Residenza dei dati dei fax: dove vengono archiviati i tuoi fax e come scegliere

Che cos'è la residenza dei dati?

La residenza dei dati consiste nell'archiviare i dati in una specifica posizione geografica, di solito un paese o una regione scelti. Le organizzazioni scelgono una posizione per rispettare una legge, un contratto o una policy interna che stabilisce dove possono essere conservati determinati documenti.

Due termini correlati ricorrono negli stessi contesti:

• La sovranità dei dati riguarda le regole e il controllo a cui i dati sono soggetti, mentre la residenza riguarda il luogo in cui si trovano. Comprende il luogo di archiviazione dei dati, ma anche chi gestisce il servizio e quali impegni assume nel tuo contratto.
• La localizzazione dei dati è un obbligo di legge di mantenere determinati dati entro i confini di un paese. È la versione più rigida di una regola di residenza.

La residenza è l'aspetto che controlli quando scegli un fornitore e una regione di archiviazione. Stabilire quali regole devi rispettare spetta invece al tuo team legale o di conformità.

Perché la residenza dei dati è importante per il fax

Il fax è ancora il canale con cui circola molta documentazione regolamentata: impegnative e referti di laboratorio in ambito sanitario, contratti e atti giudiziari in ambito legale, richieste di indennizzo nelle assicurazioni, moduli firmati in ambito finanziario e nella pubblica amministrazione. Questi documenti sono spesso soggetti a regole su dove possono essere archiviati.

Per questo i requisiti di residenza dei dati compaiono nei questionari di sicurezza dei fornitori e nelle valutazioni di approvvigionamento. Prima che un team possa spostare il fax nel cloud, di solito qualcuno deve confermare dove verranno archiviati i file dei fax, dove finiscono i backup e che cosa, eventualmente, viene elaborato altrove.

Dove archivia Fax.Plus i dati dei fax?

Per impostazione predefinita, Fax.Plus archivia i file dei fax in due data center svizzeri, uno a Zurigo e uno a Ginevra. Entrambi operano secondo gli standard di sicurezza ISO 27001 e fanno parte della Cloud Security Alliance. La struttura di Zurigo si trova sottoterra, in un ex centro di comando militare. Le informazioni personali sono protette dalla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD).

Con il piano Enterprise, i titolari dell'account e gli amministratori possono scegliere una diversa posizione di archiviazione per l'account. Possono anche scegliere una posizione per i dati attivi e un'altra per i backup. La scelta della regione vale per l'intero account, quindi i fax di tutti i membri del team seguono la stessa regola.

Quali regioni si possono scegliere?

Fax.Plus Enterprise offre più di 40 posizioni di archiviazione:

L'elenco aggiornato è disponibile nelle FAQ sulla residenza dei dati, mentre la pagina Alohi sulla residenza dei dati ne offre una panoramica.

Cosa viene spostato nella regione scelta e cosa no

Archiviati nella regione scelta:

• File dei fax inviati, di tutto il team
• File dei fax ricevuti, di tutto il team
• Backup di tutti i file dei fax, nella regione scelta per i backup

Non spostati nella regione scelta:

• File caricati per l'invio. Vengono convertiti in un formato compatibile con il fax, quindi eliminati automaticamente.
• File dei fax in trasmissione. Copie temporanee utilizzate durante l'invio o la ricezione di un fax, eliminate automaticamente al termine.
• Metadati. Informazioni sui fax e sull'account, come numeri di fax, data e ora, numero di pagine, stato di consegna, nomi dei file, utenti e autorizzazioni.
• Miniature. Le piccole anteprime dei fax vengono memorizzate nella cache per caricarsi rapidamente.

Quindi, se la tua policy richiede che i documenti fax archiviati restino negli Stati Uniti, scegliere una regione statunitense mantiene negli USA i file dei fax inviati e ricevuti, insieme ai relativi backup. Se la policy riguarda anche i metadati o i dati in transito, condividi questo elenco con il team di conformità prima di decidere. Se serve una ripartizione più dettagliata, rivolgiti al team di Fax.Plus prima di firmare.

