Резидентность данных fax: где хранятся ваши fax и как выбрать место хранения

Что такое резидентность данных

Резидентность данных означает хранение данных в определённом географическом месте, как правило в выбранной стране или регионе. Организации выбирают место хранения, чтобы выполнить требования закона, договора или внутренней политики, определяющих, где допускается хранить те или иные записи.

В тех же обсуждениях встречаются два смежных термина:

• Суверенитет данных определяет, чьим правилам и чьему контролю подчиняются данные, тогда как резидентность определяет, где они находятся. Суверенитет охватывает место хранения, а также то, кто эксплуатирует сервис и какие обязательства принимает на себя по договору с вами.
• Локализация данных — это законодательное требование хранить определённые данные в границах страны. Это самая строгая форма требований к резидентности.

Резидентность данных — это то, чем вы управляете, выбирая провайдера и регион хранения. Какие правила нужно соблюдать, определяют юридический отдел или специалисты по соответствию требованиям.

Почему резидентность данных важна для fax

Fax по-прежнему широко используется для передачи документов, на которые распространяются регуляторные требования: направлений и результатов анализов в здравоохранении, договоров и судебных документов в юриспруденции, страховых заявлений, а также подписанных форм в финансовой сфере и госсекторе. К таким документам часто применяются правила о месте их хранения.

Поэтому требования к резидентности данных включают в анкеты по безопасности поставщиков и проверки при закупках. Прежде чем перевести fax в cloud, обычно нужно подтвердить, где будут храниться файлы fax, куда попадают резервные копии и обрабатывается ли что-либо в другом месте.

Где Fax.Plus хранит данные fax

По умолчанию Fax.Plus хранит файлы fax в двух швейцарских центрах обработки данных: в Цюрихе и Женеве. Оба работают в соответствии со стандартом безопасности ISO 27001 и входят в Cloud Security Alliance. Центр в Цюрихе расположен под землёй, в бывшем военном командном пункте. Персональные данные защищены Федеральным законом Швейцарии о защите данных (FADP).

На тарифе Enterprise владельцы аккаунта и администраторы могут выбрать для него другое место хранения данных. Также можно выбрать одно расположение для актуальных данных и другое для резервных копий. Выбор региона действует для всего аккаунта, поэтому fax всех участников команды подчиняются одному и тому же правилу.

Какие регионы можно выбрать

Fax.Plus Enterprise предлагает более 40 мест хранения данных:

Актуальный список приведён в разделе часто задаваемых вопросов о резидентности данных, а общий обзор представлен на странице Alohi о резидентности данных.

Что переносится в выбранный регион, а что нет

Хранится в выбранном регионе:

• файлы отправленных fax всей команды;
• файлы полученных fax всей команды;
• резервные копии всех файлов fax — в регионе, выбранном для резервных копий.

Не переносится в выбранный регион:

• Файлы, которые вы загружаете для отправки. Они преобразуются в формат, совместимый с fax, после чего автоматически удаляются.
• Файлы fax в процессе передачи. Временные копии, которые используются при отправке или получении fax и затем автоматически удаляются.
• Метаданные. Сведения о ваших fax и аккаунте: номера fax, временные метки, количество страниц, статус доставки, имена файлов, пользователи и разрешения.
• Миниатюры. Небольшие превью fax кэшируются для быстрой загрузки.

Например, если по вашей политике хранимые документы fax должны оставаться в США, выбор американского региона сохранит файлы отправленных и полученных fax, а также их резервные копии, на территории США. Если политика также распространяется на метаданные или данные при передаче, перед принятием решения передайте этот список специалистам по соответствию требованиям. Если нужна более подробная детализация, обратитесь в команду Fax.Plus до подписания договора.

Хранение актуальных данных и резервных копий в разных регионах

В Fax.Plus администраторы могут задать два расположения: одно для актуальных данных и одно для резервных копий. Оба можно оставить в одном центре обработки данных или разместить резервные копии в другом месте. Например, команда может хранить актуальные данные в одном американском центре обработки данных, а резервные копии — в другом. Так все данные остаются в США, а резервные копии находятся в отдельном расположении.

Как изменить регион хранения данных

На тарифе Enterprise владелец аккаунта или администратор может изменить регион в веб-приложении:

1. Откройте Настройки, затем вкладку Безопасность.
2. Найдите пункт Резидентность данных и нажмите Изменить.
3. Выберите расположение для актуальных данных и расположение для резервных копий.
4. Нажмите Подтвердить, чтобы начать перенос. Подробности придут вам на электронную почту.

Новые fax сохраняются в новом регионе сразу после начала миграции. Уже имеющиеся fax переносятся в фоновом режиме. Это занимает от нескольких минут до нескольких суток в зависимости от их количества и размера. Возможности вашего тарифа после переноса не меняются.

Другие способы контролировать, где хранятся ваши fax

Резидентность данных определяет, где Fax.Plus хранит ваши fax. Если ваши требования шире, в Enterprise доступны ещё три опции:

• Срок хранения документов. Задайте, сколько дней Fax.Plus хранит отправленные и полученные fax. По истечении этого срока они удаляются безвозвратно. При сроке хранения 0 дней fax удаляются сразу после передачи. Удаление необратимо.
• Собственный архив через API. Используйте API Fax.Plus, чтобы скачивать fax и хранить их на собственных серверах или в частном cloud. Также можно отключить хранение fax в Fax.Plus. Тогда fax поступают на вашу электронную почту и забираются через API для архивации в другом месте. Если в вашем аккаунте включён режим HIPAA, сначала согласуйте такую схему с командой Fax.Plus.
• Собственный S3-совместимый бакет. Для команд с большим объёмом Fax.Plus может доставлять каждый fax прямо в принадлежащий вам бакет, совместимый с Amazon S3. Чтобы настроить эту возможность, свяжитесь с отделом продаж.

Справочный центр подробнее описывает каждый вариант локального хранения.

Шифрование и сертификаты

Независимо от места хранения ваши fax защищены одинаково. Файлы fax в состоянии покоя шифруются по стандарту AES с 256-битным ключом. Данные при передаче между приложениями Fax.Plus, API и серверами защищены протоколом TLS, включая поддержку TLS 1.3.

Alohi, компания-разработчик Fax.Plus, имеет сертификаты ISO 27001 и SOC 2 Type 2, выданные EY CertifyPoint. Программа обеспечения соответствия требованиям также охватывает HIPAA, PHIPA, GDPR, CCPA и CSA STAR. На тарифе Enterprise доступны отправка fax в соответствии с HIPAA с подписанным BAA и выбор региона хранения данных. Подробнее читайте на странице Alohi о соответствии требованиям. Если вы работаете с данными пациентов, изучите также наше руководство по требованиям HIPAA к fax.

Вопросы о резидентности данных, которые стоит задать любому fax-провайдеру

Используйте этот список при сравнении провайдеров:

1. Где по умолчанию хранятся fax-файлы и в какой стране?
2. Можно ли выбрать регион хранения и на каком тарифе?
3. Какие именно места хранения доступны?
4. Можно ли хранить резервные копии отдельно от актуальных данных?
5. Какие данные обрабатываются или хранятся за пределами выбранного региона (например, метаданные, миниатюры или файлы в процессе передачи) и как долго?
6. Что происходит с уже имеющимися fax при смене региона и сколько времени занимает перенос?
7. Можно ли задать срок хранения или архивировать fax в собственное хранилище?
8. Какие независимые сертификаты распространяются на центры обработки данных и на самого провайдера?