Résidence des données de fax : où sont stockés vos fax et comment choisir

Qu'est-ce que la résidence des données ?

La résidence des données consiste à stocker des données dans un lieu géographique précis, généralement un pays ou une région choisis. Les organisations sélectionnent un emplacement pour respecter une loi, un contrat ou une politique interne qui définit où certains documents peuvent être conservés.

Deux notions proches reviennent souvent dans les mêmes discussions :

• La souveraineté des données concerne les règles et le contrôle auxquels les données sont soumises, alors que la résidence concerne leur emplacement. Elle englobe le lieu de stockage, mais aussi l'entité qui exploite le service et les engagements qu'elle prend dans votre contrat.
• La localisation des données est une obligation légale de conserver certaines données à l'intérieur des frontières d'un pays. C'est la version la plus stricte d'une règle de résidence.

La résidence est l'élément que vous maîtrisez lorsque vous choisissez un fournisseur et une région de stockage. Savoir quelles règles vous devez respecter relève de votre service juridique ou de conformité.

Pourquoi la résidence des données compte pour le fax

Le fax reste un canal très utilisé pour les documents réglementés : orientations et résultats d'analyses dans la santé, contrats et actes de procédure dans le juridique, déclarations de sinistre dans l'assurance, formulaires signés dans la finance et l'administration. Ces documents sont souvent soumis à des règles sur leur lieu de stockage.

C'est pourquoi les exigences de résidence des données figurent dans les questionnaires de sécurité des fournisseurs et les évaluations d'achat. Avant qu'une équipe puisse passer le fax dans le cloud, quelqu'un doit généralement confirmer où seront stockés les fichiers de fax, où vont les sauvegardes et ce qui, le cas échéant, est traité ailleurs.

Où Fax.Plus stocke-t-il les données de fax ?

Par défaut, Fax.Plus stocke les fichiers de fax dans deux centres de données suisses, l'un à Zurich et l'autre à Genève. Tous deux respectent les normes de sécurité ISO 27001 et font partie de la Cloud Security Alliance. Le site de Zurich est installé sous terre, dans un ancien centre de commandement militaire. Les informations personnelles sont protégées par la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).

Avec le plan Enterprise, les propriétaires et les administrateurs du compte peuvent choisir un autre emplacement de stockage pour le compte. Ils peuvent aussi définir un emplacement pour les données actives et un autre pour les sauvegardes. Le choix de la région s'applique à l'ensemble du compte : les fax de tous les membres de l'équipe suivent donc la même règle.

Quelles régions pouvez-vous choisir ?

Fax.Plus Enterprise propose plus de 40 emplacements de stockage :

La liste à jour figure dans la FAQ sur la résidence des données, et la page Alohi sur la résidence des données en donne un aperçu.

Ce qui est transféré vers votre région, et ce qui ne l'est pas

Stocké dans la région que vous choisissez :

• Les fichiers de fax envoyés, pour toute votre équipe
• Les fichiers de fax reçus, pour toute votre équipe
• Les sauvegardes de tous les fichiers de fax, dans la région que vous choisissez pour les sauvegardes

Non transféré vers la région que vous choisissez :

• Les fichiers que vous importez pour les envoyer. Ils sont convertis dans un format compatible avec le fax, puis supprimés automatiquement.
• Les fichiers de fax en cours de transmission. Ce sont des copies temporaires utilisées pendant l'envoi ou la réception d'un fax, supprimées automatiquement ensuite.
• Les métadonnées. Ce sont les informations relatives à vos fax et à votre compte, comme les numéros de fax, les horodatages, le nombre de pages, le statut de livraison, les noms de fichiers, les utilisateurs et les autorisations.
• Les miniatures. De petits aperçus des fax sont mis en cache pour se charger rapidement.

Ainsi, si votre politique exige que les documents de fax stockés restent aux États-Unis, le choix d'une région américaine permet de conserver vos fichiers de fax envoyés et reçus, ainsi que leurs sauvegardes, aux États-Unis. Si votre politique couvre aussi les métadonnées ou les données en transit, partagez cette liste avec votre équipe conformité avant de décider. Si vous avez besoin d'un détail plus précis, contactez l'équipe Fax.Plus avant de signer.

