Fax Veri Yerleşimi: Faxlarınız Nerede Saklanır ve Nasıl Seçim Yaparsınız

Veri yerleşimi nedir?

Veri yerleşimi, verilerin belirli bir coğrafi konumda, genellikle seçilen bir ülkede veya bölgede saklanması anlamına gelir. Kuruluşlar, belirli kayıtların nerede tutulabileceğini belirleyen bir yasaya, sözleşmeye veya iç politikaya uymak için bir konum seçer.

Aynı konuşmalarda iki ilgili terim daha geçer:

• Veri egemenliği, verilerin hangi kuralların ve kimin denetimi altında olduğuyla ilgilidir; yerleşim ise verilerin nerede bulunduğuyla ilgilidir. Verilerin nerede saklandığını kapsar, ancak aynı zamanda hizmeti kimin işlettiğini ve sözleşmenizde neleri taahhüt ettiğini de içerir.
• Veri yerelleştirme, belirli verilerin bir ülkenin sınırları içinde tutulmasını zorunlu kılan yasal bir gerekliliktir. Bir yerleşim kuralının en katı halidir.

Yerleşim, bir sağlayıcı ve bir saklama bölgesi seçerken kontrol ettiğiniz kısımdır. Hangi kurallara uymanız gerektiği ise hukuk veya uyumluluk ekibinizin değerlendireceği bir konudur.

Veri yerleşimi fax için neden önemlidir?

Fax, düzenlemeye tabi pek çok evrakın hâlâ iletildiği yöntemdir: sağlık alanında sevkler ve laboratuvar sonuçları, hukukta sözleşmeler ve mahkeme dosyaları, sigortacılıkta hasar talepleri, finans ve kamuda ise imzalı formlar. Bu belgeler çoğu zaman nerede saklanabilecekleri konusunda kurallara tabidir.

Veri yerleşimi gereksinimlerinin tedarikçi güvenlik anketlerinde ve satın alma incelemelerinde yer almasının nedeni budur. Bir ekibin fax hizmetini cloud'a taşıyabilmesi için genellikle birinin fax dosyalarının nerede saklanacağını, yedeklerin nereye gideceğini ve varsa nelerin başka bir yerde işleneceğini doğrulaması gerekir.

Fax.Plus fax verilerini nerede saklar?

Fax.Plus, fax dosyalarını varsayılan olarak biri Zürih'te, diğeri Cenevre'de bulunan iki İsviçre veri merkezinde saklar. Her ikisi de ISO 27001 güvenlik standartlarına uygun çalışır ve Cloud Security Alliance'ın bir parçasıdır. Zürih tesisi, eski bir askeri komuta merkezinde yer altında bulunmaktadır. Kişisel bilgiler, İsviçre Federal Veri Koruma Yasası (FADP) ile korunmaktadır.

Enterprise planında hesap sahipleri ve yöneticiler, hesap için farklı bir depolama konumu seçebilir. Ayrıca canlı veriler için bir konum, yedekler için başka bir konum belirleyebilirler. Bölge seçimi tüm hesap için geçerlidir; dolayısıyla ekibin her üyesinin faxları aynı kurala tabidir.

Hangi bölgeleri seçebilirsiniz?

Fax.Plus Enterprise, 40'tan fazla depolama konumu sunar:

Güncel liste veri yerleşimi SSS sayfasındadır; Alohi veri yerleşimi sayfası ise genel bir bakış sunar.

Bölgenize neler taşınır, neler taşınmaz

Seçtiğiniz bölgede depolananlar:

• Tüm ekibinizin gönderilen fax dosyaları
• Tüm ekibinizin alınan fax dosyaları
• Yedekler için seçtiğiniz bölgedeki tüm fax dosyalarının yedekleri

Seçtiğiniz bölgeye taşınmayanlar:

• Göndermek için yüklediğiniz dosyalar. Bunlar fax uyumlu bir biçime dönüştürülür, ardından otomatik olarak silinir.
• İletim sırasındaki fax dosyaları. Bir fax gönderilirken veya alınırken kullanılan geçici kopyalardır; sonrasında otomatik olarak silinir.
• Meta veriler. Fax numaraları, zaman damgaları, sayfa sayıları, teslim durumu, dosya adları, kullanıcılar ve izinler gibi faxlarınız ve hesabınızla ilgili bilgiler.
• Küçük resimler. Faxların küçük önizlemeleri, hızlı yüklenmeleri için önbelleğe alınır.

Dolayısıyla politikanız saklanan fax belgelerinin Amerika Birleşik Devletleri'nde kalmasını gerektiriyorsa, bir ABD bölgesi seçmek gönderilen ve alınan fax dosyalarınızı ve bunların yedeklerini ABD'de tutar. Politikanız meta verileri veya iletim halindeki verileri de kapsıyorsa, karar vermeden önce bu listeyi uyumluluk ekibinizle paylaşın. Daha ayrıntılı bir döküm gerekiyorsa, sözleşmeyi imzalamadan önce Fax.Plus ekibine sorun.

