Een recept faxen

Kunt u een recept naar een apotheek faxen?

In de Verenigde Staten kan een fax een toegestane manier zijn voor een voorschrijver of de gemachtigde vertegenwoordiger van de voorschrijver om bepaalde recepten naar een apotheek te sturen.

Het antwoord hangt af van het recept, de toepasselijke federale en staatsregels en de vereisten van de ontvangende apotheek. Een apotheek kan een bepaald formulier of een bepaalde verzendbron vereisen. Elektronisch voorschrijven kan ook verplicht zijn, tenzij een uitzondering van toepassing is.

Voor een kliniek die een in aanmerking komend recept verstuurt, is de werkwijze praktisch: bevestig dat fax is toegestaan, controleer de apotheek, bereid het geautoriseerde document voor, verzend het en controleer de uitkomst.

Een patiënt die een kopie van een recept uploadt, is een andere situatie. Het bezit van het document geeft geen bevoegdheid om een recept uit te schrijven of namens de voorschrijver te verzenden.

Controleer of het recept per fax mag worden verzonden

Neem deze beslissing voordat u het document scant of uploadt.

Federale regelgeving staat toe dat een fax van een ondertekend papieren recept voor gecontroleerde stoffen uit Schedule III, IV en V door de behandelaar of de vertegenwoordiger van de behandelaar wordt verzonden. Deze federale toestemming heeft geen voorrang op strengere vereisten. 21 CFR § 1306.21.

Voor Schedule II mag een papieren recept doorgaans vooraf worden gefaxt, maar het originele, handmatig ondertekende recept moet vóór de uitgifte aan de apotheker worden voorgelegd.

Specifieke uitzonderingen waarbij de fax als origineel geldt, hebben betrekking op bepaalde samengestelde narcotische infusen uit Schedule II, recepten uit Schedule II voor bewoners van langdurige zorginstellingen en in aanmerking komende hospicerecepten voor narcotica uit Schedule II. Aan elk daarvan zijn voorwaarden verbonden; het hospicerecept moet de hospicestatus van de patiënt vermelden. 21 CFR § 1306.11.

Medewerkers dienen de bevestiging van de voorschrijver of de apotheker te vragen wanneer de toepasselijke route onduidelijk is.

Vereisten voor elektronisch voorschrijven blijven van belang

CMS vereist doorgaans dat in aanmerking komende recepten uit Schedule II–V onder Medicare Part D en Medicare Advantage-geneesmiddelenplannen elektronisch worden voorgeschreven, met uitzonderingen en vrijstellingen. Het programma werkt naast de vereisten van de afzonderlijke staten. CMS EPCS-programma.

Staten kunnen ook elektronisch voorschrijven vereisen voor niet-gecontroleerde middelen. New York schrijft bijvoorbeeld elektronisch voorschrijven voor, zowel voor gecontroleerde als niet-gecontroleerde stoffen, met gespecificeerde uitzonderingen. Voorschrijfvereisten van New York.

Ga er niet zomaar van uit dat fax beschikbaar is omdat de apotheek over een faxnummer beschikt.

Online fax en elektronisch voorschrijven kennen verschillende vereisten

Een gescand recept verzenden via een online faxdienst maakt er geen elektronisch recept voor gecontroleerde stoffen van, oftewel EPCS.

De DEA stelt ook dat een EPCS-overdracht tussen apotheken voor de eerste uitgifte elektronisch moet blijven; deze kan voor die overdracht niet in een fax worden omgezet. DEA-richtlijnen voor EPCS.

Fax.Plus verzendt documenten. Het valideert geen voorschrijfbevoegdheid en vervangt geen EPCS-toepassing.

Een toegestaan recept faxen met Fax.Plus

Bevestig de apotheek en de instructies ervan

Controleer de specifieke vestiging of postorderdienst, de juiste faxbestemming en de geaccepteerde receptprocedure.

Vraag of de apotheek een eigen formulier vereist, wie het mag verzenden en of een online faxdienst voldoet aan de vereisten voor de verzendbron. De HIPAA-configuratie van een kliniek bewijst op zichzelf niet dat de apotheek het recept accepteert.

Volg de instructies van het actuele formulier. Het faxformulier voor voorschrijvers van Express Scripts vermeldt bijvoorbeeld de beveiligde faxlijn van de voorschrijver, verbiedt het gebruik ervan voor Schedule II-recepten, wijst gestempelde handtekeningen af en geeft afzenders de instructie geen voorblad te gebruiken. Faxformulier voor recepten van Express Scripts.

Het postorderformulier van CVS Caremark vermeldt eveneens verzending vanaf de beveiligde faxlijn van de voorschrijver en is bestemd voor niet-gecontroleerde recepten. De instructies ervan mogen niet worden veralgemeend naar elke CVS-winkelvestiging. Postorderfaxformulier van CVS Caremark.

Gebruik de actuele officiële informatie van de apotheek in plaats van een oud opgeslagen nummer of een algemeen sjabloon.

Bereid het geautoriseerde recept voor

Gebruik het document dat via het proces van de voorschrijver is ingevuld en geautoriseerd.

Controleer de gegevens van de patiënt en de voorschrijver, de vereiste handtekening en datum, en eventuele apotheekspecifieke velden. Zorg ervoor dat alle pagina's bij de beoogde patiënt horen en dat er geen bijlage van een eerdere patiënt in het pakket is achtergebleven.

