fax 데이터 상주: fax가 저장되는 위치와 선택 방법

데이터 상주란 무엇인가요?

데이터 상주란 데이터를 특정 지리적 위치, 대개는 선택한 국가나 리전에 저장하는 것을 의미합니다. 조직은 특정 기록을 어디에 보관할 수 있는지 정한 법률, 계약 또는 내부 정책을 충족하기 위해 위치를 선택합니다.

같은 맥락에서 자주 언급되는 관련 용어가 두 가지 있습니다.

• 데이터 주권은 데이터가 누구의 규칙과 통제를 받는지에 관한 개념이며, 상주는 데이터가 어디에 있는지에 관한 개념입니다. 데이터 주권에는 데이터가 저장되는 위치뿐 아니라 서비스를 누가 운영하는지, 계약에서 어떤 사항을 약속하는지도 포함됩니다.
• 데이터 현지화는 특정 데이터를 한 국가의 국경 안에 보관하도록 요구하는 법적 의무입니다. 상주 규정 중 가장 엄격한 형태입니다.

상주는 공급업체와 저장 리전을 선택할 때 직접 정할 수 있는 부분입니다. 어떤 규정을 따라야 하는지는 법무팀이나 규정 준수팀에서 판단할 사항입니다.

fax에서 데이터 상주가 중요한 이유

fax는 여전히 많은 규제 대상 문서가 오가는 수단입니다. 의료 분야의 진료 의뢰서와 검사 결과, 법률 분야의 계약서와 법원 제출 서류, 보험 분야의 청구서, 금융 및 정부 분야의 서명된 양식 등이 그 예입니다. 이러한 문서는 저장 위치에 관한 규정이 적용되는 경우가 많습니다.

그래서 데이터 상주 요건은 공급업체 보안 설문지와 조달 검토에 등장합니다. 팀이 fax를 cloud로 옮기려면 대개 누군가가 fax 파일이 어디에 저장되는지, 백업은 어디로 가는지, 다른 곳에서 처리되는 것이 있다면 무엇인지 확인해야 합니다.

Fax.Plus는 fax 데이터를 어디에 저장하나요?

기본적으로 Fax.Plus는 fax 파일을 취리히와 제네바에 있는 두 곳의 스위스 데이터 센터에 저장합니다. 두 곳 모두 ISO 27001 보안 표준에 따라 운영되며 Cloud Security Alliance의 일원입니다. 취리히 시설은 과거 군 지휘 센터였던 지하 공간에 있습니다. 개인정보는 스위스 연방 데이터 보호법(FADP)으로 보호됩니다.

Enterprise 요금제에서는 계정 소유자와 관리자가 계정의 저장 위치를 다르게 선택할 수 있습니다. 또한 라이브 데이터와 백업에 각각 다른 위치를 지정할 수도 있습니다. 리전 선택은 계정 전체에 적용되므로 모든 팀원의 fax가 동일한 규칙을 따릅니다.

어떤 리전을 선택할 수 있나요?

Fax.Plus Enterprise는 40곳 이상의 저장 위치를 제공합니다.

최신 목록은 데이터 상주 FAQ에서 확인할 수 있으며, Alohi 데이터 상주 페이지에서 개요를 볼 수 있습니다.

선택한 리전으로 이동하는 데이터와 이동하지 않는 데이터

선택한 리전에 저장되는 항목:

• 팀 전체의 발신 fax 파일
• 팀 전체의 수신 fax 파일
• 백업용으로 선택한 리전에 저장되는 모든 fax 파일의 백업

선택한 리전으로 이동하지 않는 항목:

• 전송하기 위해 업로드한 파일. fax 호환 형식으로 변환된 후 자동으로 삭제됩니다.
• 전송 중인 fax 파일. fax를 보내거나 받는 동안 사용되는 임시 사본이며, 이후 자동으로 삭제됩니다.
• 메타데이터. fax 번호, 타임스탬프, 페이지 수, 전달 상태, 파일 이름, 사용자, 권한 등 fax와 계정에 관한 정보입니다.
• 썸네일. fax의 작은 미리보기가 빠르게 로드되도록 캐시됩니다.

따라서 정책상 저장된 fax 문서를 미국 내에 보관해야 한다면 미국 리전을 선택하여 발신 및 수신 fax 파일과 그 백업을 미국 내에 둘 수 있습니다. 정책이 메타데이터나 전송 중인 데이터까지 포함한다면, 결정하기 전에 이 목록을 규정 준수팀과 공유하세요. 더 자세한 내역이 필요하다면 계약하기 전에 Fax.Plus 팀에 문의하세요.