Mantenere dati attivi e backup in regioni diverse

Fax.Plus consente agli amministratori di impostare due posizioni: una per i dati attivi e una per i backup. È possibile mantenere entrambi nello stesso data center oppure collocare i backup in una seconda posizione. Ad esempio, un team può archiviare i dati attivi in un data center statunitense e i backup in un altro, mantenendo tutto negli Stati Uniti con i backup in una posizione separata.

Come modificare la regione dei dati

Con Enterprise, il titolare dell'account o un amministratore può modificare la regione dall'app web:

1. Vai su Impostazioni, quindi alla scheda Sicurezza.
2. Trova Residenza dei dati e fai clic su Modifica.
3. Scegli la posizione per i dati attivi e la posizione per i backup.
4. Fai clic su Conferma per avviare il trasferimento. Riceverai un'email con i dettagli.

I nuovi fax vengono archiviati nella nuova regione non appena inizia la migrazione. I fax già presenti vengono trasferiti in background: l'operazione richiede da pochi minuti a diversi giorni, a seconda di quanti sono e della loro dimensione. Le funzionalità del piano restano invariate dopo il trasferimento.

Altri modi per controllare dove si trovano i fax

La residenza dei dati riguarda il luogo in cui Fax.Plus archivia i fax. Se le tue regole vanno oltre, Enterprise offre altre tre opzioni:

• Conservazione dei documenti. Imposta per quanti giorni Fax.Plus conserva i fax inviati e ricevuti, trascorsi i quali vengono eliminati definitivamente. Un periodo di conservazione di 0 giorni elimina i fax non appena vengono trasmessi. L'eliminazione è definitiva e non può essere annullata.
• Un archivio proprio tramite API. Usa l'API di Fax.Plus per scaricare i fax e archiviarli sui propri server o su un cloud privato. È possibile anche disattivare l'archiviazione dei fax in Fax.Plus: in tal caso i fax arrivano alla propria email e vengono recuperati tramite API per essere archiviati altrove. Se l'account usa la modalità HIPAA, verifica prima questa configurazione con il team di Fax.Plus.
• Un bucket compatibile con S3 di tua proprietà. Per i team con volumi elevati, Fax.Plus può consegnare ogni fax direttamente in un bucket compatibile con Amazon S3 di tua proprietà. Contatta il reparto vendite per configurarlo.

Il centro assistenza spiega più nel dettaglio ogni opzione di archiviazione on-premise.

Crittografia e certificazioni

Ovunque siano archiviati, i fax sono protetti allo stesso modo. I file dei fax archiviati sono crittografati con AES a 256 bit, mentre i dati in transito tra le app di Fax.Plus, l'API e i server sono protetti con TLS, incluso il supporto per TLS 1.3.

Alohi, l'azienda che sviluppa Fax.Plus, possiede le certificazioni ISO 27001 e SOC 2 Type 2 rilasciate da EY CertifyPoint. Il suo programma di conformità copre anche HIPAA, PHIPA, GDPR, CCPA e CSA STAR. L'invio di fax conforme a HIPAA con BAA firmato è disponibile con Enterprise, insieme alla residenza dei dati. Consulta la pagina sulla conformità di Alohi per i dettagli e la nostra guida ai requisiti HIPAA per i fax se gestisci informazioni sui pazienti.

Domande da porre a qualsiasi fornitore di fax sulla residenza dei dati

Usa questo elenco quando confronti i fornitori:

1. Dove vengono archiviati per impostazione predefinita i file dei fax e in quale paese?
2. È possibile scegliere una regione di archiviazione e con quale piano?
3. Quali sono esattamente le posizioni disponibili?
4. I backup possono essere archiviati in una posizione diversa da quella dei dati attivi?
5. Quali dati vengono elaborati o archiviati al di fuori della regione scelta, come metadati, miniature o file in transito, e per quanto tempo?
6. Cosa succede ai fax esistenti quando cambiamo regione e quanto dura il trasferimento?
7. È possibile impostare un periodo di conservazione o archiviare i fax nel proprio spazio di archiviazione?
8. Quali certificazioni indipendenti coprono i data center e il fornitore?