Jak przygotować dokumenty dotyczące roszczenia ubezpieczeniowego do wysłania przez fax

Ten przewodnik jest przeznaczony dla osób, które wysyłają dokumenty w sprawie własnego roszczenia lub pomagają członkowi rodziny. Zacznij od pisma przesłanego przez ubezpieczyciela: wymagane dokumenty i sposób ich przekazania zależą od polisy, rodzaju roszczenia i etapu jego rozpatrywania.

1. Ustal, o co prosi ubezpieczyciel

Najpierw ustal, czy zgłaszasz nowe roszczenie, przekazujesz informacje do istniejącego roszczenia, poprawiasz dokument, czy odwołujesz się od decyzji. W każdym z tych przypadków mogą obowiązywać inne formularze i kanały przesyłania.

Sprawdź w piśmie ubezpieczyciela, portalu roszczeń lub aktualnym formularzu listę dokumentów, numer referencyjny, miejsce docelowe i termin. Nie należy zakładać, że numer fax do zgłaszania roszczeń obsługuje także odwołania, dokumentację medyczną lub każdy produkt ubezpieczeniowy.

Fax jest jedną z możliwości przesłania dokumentów, o ile ubezpieczyciel go akceptuje. Niektórzy ubezpieczyciele udostępniają również link do przesyłania plików przypisany do konkretnego roszczenia. Na przykład Progressive opisuje wysyłanie linku do udostępniania zdjęć, filmów i dokumentów po zgłoszeniu roszczenia. Skorzystaj z kanału wskazanego w Twojej sprawie.

2. Zbierz wymagane dokumenty

Potraktuj tę tabelę jako listę kontrolną ułatwiającą uporządkowanie dokumentów, a następnie porównaj ją z rzeczywistą prośbą ubezpieczyciela.

W przypadku roszczenia dotyczącego mienia dowody uzupełniające mogą obejmować spis przedmiotów, kosztorysy napraw i paragony. Wskazówki NAIC dotyczące roszczeń majątkowych zalecają dokumentowanie strat i zachowywanie paragonów.

W przypadku osobistego roszczenia o zwrot kosztów leczenia Twój plan może wymagać formularza roszczenia członka planu, szczegółowych rachunków i paragonów. Jako konkretny przykład: formularz roszczenia Aetna International wymaga takich załączników, podpisanego upoważnienia oraz numeru identyfikacyjnego członka na każdym przesyłanym dokumencie. Stosuj się do wymagań własnego planu, a nie traktuj tego przykładu jako uniwersalnej listy kontrolnej.

Jeśli ubezpieczyciel prosi o dokumentację, której nie posiadasz, nasza lista kontrolna wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej pomoże Ci przygotować wniosek do placówki, która ją posiada.

3. Ułatw skierowanie dokumentów do właściwego działu

Jeśli ubezpieczyciel udostępnia wymaganą stronę przewodnią, użyj jej. W przeciwnym razie krótka strona przewodnia może poinformować dział roszczeń, co zawiera komplet dokumentów i do której sprawy należy.

Podaj adresata lub dział, zweryfikowany numer fax, swoje imię i nazwisko oraz dane do kontaktu zwrotnego, datę, numer referencyjny roszczenia (jeśli został nadany) i łączną liczbę stron, wraz ze stroną przewodnią. Jeśli potrzebujesz punktu wyjścia, skorzystaj z szablonów stron przewodnich Fax.Plus.

Temat powinien być krótki, a szczegółowe dane osobowe lub medyczne umieść w wymaganych formularzach, zamiast powtarzać je na stronie przewodniej. Prosta wiadomość towarzysząca może brzmieć tak:

Dotyczy: roszczenie [claim number], wymagane dokumenty uzupełniające
Przesyłam dokumenty wymagane w Państwa piśmie z dnia [date]: [document list]. Ten fax zawiera [number] stron, wraz z tą stroną przewodnią. Proszę o dołączenie tych dokumentów do akt roszczenia. W razie braków lub nieczytelnych stron można się ze mną skontaktować pod numerem [callback number].

Jeśli ubezpieczyciel wymaga umieszczenia identyfikatora na każdej stronie, dodaj go na wyraźnym marginesie, tak aby nie zakrywał tekstu, podpisów ani kodów kreskowych. Strona przewodnia ułatwia skierowanie dokumentów do właściwego działu, ale nie zastępuje formularza roszczenia ani wymaganego upoważnienia ubezpieczyciela.

