Ein Rezept faxen

Kann man ein Rezept per Fax an eine Apotheke senden?

In den Vereinigten Staaten kann Fax ein zulässiger Weg sein, auf dem Verordnende oder deren bevollmächtigte Vertreter bestimmte Rezepte an eine Apotheke senden.

Die Antwort hängt vom Rezept, den geltenden bundes- und einzelstaatlichen Vorschriften und den Anforderungen der empfangenden Apotheke ab. Eine Apotheke kann ein bestimmtes Formular oder eine bestimmte Übertragungsquelle verlangen. Zudem kann eine elektronische Verschreibung vorgeschrieben sein, sofern keine Ausnahme gilt.

Für eine Praxis, die ein zulässiges Rezept versendet, ist der Ablauf praxisnah: Klären Sie, ob Fax zulässig ist, prüfen Sie die Apotheke, bereiten Sie das autorisierte Dokument vor, übertragen Sie es und kontrollieren Sie das Ergebnis.

Wenn Patientinnen oder Patienten eine Kopie eines Rezepts hochladen, ist das eine andere Situation. Der Besitz des Dokuments begründet keine Befugnis, ein Rezept auszustellen oder im Namen der verordnenden Person zu übermitteln.

Prüfen, ob das Rezept per Fax gesendet werden darf

Treffen Sie diese Entscheidung, bevor Sie das Dokument scannen oder hochladen.

Die Bundesvorschriften erlauben es, ein Fax eines unterzeichneten Papierrezepts für kontrollierte Substanzen der Schedule III, IV und V durch die verordnende Person oder deren Vertreter zu übermitteln. Diese bundesweite Erlaubnis hebt strengere Anforderungen nicht auf. 21 CFR § 1306.21.

Bei Schedule II darf ein Papierrezept in der Regel vorab per Fax gesendet werden, doch das original handschriftlich unterzeichnete Rezept muss der Apothekerin oder dem Apotheker vor der Abgabe vorgelegt werden.

Besondere Ausnahmen, bei denen ein Fax als Original gilt, betreffen bestimmte zubereitete Betäubungsmittelinfusionen der Schedule II, Schedule-II-Rezepte für Bewohnerinnen und Bewohner von Langzeitpflegeeinrichtungen sowie qualifizierende Hospizrezepte für Betäubungsmittel der Schedule II. Für jede Ausnahme gelten Bedingungen; das Hospizrezept muss den Hospizstatus der Patientin oder des Patienten ausweisen. 21 CFR § 1306.11.

Das Praxispersonal sollte sich von der verordnenden Person oder der Apotheke bestätigen lassen, welcher Weg gilt, wenn dies unklar ist.

Anforderungen an die elektronische Verschreibung bleiben relevant

CMS verlangt in der Regel, dass qualifizierende Rezepte der Schedule II–V im Rahmen von Medicare Part D und Medicare-Advantage-Arzneimittelplänen elektronisch verordnet werden, mit Ausnahmen und Verzichtserklärungen. Das Programm gilt neben den einzelstaatlichen Vorschriften. CMS-EPCS-Programm.

Einzelne Bundesstaaten können auch für nicht kontrollierte Rezepte eine elektronische Verschreibung vorschreiben. New York schreibt sie beispielsweise sowohl für kontrollierte als auch für nicht kontrollierte Substanzen vor, mit festgelegten Ausnahmen. Verschreibungsvorschriften in New York.

Gehen Sie nicht allein deshalb davon aus, dass Fax möglich ist, weil die Apotheke eine Faxnummer hat.

Online-Fax und elektronische Verschreibung unterliegen unterschiedlichen Anforderungen

Wenn Sie ein gescanntes Rezept über einen Online-Faxdienst senden, wird daraus keine elektronische Verschreibung für kontrollierte Substanzen (Electronic Prescription for Controlled Substances, EPCS).

Die DEA stellt zudem klar, dass eine EPCS-Übertragung zwischen Apotheken zur Erstabgabe elektronisch bleiben muss; sie darf für diese Übertragung nicht in ein Fax umgewandelt werden. DEA-Leitfaden zu EPCS.

Fax.Plus überträgt Dokumente. Es prüft weder die Verschreibungsbefugnis noch ersetzt es eine EPCS-Anwendung.

