Come preparare i documenti di un sinistro assicurativo per l'invio via fax

Questa guida è pensata per chi invia documenti relativi al proprio sinistro o aiuta un familiare. Parti dalla richiesta che ti ha inviato la compagnia assicurativa: i documenti e le modalità di invio dipendono dalla polizza, dal tipo di sinistro e dalla fase in cui si trova.

1. Individua cosa richiede la compagnia assicurativa

Per prima cosa, stabilisci se stai denunciando un nuovo sinistro, fornendo informazioni per un sinistro esistente, correggendo un documento o contestando una decisione. Queste attività possono richiedere moduli e canali di invio diversi.

Controlla la lettera della compagnia assicurativa, il portale sinistri o il modulo aggiornato per trovare l'elenco dei documenti, il numero di riferimento, la destinazione e la scadenza. Non dare per scontato che il numero di fax dei sinistri gestisca anche ricorsi, cartelle cliniche o ogni prodotto assicurativo.

Il fax è una delle opzioni di invio, se la tua compagnia assicurativa lo accetta. Alcune compagnie forniscono anche un link di caricamento specifico per il sinistro. Ad esempio, Progressive descrive l'invio di un link per condividere foto, video e documenti dopo la denuncia di un sinistro. Usa il canale indicato per il tuo caso.

2. Raccogli i documenti necessari

Usa questa tabella come lista di controllo per organizzarti, poi confrontala con la richiesta effettiva della tua compagnia assicurativa.

Per un sinistro su una proprietà, le prove a supporto possono includere un inventario, preventivi di riparazione e ricevute. Le indicazioni della NAIC sui sinistri alle proprietà consigliano di documentare le perdite e conservare le ricevute.

Per una richiesta di rimborso di spese mediche personali, il tuo piano può richiedere un modulo di richiesta per l'assicurato, fatture dettagliate e ricevute. Come esempio specifico, il modulo di richiesta di Aetna International richiede questi allegati, un'autorizzazione firmata e l'ID dell'assicurato su ogni documento inviato. Segui i requisiti del tuo piano senza considerare questo esempio come una lista di controllo universale.

Se la tua compagnia assicurativa richiede documenti che non hai, la nostra lista di controllo per la richiesta di cartelle cliniche può aiutarti a preparare una richiesta alla struttura che li detiene.

3. Rendi il fascicolo facile da smistare

Se la tua compagnia assicurativa fornisce un frontespizio obbligatorio, usalo. In caso contrario, un breve frontespizio può indicare all'ufficio sinistri cosa contiene il fascicolo e a quale pratica appartiene.

Includi il destinatario o l'ufficio, il numero di fax verificato, il tuo nome e i recapiti per essere ricontattati, la data, il riferimento del sinistro se assegnato e il numero totale di pagine, frontespizio compreso. Se ti serve un punto di partenza, usa i modelli di frontespizio di Fax.Plus.

Mantieni l'oggetto breve e inserisci le informazioni personali o mediche dettagliate nei moduli richiesti, anziché ripeterle sul frontespizio. Un semplice messaggio di accompagnamento potrebbe essere il seguente:

Oggetto: Sinistro [claim number], documenti di supporto richiesti
Invio i documenti richiesti nella vostra lettera del [date]: [document list]. Questo fax contiene [number] pagine, compreso questo frontespizio. Vi chiedo di aggiungere questi documenti alla pratica del sinistro. Potete contattarmi al numero [callback number] in caso di documenti mancanti o illeggibili.

Se la compagnia assicurativa richiede un identificativo su ogni pagina, aggiungilo in un margine libero senza coprire testo, firme o codici a barre. Il frontespizio facilita lo smistamento, ma non sostituisce il modulo di denuncia della compagnia né l'autorizzazione richiesta.

4. Crea una copia del fax chiara e completa

Per i documenti cartacei scansionati

Scansiona ogni lato rilevante di ciascun documento. Mantieni le pagine dritte, includi tutti i bordi e controlla i caratteri piccoli alla dimensione di visualizzazione normale. Appoggia le ricevute piccole su uno sfondo semplice a pagina intera, in modo che i dettagli restino leggibili. Conserva gli originali.

Per fotografie a colori originali, video o file di cui è necessario conservare ogni dettaglio, utilizza il canale di caricamento approvato dalla compagnia assicurativa o un altro canale richiesto. Non sostituire il file originale con un'immagine inviata via fax quando la compagnia assicurativa richiede il file originale.

Per i moduli PDF compilati

Salva una copia separata per l'invio via fax, con i campi compilati e le annotazioni integrati nella pagina stampabile. Un metodo pratico consiste nell'usare Stampa → Salva come PDF oppure Microsoft Print to PDF, quindi riaprire il nuovo file e controllare ogni risposta e ogni firma. Segui le istruzioni di Fax.Plus per la preparazione dei PDF.

Conserva anche il file originale. Se la compagnia assicurativa richiede una firma digitale verificabile o una particolare procedura di firma, rispetta tale requisito prima di creare la copia per il fax: l'immagine di una firma stampata non conserva la verifica digitale del file originale.

5. Ordina e controlla il fascicolo finale

Segui l'eventuale ordine indicato dalla compagnia assicurativa. In caso contrario, una sequenza pratica è la seguente:

1. Frontespizio o nota di accompagnamento.
2. Pagina di riferimento della compagnia assicurativa, se richiesta.
3. Modulo di denuncia compilato o risposta.
4. Documenti di supporto nell'ordine indicato nella nota.

Rivedi ancora una volta il fascicolo assemblato. Controlla i numeri di riferimento, le date, le firme richieste, l'orientamento delle pagine e il numero totale di pagine. Elimina eventuali duplicati accidentali e pagine non pertinenti, conservando tutto ciò che la compagnia assicurativa richiede.

Se il fascicolo supera un limite di invio, chiedi all'ufficio sinistri come preferisce che i documenti vengano suddivisi o inviati. Se autorizza più trasmissioni, mantieni ben chiari il riferimento della pratica e la numerazione delle parti.

6. Invia con Fax.Plus e conserva la documentazione

Per invii occasionali, la nostra guida su come inviare un fax senza abbonamento spiega la quota inclusa nel piano Free e le opzioni di credito prepagato.

Quando il fascicolo è pronto, apri Fax.Plus, inserisci il numero del destinatario verificato con il prefisso internazionale e allega i documenti nell'ordine previsto. Controlla destinazione e allegati prima dell'invio. La nostra guida all'invio di un modulo via fax descrive la procedura di invio.

Verifica che il fascicolo rientri nei limiti del tuo piano. Con Free, il limite complessivo è di 30 pagine e 30 MB per fax, come descritto nelle istruzioni sui limiti di invio.

Dopo l'invio, salva il rapporto di conferma da Inviati insieme al fascicolo esatto che hai inviato. In questo modo avrai una documentazione utile di destinazione, orario di trasmissione ed esito. Usa il portale sinistri o contatta l'ufficio sinistri per verificare che i documenti siano stati aggiunti alla pratica corretta. Consulta la nostra guida alla conferma del fax per sapere che cosa attesta il rapporto.