Wijzig een voorschrift niet zelf om een vraag op te lossen. Leg correcties of ontbrekende informatie voor aan de voorschrijver.

Het toevoegen van een algemene pdf-handtekening toont op zichzelf niet aan dat een recept voldoet aan de geldende ondertekeningsvereisten. Federale regels maken onderscheid tussen handmatig ondertekende papieren recepten en elektronische recepten die zijn opgesteld en ondertekend met een conforme toepassing. 21 CFR § 1306.05.

Scan het papieren recept of voeg het bestaande bestand toe

Fax.Plus ondersteunt het toevoegen van documenten en het scannen van papier via de mobiele app.

Leg bij een papieren recept het volledige document vast en controleer de afbeelding. Controleer kleine tekst, het handtekeningvak, de paginaranden en de oriëntatie. Snijd bij of draai waar nodig, zonder vereiste informatie te verwijderen. Documentopname met Fax.Plus.

Gebruik bij een bestaand bestand het geautoriseerde document dat via het proces van de kliniek is aangeleverd. Houd de verwerking binnen de toegestane systemen van de organisatie in plaats van een persoonlijke e-mail of een back-up van foto's in te schakelen.

Het verzendende apparaat en kopieën die buiten het faxaccount zijn opgeslagen, hebben hun eigen toegangs- en opslagcontroles nodig.

Gebruik het voor HIPAA geconfigureerde account

Voor een zorgorganisatie die PHI verzendt, vereist de gereguleerde faxdienst van Fax.Plus Enterprise, ingeschakelde Advanced Security Controls en een ondertekende Business Associate Agreement.

Basic, Premium en Business bieden geen alternatieve HIPAA-geschikte regeling. Een gratis tegoed mag niet worden gebruikt als sluiproute voor de receptverzendingen van een kliniek. Fax.Plus-vereisten voor de zorg.

Medewerkers moeten de individuele toegang gebruiken die voor hun werk is toegewezen. Bepaal wie de verzendresultaten controleert en wie verzoeken om verduidelijking van de apotheek afhandelt.

Controleer de bestemming en verzend

Voer het geverifieerde faxnummer van de apotheek in en voeg het voorbereide document toe.

Vergelijk de bestemming met de actuele instructies van de apotheek. Controleer het pakket opnieuw op identiteit van de patiënt, volledigheid en leesbaarheid en verzend het vervolgens via de web- of mobiele app. Verzendinstructies van Fax.Plus.

Voeg voorbladinformatie toe wanneer het proces van de apotheek dit toestaat of vereist. Volg de instructie om bij een bepaald formulier geen voorblad te gebruiken.

Bevestig de ontvangst voordat u ervan uitgaat dat het recept wordt verwerkt

Controleer het verzendresultaat na het verzenden.

Bevestigingsrapporten van Fax.Plus bevatten gegevens zoals datum, tijd, status en aantal pagina's. Bewaar het relevante rapport via het receptvolgproces van de kliniek. Bevestigingsrapporten van Fax.Plus.

Een geslaagde verzending betekent dat het ontvangende eindpunt de fax heeft bevestigd. Het toont niet aan dat apotheekmedewerkers het voorschrift hebben geaccepteerd, gecontroleerd of het geneesmiddel hebben klaargemaakt. Verzendstatus in Fax.Plus.

Als de timing belangrijk is, neem dan contact op met de apotheek via de daarvoor bestemde contactroute. Mogelijk is er verduidelijking, een andere indieningsmethode of een origineel document nodig.

Verzendtijd en verwerkingstijd van de apotheek zijn twee afzonderlijke zaken. De lengte van het document, de beeldkwaliteit en een drukke ontvangende lijn kunnen de aflevering beïnvloeden; een voltooide fax garandeert geen onmiddellijke aflevering van het geneesmiddel.

Als de fax mislukt of bij de verkeerde apotheek terechtkomt

Controleer bij een mislukte verzending het gemelde probleem en verifieer de bestemming voordat u opnieuw verzendt.

Vermijd herhaalde verzendingen zonder te controleren of een eerdere kopie is aangekomen. Stem bij een onzekere uitkomst af met de apotheek en leg de opvolging vast, zodat medewerkers een nieuwe verzending kunnen onderscheiden van een afzonderlijk voorschrift.

Als het recept bij de verkeerde bestemming is terechtgekomen, breng dan het aangewezen privacycontactpunt op de hoogte en stem af met de voorschrijver en de apotheker. Pak de openbaarmaking en de status van het recept samen aan.

Verstuur hetzelfde recept niet naar meerdere apotheken om te zien welke reageert. Het wijzigen van bestemmingen of het overdragen van een bestaand recept vereist het passende voorschrijf- en apotheekproces.

Als u de patiënt bent

Vraag de apotheek hoe zij het recept wil ontvangen en laat de praktijk van de voorschrijver de toegestane verzending regelen.

Ga er niet van uit dat een foto of scan die u in bezit hebt, wordt geaccepteerd als nieuw recept. Mogelijk moet de apotheek het voorschrift rechtstreeks bij de voorschrijver opvragen.

Gebruik voor een herhaalrecept het aanvraagproces voor herhaalrecepten van de apotheek. Een verzoek om autorisatie en een geautoriseerd recept zijn verschillende documenten.

Als het recept naar een andere apotheek is gestuurd, vraag dan de apotheker en de voorschrijver hoe u verder moet gaan. Het doorsturen van uw eigen kopie bewijst niet dat er een geldige overdracht heeft plaatsgevonden.