Как подготовить документы по страховому случаю для отправки по fax

Руководство предназначено для тех, кто отправляет документы по собственному страховому случаю или помогает члену семьи. Начните с запроса, который прислала страховая компания: перечень документов и способ подачи зависят от полиса, типа страхового случая и этапа его рассмотрения.

1. Определите, что запрашивает страховая компания

Сначала определите, что именно вы делаете: сообщаете о новом страховом случае, предоставляете сведения по уже заявленному, исправляете документ или оспариваете решение. Для этих действий могут использоваться разные формы и каналы подачи.

Проверьте письмо страховой компании, портал для работы со страховыми случаями или актуальную форму: там указаны перечень документов, номер обращения, адресат и срок подачи. Не стоит считать, что номер fax отдела урегулирования убытков подходит для апелляций, медицинских документов или любых страховых продуктов.

Fax — один из возможных способов подачи, если страховая компания его принимает. Некоторые страховые компании также предоставляют ссылку для загрузки файлов по конкретному страховому случаю. Например, компания Progressive описывает отправку ссылки для обмена фотографиями, видео и документами после того как клиент сообщил о страховом случае. Используйте тот канал, который указан для вашего случая.

2. Соберите необходимые документы

Используйте эту таблицу как контрольный список для упорядочивания документов, а затем сопоставьте его с фактическим запросом страховой компании.

По страховому случаю, связанному с имуществом, подтверждающие документы могут включать опись имущества, сметы на ремонт и чеки. Рекомендации NAIC по страховым случаям с имуществом советуют документировать ущерб и хранить чеки.

Для заявления о возмещении личных медицинских расходов ваша страховая программа может требовать форму заявления застрахованного, подробные счета и чеки. В качестве конкретного примера: форма заявления Aetna International требует такие приложения, подписанное разрешение и идентификатор застрахованного на каждом отправляемом документе. Следуйте требованиям вашей страховой программы и не воспринимайте этот пример как универсальный контрольный список.

Если страховая компания запрашивает документы, которых у вас нет, контрольный список для запроса медицинских документов поможет подготовить обращение к организации, в которой они хранятся.

3. Упростите маршрутизацию пакета

Если страховая компания предоставила обязательный титульный лист, используйте его. В остальных случаях краткий титульный лист подскажет сотрудникам отдела урегулирования, что содержится в пакете и к какому делу он относится.

Укажите получателя или отдел, проверенный номер fax, своё имя и контактные данные, дату, номер обращения (если он присвоен) и общее количество страниц, включая титульный лист. Если нужен образец, воспользуйтесь шаблонами титульных листов Fax.Plus.

Тему сформулируйте кратко. Подробные личные или медицинские сведения указывайте в запрошенных формах, а не повторяйте на титульном листе. Простое сопроводительное сообщение может выглядеть так:

Тема: обращение [claim number], запрошенные подтверждающие документы
Направляю документы, запрошенные в вашем письме от [date]: [document list]. Этот fax содержит [number] стр., включая титульный лист. Прошу приобщить эти документы к материалам по страховому случаю. Если что-либо отсутствует или не читается, свяжитесь со мной по номеру [callback number].

Если страховая компания требует указывать идентификатор на каждой странице, разместите его на свободном поле так, чтобы он не закрывал текст, подписи и штрихкоды. Титульный лист помогает при маршрутизации, но не заменяет форму заявления страховой компании или обязательное разрешение.

4. Создайте чёткую и полную копию для fax

Для отсканированных бумажных документов

Отсканируйте каждую значимую сторону каждого документа. Располагайте страницы ровно, захватывайте все края и проверяйте мелкий шрифт при обычном размере просмотра. Небольшие чеки кладите на однотонный фон полного размера, чтобы все данные оставались читаемыми. Сохраните оригиналы.

Оригиналы цветных фотографий, видео и других файлов, в которых нужно сохранить все детали, отправляйте через канал, одобренный страховой компанией: ссылку для загрузки или другой указанный способ. Если страховая компания запрашивает исходный файл, не заменяйте его изображением, отправленным по fax.

Для заполненных PDF-форм

Сохраните отдельную копию для отправки по fax: заполненные поля и пометки должны стать частью печатной страницы. Один из удобных способов — использовать Печать → Сохранить как PDF или Microsoft Print to PDF. Затем снова откройте новый файл и проверьте каждый ответ и подпись. Следуйте инструкции Fax.Plus по подготовке PDF.

Сохраните и исходный файл. Если страховая компания требует проверяемую цифровую подпись или определённый порядок подписания, выполните это требование до создания копии для fax. Изображение подписи на распечатке не сохраняет цифровую проверку исходного файла.

5. Расположите документы по порядку и проверьте итоговый пакет

Если страховая компания указала порядок документов, соблюдайте его. В остальных случаях удобна следующая последовательность:

1. Титульный лист или сопроводительная записка.
2. Страница с реквизитами обращения от страховой компании, если она запрошена.
3. Заполненная форма заявления о страховом случае или ответ на запрос.
4. Подтверждающие документы в порядке, указанном в вашей записке.

Ещё раз просмотрите собранный пакет. Проверьте номера, даты, обязательные подписи, ориентацию страниц и общее количество страниц. Удалите случайные дубликаты и посторонние страницы, но сохраните всё, что запросила страховая компания.

Если пакет превышает ограничение на отправку, уточните в отделе урегулирования убытков, как разделить или передать документы. Если отправка в несколько этапов разрешена, чётко указывайте номер обращения и нумерацию частей.

6. Отправьте через Fax.Plus и сохраните подтверждение

Если вы отправляете fax нечасто, в нашем руководстве по отправке fax без подписки описаны лимиты тарифа Free и возможность оплатить отправку заранее пополненным балансом.

Когда пакет готов, откройте Fax.Plus, введите проверенный номер получателя с кодом страны и прикрепите документы в нужном порядке. Перед отправкой проверьте номер получателя и вложения. Процесс отправки описан в нашем руководстве по отправке формы по fax.

Убедитесь, что пакет соответствует ограничениям вашего тарифа. На тарифе Free общий лимит составляет 30 страниц и 30 МБ на один fax, как описано в инструкции по ограничениям отправки.

После отправки сохраните отчёт о подтверждении из раздела Отправленные вместе с точной копией отправленного пакета. Так у вас будет запись о номере получателя, времени отправки и результате. Через портал страховой компании или у сотрудников отдела урегулирования убытков узнайте, добавлены ли документы в нужное дело. Что подтверждает отчёт, описано в нашем руководстве по подтверждению отправки fax.