Sigorta Hasar Dosyası Belgeleri Faks Göndermeye Nasıl Hazırlanır

Bu rehber, kendi hasar dosyası için evrak gönderen veya bir aile üyesine yardım eden kişiler içindir. Sigortacınızın size gönderdiği talepten başlayın: gerekli belgeler ve gönderim yöntemi; poliçeye, hasar türüne ve hasar dosyasının aşamasına göre değişir.

1. Sigortacının sizden ne istediğini belirleyin

Önce yeni bir hasar bildirimi mi yaptığınıza, mevcut bir hasar dosyası için bilgi mi sunduğunuza, bir belgeyi mi düzelttiğinize yoksa bir karara mı itiraz ettiğinize karar verin. Bu işlemler farklı formlar ve gönderim kanalları kullanabilir.

Belge listesi, referans numarası, gönderim yeri ve son tarih için sigortacınızın yazısını, hasar portalını veya güncel formunu kontrol edin. Bir hasar faks numarasının itirazları, tıbbi kayıtları veya tüm sigorta ürünlerini işleyeceği varsayılmamalıdır.

Sigortacınızın kabul ettiği durumlarda faks bir gönderim seçeneğidir. Bazı sigortacılar ayrıca hasara özel bir yükleme bağlantısı da sunar. Örneğin Progressive, hasar bildirildikten sonra fotoğraf, video ve belge paylaşımı için bir bağlantı gönderdiğini açıklıyor. Dosyanız için belirtilen kanalı kullanın.

2. Gerekli belgeleri toplayın

Bu tabloyu düzenleme amaçlı bir kontrol listesi olarak kullanın, ardından sigortacınızın gerçek talebiyle eşleştirin.

Mülk hasarı dosyasında destekleyici kanıtlar arasında bir envanter, onarım tahminleri ve makbuzlar yer alabilir. NAIC'in mülk hasarı rehberi, kayıpların belgelenmesini ve makbuzların saklanmasını önerir.

Kişisel bir tıbbi masraf geri ödeme talebinde planınız bir üye hasar formu, ayrıntılı faturalar ve makbuzlar isteyebilir. Belirli bir örnek olarak Aetna International hasar formu, bu eklerin yanı sıra imzalı bir yetkilendirme ve gönderilen her belgede üye kimliğini ister. Bu örneği evrensel bir kontrol listesi saymak yerine kendi planınızın gereksinimlerini izleyin.

Sigortacınız elinizde olmayan kayıtları isterse tıbbi kayıt talebi kontrol listemiz, bu kayıtları tutan sağlayıcıya yönelik bir talep hazırlamanıza yardımcı olabilir.

3. Dosyanın kolayca yönlendirilmesini sağlayın

Sigortacınız zorunlu bir kapak sayfası sağlıyorsa onu kullanın. Aksi hâlde kısa bir kapak sayfası, hasar ekibine dosyanın içeriğini ve hangi dosyaya ait olduğunu bildirebilir.

Alıcıyı veya departmanı, doğrulanmış faks numarasını, adınızı ve geri arama bilgilerinizi, tarihi, atanmışsa hasar referansını ve kapak sayfası dahil toplam sayfa sayısını ekleyin. Bir başlangıç noktasına ihtiyacınız varsa Fax.Plus kapak sayfası şablonlarını kullanın.

Konuyu kısa tutun; ayrıntılı kişisel veya tıbbi bilgileri kapak sayfasında tekrarlamak yerine istenen formlara yazın. Basit bir eşlik mesajı şöyle olabilir:

Konu: [claim number] numaralı hasar dosyası, istenen destekleyici belgeler
[date] tarihli yazınızda istenen belgeleri gönderiyorum: [document list]. Bu faks, bu kapak sayfası dahil [number] sayfa içermektedir. Lütfen bu belgeleri hasar dosyasına ekleyin. Eksik veya okunamayan bir şey olursa bana [callback number] numarasından ulaşabilirsiniz.

