Residência de dados de fax: onde os seus faxes são armazenados e como escolher

O que é a residência de dados?

Residência de dados significa armazenar dados numa localização geográfica específica, normalmente um país ou uma região à escolha. As organizações escolhem uma localização para cumprir uma lei, um contrato ou uma política interna que define onde determinados registos podem ser mantidos.

Dois termos relacionados surgem nas mesmas conversas:

• Soberania de dados diz respeito a que regras e que controlo se aplicam aos dados, enquanto a residência diz respeito ao local onde estes se encontram. Abrange o local onde os dados são armazenados, mas também quem opera o serviço e aquilo a que se compromete no seu contrato.
• Localização de dados é a exigência legal de manter determinados dados dentro das fronteiras de um país. É a versão mais rigorosa de uma regra de residência.

A residência é a parte que controla quando escolhe um fornecedor e uma região de armazenamento. Saber que regras tem de cumprir é uma questão para a sua equipa jurídica ou de conformidade.

Porque é que a residência de dados é importante para o fax

O fax continua a ser a forma como muita documentação regulamentada circula: encaminhamentos e resultados de análises na saúde, contratos e documentos judiciais na área jurídica, sinistros nos seguros e formulários assinados nas finanças e na administração pública. Estes documentos estão frequentemente sujeitos a regras sobre onde podem ser armazenados.

É por isso que os requisitos de residência de dados surgem nos questionários de segurança de fornecedores e nas avaliações de aprovisionamento. Antes de uma equipa poder migrar o fax para a cloud, alguém tem normalmente de confirmar onde os ficheiros de fax serão armazenados, para onde vão as cópias de segurança e o que, se for o caso, é processado noutro local.

Onde é que Fax.Plus armazena os dados de fax?

Por predefinição, Fax.Plus armazena os ficheiros de fax em dois centros de dados suíços, um em Zurique e outro em Genebra. Ambos funcionam de acordo com as normas de segurança ISO 27001 e fazem parte da Cloud Security Alliance. A instalação de Zurique situa-se no subsolo, num antigo centro de comando militar. As informações pessoais são protegidas pela Lei Federal Suíça sobre a Proteção de Dados (FADP).

No plano Enterprise, os proprietários e administradores da conta podem escolher um local de armazenamento diferente para a conta. Também podem escolher um local para os dados ativos e outro para as cópias de segurança. A escolha da região aplica-se a toda a conta, pelo que os faxes de todos os membros da equipa seguem a mesma regra.

Que regiões pode escolher?

Fax.Plus Enterprise oferece mais de 40 locais de armazenamento:

A lista atual está nas perguntas frequentes sobre residência de dados, e a página de residência de dados de Alohi apresenta uma visão geral.

O que passa para a sua região e o que não passa

Armazenado na região que escolher:

• Ficheiros de faxes enviados, de toda a sua equipa
• Ficheiros de faxes recebidos, de toda a sua equipa
• Cópias de segurança de todos os ficheiros de fax, na região que escolher para as cópias de segurança

Não passa para a região que escolher:

• Ficheiros que carrega para enviar. São convertidos para um formato compatível com fax e, depois, eliminados automaticamente.
• Ficheiros de fax em transmissão. Cópias temporárias utilizadas enquanto um fax está a ser enviado ou recebido, eliminadas automaticamente depois.
• Metadados. Informações sobre os seus faxes e a sua conta, como números de fax, datas e horas, número de páginas, estado de entrega, nomes de ficheiros, utilizadores e permissões.
• Miniaturas. Pequenas pré-visualizações dos faxes são guardadas em cache para carregarem rapidamente.

Assim, se a sua política exigir que os documentos de fax armazenados permaneçam nos Estados Unidos, escolher uma região dos EUA mantém nos EUA os ficheiros de faxes enviados e recebidos, bem como as respetivas cópias de segurança. Se a sua política abranger também os metadados ou os dados em trânsito, partilhe esta lista com a sua equipa de conformidade antes de decidir. Se precisar de uma descrição mais detalhada, fale com a equipa de Fax.Plus antes de assinar.

