.Plus können Administratoren zwei Speicherorte festlegen: einen für Live-Daten und einen für Backups. Sie können beide im selben Rechenzentrum belassen oder die Backups an einem zweiten Standort speichern. Ein Team könnte zum Beispiel Live-Daten in einem US-Rechenzentrum und Backups in einem anderen speichern – so bleibt alles in den USA, während die Backups an einem separaten Standort liegen.
So ändern Sie Ihre Datenregion
Im Enterprise-Tarif kann ein Kontoinhaber oder Administrator die Region in der Web-App ändern:
- Gehen Sie zu Einstellungen und dann zum Tab Sicherheit.
- Suchen Sie Datenresidenz und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie den Speicherort für Live-Daten und den Speicherort für Backups aus.
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Übertragung zu starten. Sie erhalten eine E-Mail mit den Details.
Neue Faxe werden in der neuen Region gespeichert, sobald die Migration beginnt. Bereits vorhandene Faxe werden im Hintergrund übertragen. Das dauert je nach Anzahl und Größe zwischen wenigen Minuten und mehreren Tagen. Die Funktionen Ihres Tarifs bleiben nach dem Wechsel unverändert.
Weitere Möglichkeiten, den Speicherort Ihrer Faxe zu steuern
Datenresidenz regelt, wo Fax.Plus Ihre Faxe speichert. Gehen Ihre Vorgaben weiter, bietet Enterprise drei zusätzliche Optionen:
- Dokumentenaufbewahrung. Legen Sie fest, wie viele Tage Fax.Plus gesendete und empfangene Faxe aufbewahrt. Danach werden sie dauerhaft gelöscht. Bei einer Aufbewahrungsdauer von 0 Tagen werden Faxe gelöscht, sobald sie übertragen wurden. Die Löschung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Ihr eigenes Archiv über die API. Nutzen Sie die Fax.Plus API, um Faxe herunterzuladen und auf Ihren eigenen Servern oder in Ihrer privaten cloud zu speichern. Sie können auch die Speicherung von Faxen in Fax.Plus deaktivieren. Die Faxe gehen dann an Ihre E-Mail-Adresse und werden über die API abgerufen, um sie anderswo zu archivieren. Wenn Ihr Konto den HIPAA-Modus verwendet, stimmen Sie diese Konfiguration vorab mit dem Fax.Plus-Team ab.
- Ihr eigener S3-kompatibler Bucket. Für Teams mit hohem Faxaufkommen kann Fax.Plus jedes Fax direkt in einen Amazon-S3-kompatiblen Bucket liefern, den Sie selbst besitzen. Kontaktieren Sie den Vertrieb, um dies einzurichten.
Das Hilfecenter erklärt jede Option für die lokale Speicherung (On-Premises) ausführlicher.
Verschlüsselung und Zertifizierungen
Unabhängig davon, wo Ihre Faxe gespeichert sind, werden sie auf dieselbe Weise geschützt. Gespeicherte Faxdateien sind mit 256-Bit-AES verschlüsselt, und Daten bei der Übertragung zwischen den Fax.Plus-Apps, der API und den Servern sind mit TLS geschützt, einschließlich Unterstützung für TLS 1.3.
Alohi, das Unternehmen hinter Fax.Plus, verfügt über die Zertifizierungen ISO 27001 und SOC 2 Type 2, ausgestellt von EY CertifyPoint. Das Compliance-Programm deckt außerdem HIPAA, PHIPA, DSGVO, CCPA und CSA STAR ab. HIPAA-konformes Faxen mit einem unterzeichneten BAA ist zusätzlich zur Datenresidenz im Enterprise-Tarif verfügbar. Details finden Sie auf der Alohi-Compliance-Seite. Wenn Sie mit Patientendaten arbeiten, lesen Sie auch unseren Leitfaden zu den HIPAA-Anforderungen für Faxe.
Fragen zur Datenresidenz, die Sie jedem Faxanbieter stellen sollten
Nutzen Sie diese Liste beim Vergleich von Anbietern:
- Wo werden Faxdateien standardmäßig gespeichert, und in welchem Land?