Sigortacının her sayfada bir tanımlayıcı istediği durumlarda, metni, imzaları veya barkodları kapatmadan net bir kenar boşluğuna ekleyin. Kapak sayfası yönlendirmeye yardımcı olur; sigortacının hasar formunun veya gerekli yetkilendirmenin yerini tutmaz.

4. Net ve eksiksiz bir faks kopyası oluşturun

Taranmış kağıt belgeler için

Her belgenin ilgili tüm yüzlerini tarayın. Sayfaları dik tutun, tüm kenarları yakalayın ve küçük yazıları normal görüntüleme boyutunda kontrol edin. Küçük makbuzları, ayrıntılar okunaklı kalsın diye düz, tam boyutlu bir zemine yerleştirin. Asılları saklayın.

Ayrıntılarının korunması gereken orijinal renkli fotoğraflar, videolar veya dosyalar için sigortacının onayladığı yükleme kanalını ya da talep ettiği diğer kanalı kullanın. Sigortacı orijinal dosyayı istediğinde, yerine faksla gönderilen bir görüntü kullanmayın.

Doldurulmuş PDF formları için

Doldurulan alanların ve ek açıklamaların yazdırılabilir sayfaya sabitlendiği, faks göndermek için ayrı bir kopya kaydedin. Uygulanabilir yöntemlerden biri Yazdır → PDF Olarak Kaydet veya Microsoft Print to PDF seçeneğini kullanmak, ardından yeni dosyayı yeniden açıp her yanıtı ve imzayı kontrol etmektir. Fax.Plus PDF hazırlama talimatlarını izleyin.

Orijinal dosyayı da saklayın. Sigortacı doğrulanabilir bir dijital imza veya belirli bir imzalama süreci gerektiriyorsa, faks kopyası oluşturmadan önce bu gereklilikleri yerine getirin; basılı bir imza görüntüsü, orijinal dosyanın dijital doğrulamasını korumaz.

5. Son dosyayı düzenleyin ve kontrol edin

Sigortacının belirttiği bir sıra varsa ona uyun. Aksi hâlde uygulanabilir bir sıralama şöyledir:

1. Kapak sayfası veya eşlik eden not.
2. İstenmişse sigortacının referans sayfası.
3. Doldurulmuş hasar formu veya yanıt.
4. Notunuzda listelenen sırayla destekleyici belgeler.

Hazırladığınız dosyayı bir kez daha gözden geçirin. Referans numaralarını, tarihleri, gerekli imzaları, sayfa yönünü ve toplam sayfa sayısını kontrol edin. Yanlışlıkla eklenen kopyaları ve ilgisiz sayfaları çıkarın; ancak sigortacının istediği her şeyi koruyun.

Dosya bir gönderim sınırını aşıyorsa, hasar ekibine belgelerin nasıl bölünmesini veya gönderilmesini istediğini sorun. Birden fazla gönderime izin veriyorsa hasar referansını ve bölüm numaralandırmasını açık tutun.

6. Fax.Plus ile gönderin ve kaydınızı saklayın

Ara sıra gönderim için abonelik olmadan faks gönderme kılavuzumuz, Free plan hakkını ve ön ödemeli kredi seçeneklerini açıklıyor.

Dosya hazır olduğunda Fax.Plus'ı açın, doğrulanmış alıcı numarasını ülke koduyla birlikte girin ve belgeleri planladığınız sırayla ekleyin. Göndermeden önce hedefi ve ekleri gözden geçirin. Form faksı gönderme rehberimiz gönderim iş akışını kapsar.

Dosyanızın planınıza uygun olduğunu kontrol edin. Free planında, gönderim sınırı talimatlarında açıklandığı gibi birleşik sınır faks başına 30 sayfa ve 30 MB'dir.

Gönderdikten sonra, Gönderilenler bölümündeki onay raporunu gönderdiğiniz dosyanın tam kopyasıyla birlikte kaydedin. Bu, hedef, iletim zamanı ve sonuç açısından işinize yarayacak bir kayıt sağlar. Belgelerin doğru dosyaya eklendiğini kontrol etmek için hasar portalınızı kullanın veya hasar ekibiyle iletişime geçin. Raporun neyi kanıtladığını öğrenmek için faks onay rehberimize bakın.