라이브 데이터와 백업을 서로 다른 리전에 보관하기

Fax.Plus에서는 관리자가 라이브 데이터용과 백업용으로 두 개의 위치를 설정할 수 있습니다. 두 가지를 같은 데이터 센터에 둘 수도 있고, 백업을 다른 위치에 둘 수도 있습니다. 예를 들어 팀은 라이브 데이터를 미국 내 한 데이터 센터에, 백업을 다른 데이터 센터에 저장하여 모든 데이터를 미국 내에 두면서 백업은 별도 위치에 보관할 수 있습니다.

데이터 리전을 변경하는 방법

Enterprise에서는 계정 소유자 또는 관리자가 웹 앱에서 리전을 변경할 수 있습니다.

1. 설정으로 이동한 다음 보안 탭을 선택하세요.
2. 데이터 상주를 찾아 편집을 클릭하세요.
3. 라이브 데이터 위치와 백업 위치를 선택하세요.
4. 확인을 클릭하여 이전을 시작하세요. 자세한 내용이 담긴 이메일을 받게 됩니다.

마이그레이션이 시작되는 즉시 새 fax는 새 리전에 저장됩니다. 이미 보유한 fax는 백그라운드에서 이동하며, fax의 수와 크기에 따라 몇 분에서 며칠까지 걸릴 수 있습니다. 이동 후에도 요금제의 기능은 그대로 유지됩니다.

fax 보관 위치를 제어하는 다른 방법

데이터 상주는 Fax.Plus가 fax를 저장하는 위치를 다룹니다. 규정이 이보다 더 엄격하다면 Enterprise에서 다음 세 가지 옵션을 추가로 사용할 수 있습니다.

• 문서 보존. Fax.Plus가 송수신한 fax를 보관할 기간을 일 단위로 설정하면, 해당 기간이 지난 후 영구적으로 삭제됩니다. 보존 기간을 0일로 설정하면 fax가 전송되는 즉시 삭제됩니다. 삭제는 영구적이며 되돌릴 수 없습니다.
• API를 통한 자체 아카이브. Fax.Plus API를 사용해 fax를 다운로드하고 자체 서버나 프라이빗 cloud에 저장하세요. Fax.Plus에 fax를 저장하는 기능을 끌 수도 있습니다. 이 경우 fax는 이메일로 전달되고 API를 통해 가져와 다른 곳에 아카이브할 수 있습니다. 계정에서 HIPAA 모드를 사용 중이라면, 먼저 Fax.Plus 팀과 이 구성을 확인하세요.
• 자체 S3 호환 버킷. 대량으로 사용하는 팀의 경우, Fax.Plus가 각 fax를 고객이 소유한 Amazon S3 호환 버킷으로 직접 전달할 수 있습니다. 설정하려면 영업팀에 문의하세요.

고객센터에서 각 온프레미스 저장 옵션을 더 자세히 설명합니다.

암호화 및 인증

fax가 어디에 저장되든 동일한 방식으로 보호됩니다. 저장된 fax 파일은 256비트 AES로 암호화되며, Fax.Plus 앱, API, 서버 간에 전송되는 데이터는 TLS 1.3 지원을 포함한 TLS로 보호됩니다.

Fax.Plus를 운영하는 Alohi는 EY CertifyPoint가 발급한 ISO 27001 및 SOC 2 Type 2 인증을 보유하고 있습니다. 규정 준수 프로그램은 HIPAA, PHIPA, GDPR, CCPA, CSA STAR도 포괄합니다. 서명된 BAA를 통한 HIPAA 준수 fax 전송은 데이터 상주와 함께 Enterprise에서 이용할 수 있습니다. 자세한 내용은 Alohi 규정 준수 페이지를 참조하고, 환자 정보를 다루신다면 HIPAA fax 요건 가이드도 확인하세요.

데이터 상주에 관해 fax 제공업체에 물어봐야 할 질문

제공업체를 비교할 때 이 목록을 활용하세요.

1. fax 파일은 기본적으로 어느 국가의 어디에 저장되나요?
2. 저장 리전을 선택할 수 있나요? 가능하다면 어떤 요금제에서 가능한가요?
3. 정확히 어떤 위치를 선택할 수 있나요?
4. 백업을 실시간 데이터와 다른 위치에 저장할 수 있나요?
5. 메타데이터, 썸네일, 전송 중인 파일 등 선택한 리전 밖에서 처리되거나 저장되는 데이터는 무엇이며, 얼마나 오래 보관되나요?
6. 리전을 변경하면 기존 fax는 어떻게 되며, 이동에는 얼마나 걸리나요?
7. 보존 기간을 설정하거나 fax를 자체 스토리지에 아카이브할 수 있나요?
8. 데이터 센터와 제공업체는 어떤 독립 인증을 받았나요?