Rezydencja danych fax: gdzie przechowywane są wiadomości fax i jak wybrać region

Czym jest rezydencja danych?

Rezydencja danych oznacza przechowywanie danych w określonej lokalizacji geograficznej, zazwyczaj w wybranym kraju lub regionie. Organizacje wybierają lokalizację, aby spełnić wymogi przepisów prawa, umowy lub wewnętrznej polityki określającej, gdzie można przechowywać określone dokumenty.

Dwa pokrewne pojęcia pojawiają się w tych samych rozmowach:

• Suwerenność danych dotyczy tego, czyim zasadom i czyjej kontroli podlegają dane, podczas gdy rezydencja dotyczy tego, gdzie się one znajdują. Obejmuje miejsce przechowywania danych, ale także to, kto obsługuje usługę i do czego zobowiązuje się w Twojej umowie.
• Lokalizacja danych to wymóg prawny, aby określone dane były przechowywane w granicach danego kraju. Jest to najbardziej rygorystyczna wersja reguły rezydencji.

Rezydencja to element, który kontrolujesz, wybierając dostawcę i region przechowywania. To, jakich przepisów musisz przestrzegać, jest pytaniem do działu prawnego lub zespołu ds. zgodności.

Dlaczego rezydencja danych ma znaczenie w przypadku fax

Fax nadal jest sposobem przesyłania wielu regulowanych dokumentów: skierowań i wyników badań w ochronie zdrowia, umów i pism sądowych w branży prawniczej, zgłoszeń szkód w ubezpieczeniach oraz podpisanych formularzy w finansach i administracji. Takie dokumenty często podlegają przepisom określającym, gdzie można je przechowywać.

Dlatego wymogi dotyczące rezydencji danych pojawiają się w kwestionariuszach bezpieczeństwa dostawców i podczas przeglądów zakupowych. Zanim zespół przeniesie usługę fax do cloud, ktoś zwykle musi potwierdzić, gdzie będą przechowywane pliki fax, dokąd trafiają kopie zapasowe i co, jeśli w ogóle, jest przetwarzane w innym miejscu.

Gdzie Fax.Plus przechowuje dane fax?

Domyślnie Fax.Plus przechowuje pliki fax w dwóch szwajcarskich centrach danych: jednym w Zurychu i jednym w Genewie. Oba działają zgodnie ze standardami bezpieczeństwa ISO 27001 i należą do Cloud Security Alliance. Obiekt w Zurychu znajduje się pod ziemią, w dawnym wojskowym centrum dowodzenia. Dane osobowe są chronione przez szwajcarską federalną ustawę o ochronie danych (FADP).

W planie Enterprise właściciele kont i administratorzy mogą wybrać inną lokalizację przechowywania danych dla konta. Mogą też wybrać jedną lokalizację dla danych bieżących, a inną dla kopii zapasowych. Wybór regionu dotyczy całego konta, więc wiadomości fax wszystkich członków zespołu podlegają tej samej zasadzie.

Jakie regiony można wybrać?

Fax.Plus Enterprise oferuje ponad 40 lokalizacji przechowywania danych:

Aktualna lista znajduje się w FAQ dotyczącym rezydencji danych, a przegląd zawiera strona Alohi o rezydencji danych.

Co trafia do wybranego regionu, a co nie

Przechowywane w wybranym regionie:

• Wysłane pliki fax całego zespołu
• Odebrane pliki fax całego zespołu
• Kopie zapasowe wszystkich plików fax, w regionie wybranym dla kopii zapasowych

Nieprzenoszone do wybranego regionu:

• Pliki przesyłane do wysłania. Są konwertowane do formatu zgodnego z usługą fax, a następnie automatycznie usuwane.
• Pliki fax w trakcie transmisji. Tymczasowe kopie używane podczas wysyłania lub odbierania wiadomości fax, automatycznie usuwane po zakończeniu.
• Metadane. Informacje o wiadomościach fax i koncie, takie jak numery fax, znaczniki czasu, liczba stron, status dostarczenia, nazwy plików, użytkownicy i uprawnienia.
• Miniatury. Małe podglądy wiadomości fax są przechowywane w pamięci podręcznej, aby szybko się ładowały.

Jeśli więc polityka wymaga, aby przechowywane dokumenty fax pozostawały w Stanach Zjednoczonych, wybór regionu w USA sprawi, że wysłane i odebrane pliki fax oraz ich kopie zapasowe zostaną w USA. Jeśli polityka obejmuje również metadane lub dane w tranzycie, przed podjęciem decyzji udostępnij tę listę zespołowi ds. zgodności. Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowego zestawienia, skontaktuj się z zespołem Fax.Plus przed podpisaniem umowy.