Mantenha os dados ativos e as cópias de segurança em regiões diferentes

Fax.Plus permite que os administradores definam dois locais: um para os dados ativos e outro para as cópias de segurança. Pode manter ambos no mesmo centro de dados ou colocar as cópias de segurança num segundo local. Por exemplo, uma equipa pode armazenar os dados ativos num centro de dados dos EUA e as cópias de segurança noutro, mantendo tudo nos EUA com as cópias de segurança num local separado.

Como alterar a região dos seus dados

No plano Enterprise, um proprietário ou administrador da conta pode alterar a região na aplicação web:

1. Aceda a Definições e, depois, ao separador Segurança.
2. Encontre Residência de dados e clique em Editar.
3. Escolha o local para os dados ativos e o local para as cópias de segurança.
4. Clique em Confirmar para iniciar a transferência. Receberá um e-mail com os detalhes.

Os novos faxes são armazenados na nova região assim que a migração começa. Os faxes que já tem são transferidos em segundo plano, o que demora entre alguns minutos e vários dias, consoante a quantidade e o tamanho. As funcionalidades do seu plano mantêm-se iguais após a mudança.

Outras formas de controlar onde ficam os seus faxes

A residência de dados abrange o local onde Fax.Plus armazena os seus faxes. Se as suas regras forem mais exigentes, Enterprise tem mais três opções:

• Retenção de documentos. Defina durante quantos dias Fax.Plus guarda os faxes enviados e recebidos; depois disso, são eliminados de forma permanente. Um período de retenção de 0 dias elimina os faxes assim que são transmitidos. A eliminação é permanente e não pode ser anulada.
• O seu próprio arquivo através da API. Utilize a API de Fax.Plus para transferir faxes e guardá-los nos seus próprios servidores ou na sua cloud privada. Também pode desativar o armazenamento de faxes em Fax.Plus, para que os faxes sejam enviados para o seu e-mail e obtidos através da API para arquivo noutro local. Se a sua conta utiliza o modo HIPAA, confirme primeiro esta configuração com a equipa de Fax.Plus.
• O seu próprio bucket compatível com S3. Para equipas com grandes volumes, Fax.Plus pode entregar cada fax diretamente num bucket compatível com Amazon S3 de que seja proprietário. Contacte as vendas para o configurar.

O centro de ajuda explica cada opção de armazenamento local com mais detalhe.

Encriptação e certificações

Onde quer que os seus faxes estejam armazenados, estão protegidos da mesma forma. Os ficheiros de fax em repouso são encriptados com AES de 256 bits e os dados em trânsito entre as aplicações Fax.Plus, a API e os servidores são protegidos com TLS, incluindo suporte para TLS 1.3.

Alohi, a empresa por detrás de Fax.Plus, possui as certificações ISO 27001 e SOC 2 Type 2 emitidas por EY CertifyPoint. O seu programa de conformidade abrange também HIPAA, PHIPA, RGPD, CCPA e CSA STAR. O envio de faxes em conformidade com HIPAA, com um BAA assinado, está disponível em Enterprise, juntamente com a residência de dados. Consulte a página de conformidade de Alohi para mais detalhes e o nosso guia sobre os requisitos de fax da HIPAA se tratar informações de doentes.

Perguntas a colocar a qualquer fornecedor de fax sobre residência de dados

Utilize esta lista quando comparar fornecedores:

1. Onde são armazenados os ficheiros de fax por predefinição e em que país?
2. Podemos escolher uma região de armazenamento e em que plano?
3. Que localizações exatas estão disponíveis?
4. As cópias de segurança podem ser armazenadas num local diferente dos dados ativos?
5. Que dados são processados ou armazenados fora da região escolhida, como metadados, miniaturas ou ficheiros em trânsito, e durante quanto tempo?
6. O que acontece aos faxes existentes quando mudamos de região e quanto tempo demora a transferência?
7. Podemos definir um período de retenção ou arquivar os faxes no nosso próprio armazenamento?
8. Que certificações independentes abrangem os centros de dados e o fornecedor?