Residencia de datos de fax: dónde se almacenan sus faxes y cómo elegir

¿Qué es la residencia de datos?

La residencia de datos consiste en almacenar los datos en una ubicación geográfica específica, normalmente un país o una región elegidos. Las organizaciones eligen una ubicación para cumplir una ley, un contrato o una política interna que establece dónde se pueden conservar determinados registros.

Dos términos relacionados aparecen en las mismas conversaciones:

• La soberanía de los datos se refiere a qué normas y qué control rigen sobre los datos, mientras que la residencia se refiere a dónde se encuentran. Abarca el lugar donde se almacenan los datos, pero también quién opera el servicio y a qué se compromete en su contrato.
• La localización de datos es un requisito legal que obliga a mantener determinados datos dentro de las fronteras de un país. Es la versión más estricta de una norma de residencia.

La residencia es la parte que usted controla al elegir un proveedor y una región de almacenamiento. Determinar qué normas debe cumplir es una cuestión para su equipo jurídico o de cumplimiento normativo.

Por qué es importante la residencia de datos en el fax

El fax sigue siendo el medio por el que circula gran parte de la documentación regulada: derivaciones y resultados de laboratorio en el ámbito sanitario, contratos y escritos judiciales en el sector jurídico, reclamaciones en seguros, y formularios firmados en finanzas y administración pública. Estos documentos suelen estar sujetos a normas sobre dónde pueden almacenarse.

Por eso los requisitos de residencia de datos aparecen en los cuestionarios de seguridad de proveedores y en las revisiones de compras. Antes de que un equipo pueda migrar el fax a la cloud, normalmente alguien tiene que confirmar dónde se almacenarán los archivos de fax, adónde van las copias de seguridad y qué se procesa, si es que algo se procesa, en otro lugar.

¿Dónde almacena Fax.Plus los datos de fax?

De forma predeterminada, Fax.Plus almacena los archivos de fax en dos centros de datos suizos, uno en Zúrich y otro en Ginebra. Ambos operan conforme a los estándares de seguridad ISO 27001 y forman parte de la Cloud Security Alliance. Las instalaciones de Zúrich se encuentran bajo tierra, en un antiguo centro de mando militar. La información personal está protegida por la Ley Federal suiza de Protección de Datos (LPD).

En el plan Enterprise, los propietarios de la cuenta y los administradores pueden elegir una ubicación de almacenamiento diferente para la cuenta. También pueden elegir una ubicación para los datos activos y otra para las copias de seguridad. La elección de la región se aplica a toda la cuenta, de modo que los faxes de todos los miembros del equipo siguen la misma regla.

¿Qué regiones se pueden elegir?

Fax.Plus Enterprise ofrece más de 40 ubicaciones de almacenamiento:

La lista actualizada se encuentra en las preguntas frecuentes sobre residencia de datos, y la página de residencia de datos de Alohi ofrece una visión general.

Qué se traslada a su región y qué no

Se almacena en la región que usted elija:

• Archivos de fax enviados, de todo su equipo
• Archivos de fax recibidos, de todo su equipo
• Copias de seguridad de todos los archivos de fax, en la región que usted elija para las copias de seguridad

No se traslada a la región que usted elija:

• Archivos que carga para enviar. Se convierten a un formato compatible con fax y, a continuación, se eliminan automáticamente.
• Archivos de fax en transmisión. Copias temporales que se usan mientras se envía o se recibe un fax y que se eliminan automáticamente después.
• Metadatos. Información sobre sus faxes y su cuenta, como números de fax, marcas de tiempo, número de páginas, estado de entrega, nombres de archivo, usuarios y permisos.
• Miniaturas. Se almacenan en caché pequeñas vistas previas de los faxes para que se carguen rápidamente.

Por tanto, si su política exige que los documentos de fax almacenados permanezcan en Estados Unidos, al elegir una región de EE. UU. sus archivos de fax enviados y recibidos, así como sus copias de seguridad, se mantienen en EE. UU. Si su política abarca también los metadatos o los datos en tránsito, comparta esta lista con su equipo de cumplimiento antes de decidir. Si necesita un desglose más detallado, consulte con el equipo de Fax.Plus antes de firmar.