So senden Sie ein zulässiges Rezept mit Fax.Plus per Fax

Apotheke und deren Anweisungen bestätigen

Prüfen Sie den konkreten Standort oder Versandapothekendienst, das richtige Faxziel und das akzeptierte Verfahren für Rezepte.

Fragen Sie nach, ob die Apotheke ein eigenes Formular verlangt, wer es senden darf und ob ein Online-Faxdienst ihre Anforderungen an die Übertragungsquelle erfüllt. Die HIPAA-Konfiguration einer Praxis begründet für sich genommen keine Annahme durch die Apotheke.

Befolgen Sie die Anweisungen des aktuellen Formulars. Das Fax-Formular für Verordnende von Express Scripts legt beispielsweise eine sichere Faxleitung der verordnenden Person fest, untersagt die Verwendung für Verschreibungen nach Schedule II, lehnt gestempelte Unterschriften ab und weist Absender an, kein Deckblatt zu verwenden. Express Scripts Fax-Formular für Verschreibungen.

Auch das Versandapotheken-Formular von CVS Caremark legt die Übermittlung über die sichere Faxleitung der verordnenden Person fest und ist für nicht kontrollierte Verschreibungen vorgesehen. Die Anweisungen sollten nicht auf jede CVS-Filiale übertragen werden. CVS Caremark Fax-Formular für die Versandapotheke.

Verwenden Sie die aktuellen offiziellen Unterlagen der Apotheke und keine alte gespeicherte Nummer oder allgemeine Vorlage.

Autorisierte Verschreibung vorbereiten

Verwenden Sie das Dokument, das im Verfahren der verordnenden Person ausgefüllt und autorisiert wurde.

Prüfen Sie die Angaben zu Patient und verordnender Person, die erforderliche Unterschrift und das Datum sowie alle apothekenspezifischen Felder. Stellen Sie sicher, dass alle Seiten zur vorgesehenen Person gehören und kein Anhang einer früheren Patientin oder eines früheren Patienten im Dokumentenpaket verblieben ist.

Ändern Sie eine Verordnung nicht eigenmächtig, um eine Unklarheit zu klären. Leiten Sie Korrekturen oder fehlende Angaben an die verordnende Person weiter.

Das Hinzufügen einer allgemeinen PDF-Signatur belegt für sich genommen nicht, dass eine Verschreibung die geltenden Unterschriftsanforderungen erfüllt. Die Bundesvorschriften unterscheiden zwischen handschriftlich unterzeichneten Papierrezepten und elektronischen Verschreibungen, die mit einer konformen Anwendung erstellt und signiert wurden. 21 CFR § 1306.05.

Papierdokument scannen oder vorhandene Datei anhängen

Fax.Plus unterstützt das Anhängen von Dokumenten und das Scannen von Papier über die mobile Anwendung.

Erfassen Sie bei einem Papierrezept das gesamte Dokument und prüfen Sie das Bild. Achten Sie auf kleinen Text, den Unterschriftsbereich, die Seitenränder und die Ausrichtung. Schneiden Sie das Bild bei Bedarf zu oder drehen Sie es, ohne erforderliche Angaben zu entfernen. Dokumentenerfassung mit Fax.Plus.

Verwenden Sie bei einer vorhandenen Datei das autorisierte Dokument, das über das Verfahren der Praxis bereitgestellt wurde. Halten Sie die Verarbeitung innerhalb der zulässigen Systeme der Organisation und führen Sie keinen Zwischenschritt über eine private E-Mail oder eine Foto-Sicherung ein.

Für das sendende Gerät und für Kopien, die außerhalb des Fax-Kontos gespeichert werden, sind jeweils eigene Zugriffs- und Speicherkontrollen erforderlich.

Das für HIPAA konfigurierte Konto verwenden

Für eine Gesundheitseinrichtung, die PHI übermittelt, erfordert der regulierte Faxdienst von Fax.Plus Enterprise, aktivierte Advanced Security Controls und ein unterzeichnetes Business Associate Agreement.

Basic, Premium und Business bieten keine alternative HIPAA-taugliche Lösung. Ein kostenloses Kontingent sollte nicht als Abkürzung für die Übermittlung von Verschreibungen einer Praxis genutzt werden. Fax.Plus-Anforderungen für das Gesundheitswesen.

