Cómo preparar los documentos de una reclamación de seguro para enviarlos por fax

Esta guía está dirigida a particulares que envían documentación para su propia reclamación o que ayudan a un familiar. Comience con la solicitud que le envió su aseguradora: los documentos y el método de envío dependen de la póliza, del tipo de reclamación y de la fase en que se encuentre.

1. Identifique lo que solicita la aseguradora

En primer lugar, determine si va a notificar una nueva reclamación, aportar información para una reclamación existente, corregir un documento o recurrir una decisión. Estas gestiones pueden requerir formularios y canales de envío diferentes.

Consulte la carta de su aseguradora, el portal de reclamaciones o el formulario vigente para conocer la lista de documentos, el número de referencia, el destino y el plazo. No dé por hecho que el número de fax de reclamaciones gestiona recursos, historiales médicos o todos los productos de seguro.

El fax es una opción de envío cuando su aseguradora lo acepta. Algunas aseguradoras también ofrecen un enlace de carga específico para cada reclamación. Por ejemplo, Progressive describe el envío de un enlace para compartir fotos, vídeos y documentos una vez notificada una reclamación. Utilice el canal indicado para su caso.

2. Reúna los documentos necesarios

Utilice esta tabla como lista de verificación para organizarse y, después, compárela con la solicitud real de su aseguradora.

En una reclamación por daños materiales, las pruebas justificativas pueden incluir un inventario, presupuestos de reparación y recibos. La guía de la NAIC sobre reclamaciones de bienes recomienda documentar las pérdidas y conservar los recibos.

En una reclamación personal de reembolso de gastos médicos, es posible que su plan solicite un formulario de reclamación del asegurado, facturas detalladas y recibos. Como ejemplo concreto, el formulario de reclamación de Aetna International solicita esos anexos, una autorización firmada y el número de identificación del asegurado en cada documento presentado. Siga los requisitos de su propio plan en lugar de tomar este ejemplo como una lista de verificación universal.

Si su aseguradora solicita registros que usted no tiene, nuestra lista de verificación para solicitar historiales médicos puede ayudarle a preparar una solicitud dirigida al proveedor que los conserva.

3. Facilite el enrutamiento del paquete

Si su aseguradora proporciona una portada obligatoria, utilícela. De lo contrario, una portada breve puede indicar al equipo de reclamaciones qué contiene el paquete y a qué expediente corresponde.

Incluya el destinatario o departamento, el número de fax verificado, su nombre y datos de contacto, la fecha, la referencia de la reclamación si se le ha asignado una, y el número total de páginas, incluida la portada. Si necesita un punto de partida, utilice las plantillas de portada de Fax.Plus.

Mantenga el asunto breve y anote la información personal o médica detallada en los formularios solicitados, en lugar de repetirla en la portada. Un mensaje de acompañamiento sencillo podría ser el siguiente:

Ref.: Reclamación [claim number], documentos justificativos solicitados
Les envío los documentos solicitados en su carta con fecha [date]: [document list]. Este fax contiene [number] páginas, incluida esta portada. Les ruego que añadan estos documentos al expediente de la reclamación. Pueden contactar conmigo en el [callback number] si falta algún documento o si alguno resulta ilegible.

Cuando la aseguradora solicite un identificador en cada página, añádalo en un margen despejado sin tapar texto, firmas ni códigos de barras. Una portada ayuda al enrutamiento, pero no sustituye al formulario de reclamación de la aseguradora ni a la autorización requerida.

4. Cree una copia del fax clara y completa

Para documentos en papel escaneados

Escanee todas las caras relevantes de cada documento. Mantenga las páginas rectas, capture todos los bordes y compruebe la letra pequeña con el tamaño de visualización normal. Coloque los recibos pequeños sobre un fondo liso de tamaño completo para que los detalles sigan siendo legibles. Conserve los originales.

Utilice el canal de carga aprobado por la aseguradora, u otro canal que esta solicite, para las fotografías originales en color, los vídeos o los archivos cuyo detalle deba conservarse. No sustituya el archivo por una imagen enviada por fax cuando la aseguradora solicite el archivo original.

Para formularios PDF completados

Guarde una copia independiente para enviar por fax, con los campos rellenados y las anotaciones fijados en la página imprimible. Un método práctico es usar Imprimir → Guardar como PDF o Microsoft Print to PDF; después, vuelva a abrir el nuevo archivo y compruebe todas las respuestas y firmas. Siga las instrucciones de preparación de PDF de Fax.Plus.

Conserve también el archivo original. Si la aseguradora exige una firma digital verificable o un proceso de firma concreto, cumpla ese requisito antes de crear la copia para fax; una imagen impresa de la firma no conserva la verificación digital del archivo original.

5. Ordene y revise el paquete final

Siga el orden que indique la aseguradora. Si no indica ninguno, una secuencia práctica es:

1. Portada o nota de acompañamiento.
2. Página de referencia de la aseguradora, si la solicitan.
3. Formulario de reclamación completado o respuesta.
4. Documentos justificativos en el orden indicado en su nota.

Revise el paquete ya montado una vez más. Compruebe los números de referencia, las fechas, las firmas obligatorias, la orientación de las páginas y el total de páginas. Elimine los duplicados accidentales y las páginas no relacionadas, pero conserve todo lo que solicite la aseguradora.

Si el paquete supera el límite de envío, pregunte al departamento de reclamaciones cómo desea que se dividan o se presenten los documentos. Mantenga claros la referencia de la reclamación y la numeración de las partes si autoriza varios envíos.

6. Envíe con Fax.Plus y guarde su registro

Para envíos ocasionales, nuestra guía sobre cómo enviar un fax sin suscripción explica el límite del plan Free y las opciones de crédito prepagado.

Cuando el paquete esté listo, abra Fax.Plus, introduzca el número del destinatario verificado con su prefijo de país y adjunte los documentos en el orden previsto. Revise el destino y los archivos adjuntos antes de enviar. Nuestra guía para enviar un formulario por fax explica el proceso de envío.

Compruebe que el paquete se ajusta a su plan. En Free, el límite combinado es de 30 páginas y 30 MB por fax, como se describe en las instrucciones sobre el límite de envío.

Después del envío, guarde el informe de confirmación de Enviados junto con el paquete exacto que envió. Así dispondrá de un registro útil del destino, la hora de transmisión y el resultado. Utilice su portal de reclamaciones o póngase en contacto con el departamento de reclamaciones para comprobar que los documentos se han añadido al expediente correcto. Consulte nuestra guía de confirmación de fax para saber qué acredita el informe.