fax 数据驻留：您的 fax 存储在哪里，以及如何选择

什么是数据驻留？

数据驻留是指将数据存储在特定的地理位置,通常是选定的某个国家或地区。组织选择存储位置,是为了满足法律、合同或内部政策中关于某些记录可保存在何处的规定。

在相关讨论中还经常出现两个相近的术语：

• 数据主权关注的是数据受谁的规则和控制约束,而数据驻留关注的是数据存放在哪里。它涵盖数据的存储位置,同时也涉及由谁运营服务,以及对方在协议中作出了哪些承诺。
• 数据本地化是一项法律要求,规定某些数据必须保存在一国境内。它是数据驻留规则中最严格的形式。

在选择服务提供商和存储区域时,数据驻留是您可以掌控的部分。至于需要遵守哪些规则,则应由您的法务或合规团队来判断。

数据驻留对 fax 为何重要

fax 至今仍是许多受监管文件的传递方式：医疗行业的转诊单和化验结果，法律行业的合同和法院文书，保险行业的理赔单据，以及金融和政府部门的签署表格。这些文件往往受到关于存储位置的规定约束。

因此，数据驻留要求会出现在供应商安全问卷和采购评审中。团队在将 fax 迁移到 cloud 之前，通常需要有人确认 fax 文件将存储在哪里、备份会存放到何处，以及是否有内容会在其他地方处理。

Fax.Plus 将 fax 数据存储在哪里？

默认情况下，Fax.Plus 将 fax 文件存储在两个瑞士数据中心，一个位于苏黎世，一个位于日内瓦。两者均按 ISO 27001 安全标准运营，并隶属于 Cloud Security Alliance。苏黎世的设施位于地下，前身是一座军事指挥中心。个人信息受《瑞士联邦数据保护法》（FADP）保护。

在 Enterprise 套餐中，账户所有者和管理员可以为账户选择不同的存储位置，也可以为实时数据和备份分别选择不同的位置。区域选择适用于整个账户，因此每位团队成员的 fax 都遵循同一规则。

可以选择哪些区域？

Fax.Plus Enterprise 提供 40 多个存储位置：

最新列表请见数据驻留常见问题，Alohi 数据驻留页面提供了概览。

哪些数据会迁移到所选区域，哪些不会

存储在所选区域的内容：

• 已发送的 fax 文件，涵盖整个团队
• 已接收的 fax 文件，涵盖整个团队
• 所有 fax 文件的备份，存储在为备份所选的区域

不会迁移到所选区域的内容：

• 为发送而上传的文件。这些文件会被转换为兼容 fax 的格式，随后自动删除。
• 传输中的 fax 文件。在发送或接收 fax 期间使用的临时副本，之后会自动删除。
• 元数据。有关 fax 和账户的信息，例如 fax 号码、时间戳、页数、送达状态、文件名、用户和权限。
• 缩略图。fax 的小型预览图会被缓存，以便快速加载。

因此，如果您的政策要求已存储的 fax 文档必须保留在美国，选择美国区域即可将已发送和已接收的 fax 文件及其备份保留在美国。如果您的政策还涵盖元数据或传输中的数据，请在决定之前与合规团队分享此列表。如果需要更详细的说明，请在签约前咨询 Fax.Plus 团队。

将实时数据和备份保存在不同区域

Fax.Plus 允许管理员设置两个位置：一个用于实时数据，一个用于备份。您可以将两者保存在同一数据中心，也可以把备份放在第二个位置。例如，团队可以将实时数据存储在美国的一个数据中心，将备份存储在另一个数据中心，使所有数据都保留在美国境内，同时备份位于单独的位置。

如何更改数据区域

在 Enterprise 套餐中，账户所有者或管理员可以在网页应用中更改区域：

1. 前往设置，然后进入安全选项卡。
2. 找到数据驻留，然后点击编辑。
3. 选择实时数据的位置和备份的位置。
4. 点击确认开始传输。您将收到一封包含详细信息的电子邮件。

迁移一开始，新的 fax 就会存储到新区域。您已有的 fax 会在后台迁移，所需时间从几分钟到几天不等，具体取决于 fax 的数量和大小。迁移后，您的套餐功能保持不变。

控制 fax 存放位置的其他方式

数据驻留涵盖 Fax.Plus 存储您的 fax 的位置。如果您的规定要求更严格，Enterprise 还提供另外三个选项：

• 文档保留。设置 Fax.Plus 保留已发送和已接收 fax 的天数，到期后将被永久删除。保留期为 0 天时，fax 会在传输完成后立即删除。删除是永久性的，无法撤销。
• 通过 API 建立您自己的归档。使用 Fax.Plus API 下载 fax，并将其存储在您自己的服务器或私有 cloud 上。您也可以关闭在 Fax.Plus 中存储 fax 的功能，这样 fax 会发送到您的电子邮件，并通过 API 获取后归档到其他位置。如果您的账户使用 HIPAA 模式，请先与 Fax.Plus 团队确认此配置。
• 您自己的 S3 兼容存储桶。对于传输量大的团队，Fax.Plus 可以将每份 fax 直接投递到您拥有的 Amazon S3 兼容存储桶中。请联系销售团队进行设置。

帮助中心对每种本地部署存储选项都有更详细的说明。

加密与认证

无论您的 fax 存储在何处，保护方式都是相同的。静态的 fax 文件使用 256 位 AES 加密，Fax.Plus 应用、API 与服务器之间传输的数据则受 TLS 保护，并支持 TLS 1.3。

Fax.Plus 背后的公司 Alohi 持有由 EY CertifyPoint 颁发的 ISO 27001 和 SOC 2 Type 2 认证。其合规计划还涵盖 HIPAA、PHIPA、GDPR、CCPA 和 CSA STAR。Enterprise 在提供数据驻留的同时，还支持签署 BAA 的符合 HIPAA 要求的 fax 服务。详情请参阅 Alohi 合规页面；如果您处理患者信息，还可参阅我们的 HIPAA fax 要求指南。

就数据驻留应向任何 fax 服务提供商提出的问题

比较服务提供商时，可参考以下清单：

1. fax 文件默认存储在哪里，位于哪个国家？
2. 我们能否选择存储区域？需要哪种套餐？
3. 具体提供哪些位置？
4. 备份能否存储在与实时数据不同的位置？
5. 哪些数据（如元数据、缩略图或传输中的文件）会在所选区域之外处理或存储？存储多长时间？
6. 更改区域时，现有 fax 会如何处理？迁移需要多长时间？
7. 我们能否设置保留期，或将 fax 归档到自己的存储中？
8. 哪些独立认证涵盖了数据中心和服务提供商？