Gegevenslocatie van faxen: waar uw faxen worden opgeslagen en hoe u kiest

Wat is gegevenslocatie?

Gegevenslocatie betekent dat gegevens worden opgeslagen op een specifieke geografische locatie, meestal een gekozen land of regio. Organisaties kiezen een locatie om te voldoen aan een wet, een contract of een intern beleid waarin staat waar bepaalde gegevens mogen worden bewaard.

Twee verwante termen komen in dezelfde gesprekken voor:

• Gegevenssoevereiniteit gaat over onder wiens regels en controle gegevens vallen, terwijl gegevenslocatie gaat over waar ze zich bevinden. Het omvat waar gegevens worden opgeslagen, maar ook wie de dienst exploiteert en waartoe die partij zich verbindt in uw overeenkomst.
• Gegevenslokalisatie is een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens binnen de landsgrenzen te houden. Het is de strengste vorm van een regel voor gegevenslocatie.

Gegevenslocatie is het onderdeel dat u zelf bepaalt wanneer u een aanbieder en een opslagregio kiest. Welke regels u moet naleven, is een vraag voor uw juridische of compliance-afdeling.

Waarom gegevenslocatie belangrijk is voor fax

Fax is nog steeds de manier waarop veel gereguleerde documenten worden verstuurd: verwijzingen en labuitslagen in de zorg, contracten en gerechtelijke stukken in de juridische sector, claims bij verzekeraars en ondertekende formulieren in de financiële sector en bij overheden. Voor die documenten gelden vaak regels over waar ze mogen worden opgeslagen.

Daarom komen eisen voor gegevenslocatie terug in beveiligingsvragenlijsten van leveranciers en in inkoopbeoordelingen. Voordat een team fax naar de cloud kan verplaatsen, moet meestal iemand bevestigen waar de faxbestanden worden opgeslagen, waar back-ups naartoe gaan en wat er eventueel ergens anders wordt verwerkt.

Waar slaat Fax.Plus faxgegevens op?

Standaard slaat Fax.Plus faxbestanden op in twee Zwitserse datacenters, een in Zürich en een in Genève. Beide voldoen aan de beveiligingsnormen van ISO 27001 en maken deel uit van de Cloud Security Alliance. De locatie in Zürich bevindt zich ondergronds in een voormalig militair commandocentrum. Persoonlijke gegevens worden beschermd door de Zwitserse federale wet inzake gegevensbescherming (FADP).

Met het Enterprise-abonnement kunnen accounteigenaren en beheerders een andere opslaglocatie voor het account kiezen. Ook kunnen zij één locatie voor live gegevens en een andere voor back-ups kiezen. De regiokeuze geldt voor het hele account, dus de faxen van alle teamleden volgen dezelfde regel.

Welke regio's kunt u kiezen?

Fax.Plus Enterprise biedt meer dan 40 opslaglocaties:

De actuele lijst vindt u in de veelgestelde vragen over gegevenslocatie, en de pagina over gegevenslocatie van Alohi geeft een overzicht.

Wat naar uw regio verhuist en wat niet

Opgeslagen in de regio die u kiest:

• Verzonden faxbestanden van uw hele team
• Ontvangen faxbestanden van uw hele team
• Back-ups van alle faxbestanden, in de regio die u voor back-ups kiest

Niet verplaatst naar de regio die u kiest:

• Bestanden die u uploadt om te versturen. Ze worden omgezet naar een faxcompatibel formaat en daarna automatisch verwijderd.
• Faxbestanden tijdens de verzending. Tijdelijke kopieën die worden gebruikt terwijl een fax wordt verzonden of ontvangen en daarna automatisch worden verwijderd.
• Metagegevens. Informatie over uw faxen en uw account, zoals faxnummers, tijdstempels, aantal pagina's, afleverstatus, bestandsnamen, gebruikers en machtigingen.
• Miniaturen. Kleine voorbeeldweergaven van faxen worden in de cache bewaard, zodat ze snel laden.

Als uw beleid dus vereist dat opgeslagen faxdocumenten in de Verenigde Staten blijven, houdt u met een Amerikaanse regio uw verzonden en ontvangen faxbestanden, en de back-ups ervan, in de VS. Als uw beleid ook metagegevens of gegevens tijdens verzending omvat, deel dan deze lijst met uw complianceteam voordat u een keuze maakt. Hebt u een gedetailleerder overzicht nodig, neem dan contact op met het Fax.Plus-team voordat u tekent.