Mantenga los datos activos y las copias de seguridad en regiones distintas

Fax.Plus permite a los administradores definir dos ubicaciones: una para los datos activos y otra para las copias de seguridad. Puede mantener ambas en el mismo centro de datos o ubicar las copias de seguridad en una segunda ubicación. Por ejemplo, un equipo podría almacenar los datos activos en un centro de datos de EE. UU. y las copias de seguridad en otro, manteniendo todo en EE. UU. con las copias de seguridad en una ubicación separada.

Cómo cambiar su región de datos

En Enterprise, el propietario de la cuenta o un administrador puede cambiar la región desde la aplicación web:

1. Vaya a Configuración y, a continuación, a la pestaña Seguridad.
2. Busque Residencia de datos y haga clic en Editar.
3. Elija la ubicación de los datos activos y la ubicación de las copias de seguridad.
4. Haga clic en Confirmar para iniciar la transferencia. Recibirá un correo electrónico con los detalles.

Los nuevos faxes se almacenan en la nueva región en cuanto comienza la migración. Los faxes que ya tenga se trasladan en segundo plano, lo que puede tardar desde unos minutos hasta varios días, según cuántos sean y de qué tamaño. Las funciones de su plan siguen siendo las mismas después del traslado.

Otras formas de controlar dónde se almacenan sus faxes

La residencia de datos abarca dónde almacena Fax.Plus sus faxes. Si sus normas van más allá, Enterprise ofrece tres opciones más:

• Retención de documentos. Defina durante cuántos días conserva Fax.Plus los faxes enviados y recibidos; transcurrido ese plazo, se eliminan de forma permanente. Un período de retención de 0 días elimina los faxes en cuanto se transmiten. La eliminación es permanente y no se puede deshacer.
• Su propio archivo mediante la API. Utilice la API de Fax.Plus para descargar los faxes y almacenarlos en sus propios servidores o en su cloud privada. También puede desactivar el almacenamiento de faxes en Fax.Plus, de modo que los faxes lleguen a su correo electrónico y se obtengan mediante la API para archivarlos en otro lugar. Si su cuenta utiliza el modo HIPAA, consulte primero esta configuración con el equipo de Fax.Plus.
• Su propio bucket compatible con S3. Para equipos con grandes volúmenes, Fax.Plus puede entregar cada fax directamente en un bucket compatible con Amazon S3 de su propiedad. Póngase en contacto con ventas para configurarlo.

El centro de ayuda explica con más detalle cada opción de almacenamiento local.

Cifrado y certificaciones

Estén donde estén almacenados, sus faxes se protegen de la misma manera. Los archivos de fax en reposo se cifran con AES de 256 bits, y los datos en tránsito entre las aplicaciones de Fax.Plus, la API y los servidores se protegen con TLS, incluida la compatibilidad con TLS 1.3.

Alohi, la empresa detrás de Fax.Plus, cuenta con las certificaciones ISO 27001 y SOC 2 Tipo 2 emitidas por EY CertifyPoint. Su programa de cumplimiento también abarca HIPAA, PHIPA, RGPD, CCPA y CSA STAR. El envío de faxes conforme a HIPAA con un BAA firmado está disponible en Enterprise, junto con la residencia de datos. Consulte la página de cumplimiento de Alohi para obtener más información, y nuestra guía sobre los requisitos de HIPAA para el fax si maneja información de pacientes.

Preguntas que debe hacer a cualquier proveedor de fax sobre la residencia de datos

Utilice esta lista al comparar proveedores:

1. ¿Dónde se almacenan los archivos de fax por defecto y en qué país?
2. ¿Podemos elegir una región de almacenamiento y en qué plan?
3. ¿Qué ubicaciones exactas están disponibles?
4. ¿Pueden almacenarse las copias de seguridad en una ubicación distinta a la de los datos activos?
5. ¿Qué datos se procesan o almacenan fuera de la región elegida, como metadatos, miniaturas o archivos en tránsito, y durante cuánto tiempo?
6. ¿Qué ocurre con los faxes existentes cuando cambiamos de región y cuánto tarda el traslado?
7. ¿Podemos establecer un período de retención o archivar los faxes en nuestro propio almacenamiento?
8. ¿Qué certificaciones independientes cubren los centros de datos y al proveedor?