Canlı verileri ve yedekleri farklı bölgelerde tutun

Fax.Plus, yöneticilerin iki konum belirlemesine olanak tanır: biri canlı veriler, diğeri yedekler için. İkisini de aynı veri merkezinde tutabilir veya yedekleri ikinci bir konuma yerleştirebilirsiniz. Örneğin bir ekip, canlı verileri bir ABD veri merkezinde, yedekleri ise başka bir ABD veri merkezinde saklayarak her şeyi ABD içinde ve yedekleri ayrı bir konumda tutabilir.

Veri bölgenizi nasıl değiştirirsiniz

Enterprise planında hesap sahibi veya yönetici, bölgeyi web uygulamasından değiştirebilir:

1. Ayarlar'a, ardından Güvenlik sekmesine gidin.
2. Veri Yerleşimi'ni bulun ve Düzenle'ye tıklayın.
3. Canlı veriler için konumu ve yedekler için konumu seçin.
4. Aktarımı başlatmak için Onayla'ya tıklayın. Ayrıntıları içeren bir e-posta alacaksınız.

Yeni faxlar, geçiş başlar başlamaz yeni bölgede depolanır. Hâlihazırda sahip olduğunuz faxlar arka planda taşınır; bu işlem, faxlarınızın sayısına ve boyutuna bağlı olarak birkaç dakikadan birkaç güne kadar sürebilir. Taşıma sonrasında planınızın özellikleri aynı kalır.

Faxlarınızın nerede bulunacağını denetlemenin diğer yolları

Veri yerleşimi, Fax.Plus'ın faxlarınızı nerede depoladığını kapsar. Kurallarınız bundan daha ileri gidiyorsa Enterprise'ta üç seçenek daha vardır:

• Belge saklama. Fax.Plus'ın gönderilen ve alınan faxları kaç gün saklayacağını belirleyin; bu sürenin sonunda faxlar kalıcı olarak silinir. 0 günlük saklama süresi, faxları iletilir iletilmez siler. Silme işlemi kalıcıdır ve geri alınamaz.
• API üzerinden kendi arşiviniz. Faxları indirip kendi sunucularınızda veya özel cloud ortamınızda depolamak için Fax.Plus API'sini kullanın. Faxların Fax.Plus'ta depolanmasını da kapatabilirsiniz; böylece faxlar e-postanıza gider ve başka bir yerde arşivlenmek üzere API aracılığıyla alınır. Hesabınız HIPAA modunu kullanıyorsa bu kurulumu önce Fax.Plus ekibiyle kontrol edin.
• Kendi S3 uyumlu kovanız. Yüksek hacimli ekipler için Fax.Plus, her faxı doğrudan sahibi olduğunuz Amazon S3 uyumlu bir kovaya iletebilir. Kurulum için satış ekibiyle iletişime geçin.

Yardım merkezi, her bir şirket içi depolama seçeneğini daha ayrıntılı olarak açıklar.

Şifreleme ve sertifikalar

Faxlarınız nerede depolanırsa depolansın, aynı şekilde korunur. Bekleyen fax dosyaları 256 bit AES ile şifrelenir; Fax.Plus uygulamaları, API ve sunucular arasında aktarım halindeki veriler ise TLS 1.3 desteği dahil TLS ile korunur.

Fax.Plus'ın arkasındaki şirket olan Alohi, EY CertifyPoint tarafından verilen ISO 27001 ve SOC 2 Type 2 sertifikalarına sahiptir. Uyumluluk programı ayrıca HIPAA, PHIPA, GDPR, CCPA ve CSA STAR'ı kapsar. İmzalı BAA ile HIPAA uyumlu fax gönderimi, veri yerleşimiyle birlikte Enterprise'ta mevcuttur. Ayrıntılar için Alohi uyumluluk sayfasına bakın; hasta bilgilerini işliyorsanız HIPAA fax gereksinimleri kılavuzumuza da göz atın.

Herhangi bir fax sağlayıcısına veri yerleşimi hakkında sorulacak sorular

Sağlayıcıları karşılaştırırken bu listeyi kullanın:

1. Fax dosyaları varsayılan olarak nerede ve hangi ülkede depolanıyor?
2. Bir depolama bölgesi seçebilir miyiz ve bu hangi planda mümkün?
3. Hangi konumlar tam olarak kullanılabilir?
4. Yedekler, canlı verilerden farklı bir konumda depolanabilir mi?
5. Seçilen bölgenin dışında meta veriler, küçük resimler veya aktarım halindeki dosyalar gibi hangi veriler işleniyor ya da depolanıyor ve ne kadar süreyle?
6. Bölgeyi değiştirdiğimizde mevcut faxlara ne olur ve taşıma ne kadar sürer?
7. Bir saklama süresi belirleyebilir veya faxları kendi depolama alanımıza arşivleyebilir miyiz?
8. Veri merkezlerini ve sağlayıcıyı hangi bağımsız sertifikalar kapsıyor?