Live gegevens en back-ups in verschillende regio's bewaren

Met Fax.Plus kunnen beheerders twee locaties instellen: één voor live gegevens en één voor back-ups. U kunt beide in hetzelfde datacenter houden of de back-ups op een tweede locatie opslaan. Een team kan bijvoorbeeld live gegevens in het ene Amerikaanse datacenter opslaan en back-ups in een ander, zodat alles in de VS blijft met back-ups op een aparte locatie.

Zo wijzigt u uw gegevensregio

Bij Enterprise kan een accounteigenaar of beheerder de regio wijzigen via de webapp:

1. Ga naar Instellingen en vervolgens naar het tabblad Beveiliging.
2. Zoek Gegevenslocatie en klik op Bewerken.
3. Kies de locatie voor live gegevens en de locatie voor back-ups.
4. Klik op Bevestigen om de overdracht te starten. U ontvangt een e-mail met de details.

Nieuwe faxen worden in de nieuwe regio opgeslagen zodra de migratie begint. Faxen die u al hebt, worden op de achtergrond overgezet. Dat duurt van enkele minuten tot enkele dagen, afhankelijk van het aantal en de grootte ervan. De functies van uw abonnement blijven na de verhuizing hetzelfde.

Andere manieren om te bepalen waar uw faxen worden bewaard

Gegevenslocatie gaat over waar Fax.Plus uw faxen opslaat. Gaan uw regels verder, dan biedt Enterprise nog drie opties:

• Bewaartermijn voor documenten. Stel in hoeveel dagen Fax.Plus verzonden en ontvangen faxen bewaart, waarna ze definitief worden verwijderd. Bij een bewaartermijn van 0 dagen worden faxen verwijderd zodra ze zijn verzonden. Verwijdering is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
• Uw eigen archief via de API. Gebruik de Fax.Plus API om faxen te downloaden en op uw eigen servers of in uw eigen private cloud op te slaan. U kunt ook het opslaan van faxen in Fax.Plus uitschakelen, zodat faxen naar uw e-mail gaan en via de API worden opgehaald om elders te archiveren. Gebruikt uw account de HIPAA-modus, bespreek deze opzet dan eerst met het Fax.Plus-team.
• Uw eigen S3-compatibele bucket. Voor teams met een hoog volume kan Fax.Plus elke fax rechtstreeks afleveren in een Amazon S3-compatibele bucket die u zelf beheert. Neem contact op met sales om dit in te stellen.

In het helpcentrum wordt elke on-premises-opslagoptie uitgebreider toegelicht.

Versleuteling en certificeringen

Waar uw faxen ook zijn opgeslagen, ze worden op dezelfde manier beschermd. Faxbestanden in rust zijn versleuteld met 256-bits AES en gegevens tijdens verzending tussen de Fax.Plus-apps, de API en de servers worden beschermd met TLS, inclusief ondersteuning voor TLS 1.3.

Alohi, het bedrijf achter Fax.Plus, beschikt over ISO 27001- en SOC 2 Type 2-certificeringen, afgegeven door EY CertifyPoint. Het complianceprogramma omvat ook HIPAA, PHIPA, GDPR, CCPA en CSA STAR. HIPAA-conform faxen met een ondertekende BAA is beschikbaar bij Enterprise, samen met gegevenslocatie. Zie de compliancepagina van Alohi voor meer informatie en onze gids over HIPAA-vereisten voor faxen als u met patiëntgegevens werkt.

Vragen over gegevenslocatie die u aan elke faxaanbieder kunt stellen

Gebruik deze lijst als u aanbieders vergelijkt:

1. Waar worden faxbestanden standaard opgeslagen, en in welk land?
2. Kunnen we een opslagregio kiezen, en in welk abonnement?
3. Welke exacte locaties zijn beschikbaar?
4. Kunnen back-ups op een andere locatie worden opgeslagen dan live gegevens?
5. Welke gegevens worden buiten de gekozen regio verwerkt of opgeslagen, zoals metagegevens, miniaturen of bestanden tijdens verzending, en hoe lang?
6. Wat gebeurt er met bestaande faxen als we van regio wisselen, en hoe lang duurt de verhuizing?
7. Kunnen we een bewaartermijn instellen of faxen archiveren in onze eigen opslag?
8. Welke onafhankelijke certificeringen gelden voor de datacenters en de aanbieder?