- Können wir eine Speicherregion wählen, und in welchem Tarif?
- Welche genauen Standorte stehen zur Verfügung?
- Können Backups an einem anderen Ort als die Live-Daten gespeichert werden?
- Welche Daten werden außerhalb der gewählten Region verarbeitet oder gespeichert, etwa Metadaten, Vorschaubilder oder Dateien während der Übertragung, und wie lange?
- Was passiert mit bestehenden Faxen, wenn wir die Region wechseln, und wie lange dauert die Übertragung?
- Können wir eine Aufbewahrungsdauer festlegen oder Faxe in unserem eigenen Speicher archivieren?
- Welche unabhängigen Zertifizierungen decken die Rechenzentren und den Anbieter ab?
Häufig gestellte Fragen
Wo werden die Daten von Fax.Plus gespeichert?
Standardmäßig in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf. Diese werden nach ISO 27001 betrieben und sind Teil der Cloud Security Alliance. Im Enterprise-Tarif können Sie aus mehr als 40 Regionen einen anderen Speicherort wählen, darunter neun in den USA, sodass Teams in den USA ihre Faxdaten in den USA halten können. Siehe wo Ihre Daten gespeichert werden.
Kann ich meine Faxdaten in den USA halten?
Ja. Mit Enterprise können Sie Ihre gesendeten und empfangenen Faxdateien sowie deren Backups in US-Rechenzentren speichern, mit neun Standorten in den USA zur Auswahl. Metadaten, Vorschaubilder und Dateien während der Übertragung werden nicht mitverschoben. Die Regionswahl ist Teil von Fax.Plus Enterprise. Benötigen Sie für eine Sicherheitsprüfung eine detaillierte Aufschlüsselung? Fragen Sie das Fax.Plus-Team.
Kann ich meine Faxdaten in der EU halten?
Ja. Mit Enterprise können Sie Speicherorte in Belgien, Finnland, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Polen, Spanien und Schweden wählen. Metadaten, Vorschaubilder und Dateien während der Übertragung werden nicht mit Ihren Faxdateien verschoben. Die DSGVO ist Teil des Compliance-Programms von Alohi.
Ist die Datenresidenz in jedem Fax.Plus-Tarif verfügbar?
Nein. Die Wahl einer Speicherregion ist Teil des Fax.Plus-Tarifs Enterprise, und nur Kontoinhaber und Administratoren können sie ändern. In anderen Tarifen werden Faxdateien in den Schweizer Rechenzentren gespeichert.
Beeinflusst der Wechsel meiner Datenregion die Funktionen?
Nein. Die Funktionen Ihres Tarifs bleiben nach einer Migration unverändert. Neue Faxe gehen sofort in die neue Region, und bestehende Faxe werden im Hintergrund übertragen, je nach Volumen in wenigen Minuten bis mehreren Tagen. Die FAQ zur Datenresidenz enthält die Details.
Kann ich Faxe stattdessen auf meinen eigenen Servern speichern?
Fax.Plus ist ein cloud-Dienst und wird daher nicht auf Ihren eigenen Servern installiert. Sie können aber auf zwei Wegen steuern, wo Kopien liegen. Sie können Faxe über die Fax.Plus API herunterladen und in Ihrer eigenen Infrastruktur archivieren, oder – bei hohem Faxaufkommen – Fax.Plus die Faxe in Ihren eigenen S3-kompatiblen Bucket liefern lassen. Außerdem können Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, sodass Fax.Plus Faxe nach einer bestimmten Anzahl von Tagen löscht.
Was ist der Unterschied zwischen Datenresidenz und Datensouveränität?
Datenresidenz bezeichnet, wo Daten physisch gespeichert werden. Datensouveränität ist die weiter gefasste Frage, welchen Regeln und welcher Kontrolle die Daten unterliegen, was auch davon abhängt, wer den Dienst betreibt. Mit der Wahl einer Speicherregion steuern Sie die Residenz. Die verfügbaren Regionen finden Sie auf der Alohi-Seite zur Datenresidenz.
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