Dane bieżące i kopie zapasowe w różnych regionach

Fax.Plus umożliwia administratorom ustawienie dwóch lokalizacji: jednej dla danych bieżących i jednej dla kopii zapasowych. Obie można zachować w tym samym centrum danych albo umieścić kopie zapasowe w drugiej lokalizacji. Na przykład zespół może przechowywać dane bieżące w jednym centrum danych w USA, a kopie zapasowe w innym, dzięki czemu wszystko pozostaje w USA, a kopie zapasowe są w osobnej lokalizacji.

Jak zmienić region danych

W planie Enterprise właściciel konta lub administrator może zmienić region w aplikacji internetowej:

1. Przejdź do sekcji Ustawienia, a następnie na kartę Bezpieczeństwo.
2. Znajdź opcję Rezydencja danych i kliknij Edytuj.
3. Wybierz lokalizację dla danych bieżących i lokalizację dla kopii zapasowych.
4. Kliknij Potwierdź, aby rozpocząć transfer. Otrzymasz e-mail ze szczegółami.

Nowe wiadomości fax są zapisywane w nowym regionie od razu po rozpoczęciu migracji. Wiadomości fax, które już masz, są przenoszone w tle, co trwa od kilku minut do kilku dni, zależnie od ich liczby i rozmiaru. Funkcje Twojego planu pozostają takie same po przeniesieniu.

Inne sposoby kontrolowania, gdzie przechowywane są Twoje wiadomości fax

Rezydencja danych dotyczy tego, gdzie Fax.Plus przechowuje Twoje wiadomości fax. Jeśli Twoje zasady idą dalej, Enterprise oferuje trzy dodatkowe opcje:

• Retencja dokumentów. Określ, przez ile dni Fax.Plus przechowuje wysłane i odebrane wiadomości fax, po których zostają trwale usunięte. Okres retencji wynoszący 0 dni oznacza usunięcie wiadomości fax zaraz po ich przesłaniu. Usunięcie jest trwałe i nie można go cofnąć.
• Własne archiwum przez API. Użyj API Fax.Plus, aby pobierać wiadomości fax i przechowywać je na własnych serwerach lub w prywatnym cloud. Możesz też wyłączyć przechowywanie wiadomości fax w Fax.Plus – wtedy wiadomości fax trafiają na Twój adres e-mail i są pobierane przez API w celu archiwizacji gdzie indziej. Jeśli Twoje konto korzysta z trybu HIPAA, najpierw skonsultuj tę konfigurację z zespołem Fax.Plus.
• Własny bucket zgodny z S3. W przypadku zespołów o dużym wolumenie Fax.Plus może dostarczać każdą wiadomość fax bezpośrednio do należącego do Ciebie bucketu zgodnego z Amazon S3. Skontaktuj się z działem sprzedaży, aby go skonfigurować.

Centrum pomocy opisuje każdą z opcji przechowywania lokalnego bardziej szczegółowo.

Szyfrowanie i certyfikaty

Niezależnie od tego, gdzie przechowywane są Twoje wiadomości fax, są chronione w ten sam sposób. Pliki fax w spoczynku są szyfrowane 256-bitowym AES, a dane przesyłane między aplikacjami Fax.Plus, API i serwerami są chronione przez TLS, w tym z obsługą TLS 1.3.

Alohi, firma stojąca za Fax.Plus, posiada certyfikaty ISO 27001 i SOC 2 Type 2 wydane przez EY CertifyPoint. Jej program zgodności obejmuje także HIPAA, PHIPA, RODO, CCPA i CSA STAR. Usługa fax zgodna z HIPAA z podpisanym BAA jest dostępna w Enterprise, razem z rezydencją danych. Szczegóły znajdziesz na stronie zgodności Alohi, a jeśli przetwarzasz dane pacjentów, zobacz nasz przewodnik po wymaganiach HIPAA dotyczących wiadomości fax.

Pytania, które warto zadać każdemu dostawcy usług fax w sprawie rezydencji danych

Skorzystaj z tej listy przy porównywaniu dostawców:

1. Gdzie domyślnie przechowywane są pliki fax i w którym kraju?
2. Czy możemy wybrać region przechowywania i w ramach którego planu?
3. Jakie dokładnie lokalizacje są dostępne?
4. Czy kopie zapasowe mogą być przechowywane w innej lokalizacji niż dane bieżące?
5. Jakie dane są przetwarzane lub przechowywane poza wybranym regionem, np. metadane, miniatury lub pliki w trakcie transmisji, i jak długo?
6. Co dzieje się z istniejącymi wiadomościami fax po zmianie regionu i jak długo trwa przeniesienie?
7. Czy możemy ustawić okres retencji lub archiwizować wiadomości fax we własnej pamięci masowej?
8. Jakie niezależne certyfikaty obejmują centra danych i dostawcę?