Mitarbeitende sollten den individuellen Zugang nutzen, der ihnen für ihre Arbeit zugewiesen wurde. Legen Sie fest, wer die Ergebnisse der Übermittlung prüft und Rückfragen der Apotheke bearbeitet.

Empfänger prüfen und senden

Geben Sie die geprüfte Faxnummer der Apotheke ein und hängen Sie das vorbereitete Dokument an.

Vergleichen Sie das Ziel mit den aktuellen Anweisungen der Apotheke. Prüfen Sie das Dokumentenpaket noch einmal auf Patientenidentität, Vollständigkeit und Lesbarkeit und senden Sie es dann über die Web- oder die mobile Anwendung. Anleitung zum Senden mit Fax.Plus.

Fügen Sie Deckblattangaben hinzu, wenn das Verfahren der Apotheke dies zulässt oder verlangt. Befolgen Sie jede Anweisung, bei einem bestimmten Formular auf ein Deckblatt zu verzichten.

Den Empfang bestätigen, bevor Sie davon ausgehen, dass die Verschreibung bearbeitet wird

Prüfen Sie nach dem Senden das Übertragungsergebnis.

Die Bestätigungsberichte von Fax.Plus enthalten Angaben wie Datum, Uhrzeit, Status und Seitenzahl. Bewahren Sie den relevanten Bericht im Rahmen des Verfahrens der Praxis zur Nachverfolgung von Verschreibungen auf. Bestätigungsberichte von Fax.Plus.

Eine erfolgreiche Übertragung bedeutet, dass die Empfangsstelle das Fax bestätigt hat. Sie belegt nicht, dass das Apothekenpersonal die Verordnung angenommen oder geprüft oder das Medikament vorbereitet hat. Übertragungsstatus bei Fax.Plus.

Wenn es auf den Zeitpunkt ankommt, fragen Sie über den von der Apotheke vorgesehenen Kontaktweg nach. Möglicherweise benötigt sie eine Klarstellung, eine andere Übermittlungsmethode oder ein Originaldokument.

Die Übertragungszeit und die Bearbeitungszeit der Apotheke sind voneinander getrennt. Dokumentlänge, Bildqualität und eine ausgelastete Empfangsleitung können die Zustellung beeinflussen; ein abgeschlossenes Fax garantiert keine sofortige Abgabe.

Wenn das Fax fehlschlägt oder bei der falschen Apotheke ankommt

Prüfen Sie bei einer fehlgeschlagenen Übertragung das gemeldete Problem und kontrollieren Sie den Empfänger, bevor Sie erneut senden.

Vermeiden Sie wiederholtes Senden, ohne zu prüfen, ob eine frühere Kopie angekommen ist. Ist das Ergebnis unklar, stimmen Sie sich mit der Apotheke ab und dokumentieren Sie die Nachverfolgung, damit das Personal ein erneutes Senden von einer separaten Verordnung unterscheiden kann.

Wenn die Verschreibung beim falschen Empfänger angekommen ist, informieren Sie die zuständige Datenschutzstelle und stimmen Sie sich mit der verordnenden Person und der Apothekerin bzw. dem Apotheker ab. Behandeln Sie die Offenlegung und den Status der Verschreibung gemeinsam.

Senden Sie dieselbe Verschreibung nicht an mehrere Apotheken, um zu sehen, welche antwortet. Für einen Wechsel des Empfängers oder die Übertragung einer bestehenden Verschreibung ist das entsprechende Verordnungs- und Apothekenverfahren erforderlich.

Wenn Sie selbst Patientin oder Patient sind

Fragen Sie die Apotheke, wie sie die Verschreibung erhalten muss, und lassen Sie die Praxis der verordnenden Person die zulässige Übermittlung veranlassen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Foto oder Scan, den Sie besitzen, als neue Verschreibung akzeptiert wird. Die Apotheke muss die Verordnung möglicherweise direkt bei der verordnenden Person einholen.

Nutzen Sie für ein Folgerezept den Nachbestellprozess der Apotheke. Eine Autorisierungsanfrage und ein autorisiertes Rezept sind unterschiedliche Dokumente.

Wurde das Rezept an eine andere Apotheke gesendet, fragen Sie die Apothekerin oder den Apotheker sowie die verordnende Person, wie Sie vorgehen sollen. Wenn Sie eine eigene Kopie weiterleiten, ist damit nicht belegt, dass eine gültige Übertragung stattgefunden hat.