Conserver les données actives et les sauvegardes dans des régions différentes

Fax.Plus permet aux administrateurs de définir deux emplacements : un pour les données actives et un pour les sauvegardes. Vous pouvez conserver les deux dans le même centre de données, ou placer les sauvegardes dans un second emplacement. Par exemple, une équipe peut stocker ses données actives dans un centre de données américain et ses sauvegardes dans un autre, ce qui garde l'ensemble des données aux États-Unis, avec des sauvegardes dans un emplacement distinct.

Comment modifier la région de vos données

Avec le plan Enterprise, le propriétaire du compte ou un administrateur peut modifier la région depuis l'application web :

1. Accédez à Paramètres, puis à l'onglet Sécurité.
2. Repérez Data Residency et cliquez sur Edit.
3. Choisissez l'emplacement des données actives et celui des sauvegardes.
4. Cliquez sur Confirmer pour lancer le transfert. Vous recevrez un email avec les détails.

Les nouveaux fax sont stockés dans la nouvelle région dès le début de la migration. Les fax que vous avez déjà sont transférés en arrière-plan, ce qui prend de quelques minutes à plusieurs jours selon leur nombre et leur taille. Les fonctionnalités de votre plan restent les mêmes après le transfert.

Autres façons de contrôler où sont conservés vos fax

La résidence des données concerne l'endroit où Fax.Plus stocke vos fax. Si vos règles sont plus strictes, Enterprise propose trois autres options :

• Conservation des documents. Définissez le nombre de jours pendant lesquels Fax.Plus conserve les fax envoyés et reçus, après quoi ils sont supprimés définitivement. Une durée de conservation de 0 jour supprime les fax dès leur transmission. La suppression est définitive et ne peut pas être annulée.
• Votre propre archive via l'API. Utilisez l'API Fax.Plus pour télécharger vos fax et les stocker sur vos propres serveurs ou votre cloud privé. Vous pouvez aussi désactiver le stockage des fax dans Fax.Plus : les fax sont alors envoyés à votre adresse email et récupérés via l'API pour être archivés ailleurs. Si votre compte utilise le mode HIPAA, vérifiez d'abord cette configuration avec l'équipe Fax.Plus.
• Votre propre bucket compatible S3. Pour les équipes à fort volume, Fax.Plus peut déposer chaque fax directement dans un bucket compatible Amazon S3 dont vous êtes propriétaire. Contactez l'équipe commerciale pour le mettre en place.

Le centre d'aide détaille chaque option de stockage sur site.

Chiffrement et certifications

Quel que soit l'endroit où vos fax sont stockés, ils sont protégés de la même manière. Les fichiers de fax au repos sont chiffrés en AES 256 bits, et les données en transit entre les applications Fax.Plus, l'API et les serveurs sont protégées par TLS, avec prise en charge de TLS 1.3.

Alohi, l'entreprise à l'origine de Fax.Plus, détient les certifications ISO 27001 et SOC 2 Type 2 délivrées par EY CertifyPoint. Son programme de conformité couvre aussi HIPAA, PHIPA, le RGPD, le CCPA et CSA STAR. L'envoi de fax conforme à HIPAA avec un BAA signé est disponible avec Enterprise, en plus de la résidence des données. Consultez la page de conformité d'Alohi pour en savoir plus, ainsi que notre guide sur les exigences HIPAA pour les fax si vous traitez des informations sur des patients.

Questions à poser à tout fournisseur de fax sur la résidence des données

Utilisez cette liste pour comparer les fournisseurs :

1. Où les fichiers de fax sont-ils stockés par défaut, et dans quel pays ?
2. Pouvons-nous choisir une région de stockage, et avec quel plan ?
3. Quels emplacements exacts sont disponibles ?
4. Les sauvegardes peuvent-elles être stockées dans un autre emplacement que les données actives ?
5. Quelles données sont traitées ou stockées en dehors de la région choisie, comme les métadonnées, les miniatures ou les fichiers en transit, et pendant combien de temps ?
6. Qu'advient-il des fax existants lorsque nous changeons de région, et combien de temps dure le transfert ?
7. Pouvons-nous définir une durée de conservation ou archiver les fax sur notre propre stockage ?
8. Quelles certifications indépendantes couvrent les centres de données et le fournisseur ?