4. Przygotuj wyraźną i kompletną kopię do wysłania przez fax

W przypadku zeskanowanych dokumentów papierowych

Zeskanuj każdą istotną stronę każdego dokumentu. Zadbaj o to, aby strony były ustawione prosto, aby widoczne były wszystkie krawędzie, a drobny druk sprawdź w normalnym rozmiarze wyświetlania. Małe paragony połóż na jednolitym tle o pełnym rozmiarze strony, aby szczegóły pozostały czytelne. Zachowaj oryginały.

Do przesyłania oryginalnych kolorowych zdjęć, filmów lub plików, w których szczegóły muszą zostać zachowane, użyj zatwierdzonego przez ubezpieczyciela kanału przesyłania lub innego wskazanego kanału. Nie zastępuj ich obrazem wysłanym przez fax, gdy ubezpieczyciel prosi o oryginalny plik.

Dla wypełnionych formularzy PDF

Zapisz osobną kopię do wysłania przez fax, w której wypełnione pola i adnotacje zostaną utrwalone na drukowalnej stronie. Jedną z praktycznych metod jest użycie opcji Drukuj → Zapisz jako PDF lub Microsoft Print to PDF, a następnie ponowne otwarcie nowego pliku i sprawdzenie każdej odpowiedzi oraz podpisu. Postępuj zgodnie z instrukcją przygotowania plików PDF w Fax.Plus.

Zachowaj też oryginalny plik. Jeśli ubezpieczyciel wymaga weryfikowalnego podpisu cyfrowego lub określonego sposobu podpisywania, spełnij ten wymóg przed utworzeniem kopii do wysłania przez fax; wydrukowany obraz podpisu nie zachowuje cyfrowej weryfikacji oryginalnego pliku.

5. Uporządkuj i sprawdź końcowy komplet dokumentów

Zachowaj kolejność wskazaną przez ubezpieczyciela. W przeciwnym razie praktyczna kolejność wygląda następująco:

1. Strona przewodnia lub wiadomość towarzysząca.
2. Strona referencyjna ubezpieczyciela, jeśli jest wymagana.
3. Wypełniony formularz roszczenia lub odpowiedź.
4. Dokumenty uzupełniające w kolejności podanej w Twojej notatce.

Jeszcze raz przejrzyj komplet dokumentów. Sprawdź numery referencyjne, daty, wymagane podpisy, orientację stron i łączną liczbę stron. Usuń przypadkowe duplikaty i niepowiązane strony, zachowując wszystko, o co prosi ubezpieczyciel.

Jeśli komplet dokumentów przekracza limit wysyłki, zapytaj dział roszczeń, jak dokumenty mają zostać podzielone lub przesłane. Jeśli zezwoli on na kilka transmisji, zadbaj o czytelny numer referencyjny roszczenia i numerację części.

6. Wyślij przez Fax.Plus i zachowaj potwierdzenie

Jeśli wysyłasz faksy sporadycznie, nasz przewodnik po wysyłaniu faksu bez subskrypcji wyjaśnia limit w planie Free oraz opcje przedpłaconych środków.

Gdy komplet dokumentów jest gotowy, otwórz Fax.Plus, wpisz zweryfikowany numer odbiorcy wraz z numerem kierunkowym kraju i załącz dokumenty w zamierzonej kolejności. Przed wysłaniem sprawdź numer docelowy i załączniki. Proces wysyłania opisuje nasz przewodnik po wysyłaniu formularza przez fax.

Sprawdź, czy komplet dokumentów mieści się w limitach Twojego planu. W planie Free łączny limit wynosi 30 stron i 30 MB na fax, zgodnie z opisem w instrukcji dotyczącej limitów wysyłki.

Po wysłaniu zapisz raport potwierdzający z sekcji Wysłane razem z dokładnym kompletem dokumentów, który został przesłany. Dzięki temu zachowasz przydatny zapis numeru docelowego, czasu transmisji i jej wyniku. Skorzystaj z portalu dotyczącego roszczeń lub skontaktuj się z działem roszczeń, aby sprawdzić, czy dokumenty zostały dodane do właściwej sprawy. Zobacz nasz przewodnik po potwierdzeniach fax, aby dowiedzieć się, co potwierdza raport.